10 errores en el impulso y desarrollo de un proyecto o de acciones formativas eLearning


Fuencisla Gaitero

grupya.blogspost.com

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Muchas organizaciones sean públicas y privadas se han lanzado a la formación a través de los sistemas de aprendizaje online (LMS o “Learning managment systems”) que emplean plataformas con múltiples recursos digitales. Aún existen importantes rechazos y dudas sobre la eficiencia de este tipo de formación sobre todo porque no es fácil su implantación y a veces no se cuenta con las herramientas necesarias para hacer un seguimiento y una buena evaluación de los resultados y beneficios que reporta esta modalidad formativa.

En las organizaciones se está produciendo una importante migración y complementación de la formación de estudiantes, empleados y usuarios  con las estrategias de sistemas eLearning y todo ello dirigido a la búsqueda de una mayor capacitación y desarrollo del consumidor del aprendizaje.

Las plataformas  digitales tienen grandes ventajas porque permiten emplear una pluralidad de recursos formativos, se puede efectuar un seguimiento del grado realización de los cursos automatizado, evaluaciones de lo aprendido en el curso con autocorrección y además sitúan el aprendizaje en el ordenador, tableta o portátil del alumno en cualquier momento y en cualquier lugar.

En el terreno de campo existe una cierta preocupación  y temor a la vista de algunos fracasos de las primeras experiencias de cursos impartidos bajo esta modalidad. Hay que saber cómo gestionar el cambio debido a la gran resistencia por la comodidad que representa seguir haciendo lo conocido y de la manera en la que nos sentimos confiados.

Al abordar este tipo de proyectos no se debe olvidar la importancia que tiene cuidar y planificar las primeras experiencias. El entusiasmo puede resultar contagioso y atraer nuevos proyectos pero también que el fracaso puede generar bloqueos y miedo de volver a experimentar una nueva caída.

De ahí que convenga conocer de antemano las razones y los distintos factores que nos deben guiar para elegir un determinado proyecto de formación eLearning o a elegir un determinado contenido para desarrollar un curso online.

Así que os traigo aquí una relación de los 10 errores más comunes que pueden dar lugar a que un proyecto de estas características fracase.

 1. Falta u objetivo poco claro

Lo podríamos denominar proyecto o curso “sin rumbo, ni dirección”. Es necesario realizar previamente una buena detección de necesidades. El objetivo del proyecto debe estar completamente alineado a las estrategias y objetivos operativos o de negocio. La mayoría de las organizaciones empiezan sus primeras experiencias piloto sin un programa  previo de aprendizaje en esta modalidad.

Los contenidos y alcance iniciales no deben ser excesivamente ambiciosos y complejos porque entonces el fracaso casi está asegurado. A pesar de lo cual, si se comienza sin cumplir este requisito, hay que conseguir levantarse y seguir probando, porque en muchas ocasiones el fracaso puede conducir al éxito.

 2. Responsables del proyecto inadecuados o con insuficiente liderazgo

 Es necesario que dentro de las organizaciones este tipo de proyectos sean impulsados ​​por mandos directivos que visualicen las necesidades específicas del área funcional o de negocio para elegir qué tipo de iniciativas y necesidades formativas pueden cubrirse con esta modalidad formativa.

 Es un condicionante esencial que el impulso y éxito de este tipo de proyectos cuente con el compromiso de todos los que están involucrados en él. Si el proyecto no se vislumbra con la debida importancia desde los niveles directivos posiblemente vaya abocado directamente al fracaso.

3.  Incorrecta elección de la plataforma o LMS.

 Debemos obtener información de otros usuarios de plataformas buscando  una cierta similitud en cuanto a la estructura organizativa de la empresa u organización en la que se va a implantar.

Elegida y adquirida la plataforma online más adecuada a las necesidades organizativas y de producto, es importante además realizar pruebas piloto para conseguir un  acceso y uso óptimo del sistema o plataforma (LMS). Y aún así, puede que en el momento del directo puedan producirse problemas de acceso al sistema o falta de servicio por un bloqueo general. Por eso, las primeras acciones formativas debe parecerse lo más posible a las condiciones, contenidos, recursos formativos y alumnos empleados en la prueba piloto.

 De todos modos, si falla el sistema la primera vez, vuelve a intentarlo y no desperdicies todo el esfuerzo y recursos invertidos. Los primeros pasos siempre son difíciles y a levantarse se aprende cuando nos caemos.

 4.   Falta de un equipo de especialistas adecuado o, en su caso, de un asesoramiento externo inicial

 Cualquier curso de eLearning debe ser diseñado y desarrollado por un equipo de especialistas, en el que no solo puede estar incluido el experto o autor del contenido. En esta modalidad juegan un papel trascendental los aspectos técnicos de programación, diseño gráfico, de tecnología y pedagógico.

Si en tu organización no dispones de un equipo que reúna estas características, contrátalo. En el mercado existen numerosas empresas dedicadas a esto.  No debemos ahorrar, al menos en la primera fase de implantación del proyecto, en la intervención o contratación de expertos. Si el contenido es desarrollado/seleccionado por equipos que carecen de la comprensión real del proceso de aprendizaje, cometeremos un error. Por eso, el equipo de expertos en contenido dedicados a establecer las mejores fuentes de información que se integrarán en los cursos eLearning debe poseer un conocimiento profundo y completo de la tecnología, recursos web y diseño de los temas (flujo de proceso). Esto es para asegurar la calidad de la información y el impacto de tu estrategia.

En el momento en el que sea posible, configura a un equipo de especialistas dentro de tu organización. Debe capacitarse adecuada y suficientemente al equipo de producción de contenidos eLearning porque de lo contrario el proyecto fracasará. Este equipo debe trabajar codo con codo con el autor de los contenidos y con el coordinador del proyecto o del curso. Y esta colaboración debe producirse desde el mismo momento en que se decide cual es el contenido del curso y se empieza a trabajar en él.

Por último, todos los participantes en el proceso deben estar alineados en cuanto al conocimiento del objetivo. Esto permitirá impulsar adecuadamente el objetivo de aprendizaje.

 5.   Fallos de soporte informático y financiero o presupuestario

Este tipo de proyectos conlleva una adecuada elección del diseño y arquitectura del sistema. Es necesario, por tanto, contar con una importante inversión inicial y contar con un equipo de soporte con la suficiente experiencia que permita evitar fallos y caídas del sistema por picos de concurrencia de usuarios y otra serie de problemas derivados de los canales de comunicación. El ahorro de costes, desde luego no se produce inicialmente sino a medio-largo plazo.

Desde luego, la falta de presupuesto o inversión para el diseño, producción y/o capacitación adecuada del equipo de especialistas puede llevar al abandono repentino de este tipo de proyectos.

 6.   Fallos en el sistema de selección de los expertos/profesores y tutores

imagesCASRDO4KNo es fácil pasar de las clases presenciales a la formación online, por ello resulta esencial no sólo elegir adecuadamente los contenidos sino a los autores y profesores que van a participar. Ellos deben asumir que la impartición de este tipo de cursos les van a exigir tareas distintas y  manejo de los entornos digitales. Deben adquirir nuevas competencias y tener un alto grado de compromiso con el proyecto. De lo contrario, el curso/proyecto fracasará.

Aquellas personas poco sensibilizadas y conocedoras del entorno informático y digital tendrán muchas más resistencia a abandonar lo conocido y el medio en el que se sienten seguros –el presencial-.

Hasta cierto punto se pueden construir cursos online que inicialmente repliquen el modelo presencial, videos de las clases impartidas, documentos de texto complementados por foros, etc., pero este tipo de planteamientos sólo pueden  constituir el comienzo y, desde luego, tienen poco que ver con todas las funcionalidades que hoy en día ofrecen las plataformas de formación online, por lo que sería, en cierto modo, un despilfarro de la inversión realizada en la adquisición de las LMS. No lo olvidemos.

 7.   Incorrecta selección de los participantes de los cursos

La mayoría de las organizaciones quieren empezar sus programas de formación elearning sin considerar los antecedentes de aprendizaje de sus destinatarios (experiencia, conocimientos previos, habilidades). Incluso ignoran por completo si son capaces de navegar o utilizar herramientas o programas en los PCs. Por ello, es de gran importancia que los alumnos tengan una serie de conocimientos y que que el grupo sea homogeneo.

coachgarden.wordpress.com

Suele ser necesario en los primeros intentos incluir herramientas como foros y chats. No debemos olvidar que a diferencia de lo que sucede en los cursos presenciales, en la formación online no hay contacto físico y visual entre alumno y profesor. Pero este es uno de los nexos más interesantes y esenciales del aprendizaje. Si falla, el alumno puede sentirse desatendido y abandonado.

No se debe descuidar este aspecto porque puede resultar esencial en aquellos contenidos que habitualmente se impartían en clases presenciales. Si el profesor se resiste, se debe buscar a otro experto en la materia que preste su colaboración en esta tarea. El alumno debe sentirse seguido, cuidado y atendido en todas las dudas que se le planteen sobre la materia impartida.

 8.    Fallos en la elección de los contenidos

Debemos elegir contenidos cuya programación y desarrollo sean  suficientemente flexibles. Con ello nos referimos a cuando el contenido del curso es demasiado rígido, no proporciona una guía a los alumnos para la resolución de problemas o la flexibilidad necesaria para responder a los cambios o actualizaciones que sean precisas.

Es preferible empezar por contenidos poco ambiciosos y de corto alcance. Si son demasiado técnicos o complejos debemos simplificarlos o segmentarlos. Pueden desarrollarse varias partes o sesiones sobre el mismo. También se  puede configurar niveles, como por ejemplo, nivel “básico”, “medio” y “avanzado”.

Una de las características de la formación online, especialmente en empresas y organizaciones es que debe compatibilizarse con el desarrollo del propio trabajo. Y una realidad es que, aunque el proyecto esté impulsado desde la Dirección de la organización, los equipos de trabajo  y los jefes no esten acostumbrados a ello.  Para salvar este hándicap, el nivel de exigencia, la duración del curso y el tiempo para realizarlo deben estar ajustados y medidos lo suficientemente bien como para no generar un rechazo de este tipo de formación.

 9.   Falta de tutorización en las acciones formativas

Los alumnos y estudiantes necesitan de ayuda durante cualquier proceso de aprendizaje. Es algo que no se debe olvidar porque constituye una necesidad que debe estar cubierta para  alcanzar el rendimiento deseado. La falta de apoyo o soporte llevará a los alumnos al abandono del curso o a la obtención de malos resultados. Perderemos a los principales destinatarios del  esfuerzo realizado y a los mejores aliados.

Salvo en aquellos cursos que sean totalmente autoformativos, muchos de los cuales se adquieren fácilmente en el mercado, en el resto debe incluirse una cuidada monitorización y tutorización por parte de profesores y expertos escogidos especialmente para ello.

Muchas veces el error que se comete es pensar que se forma a un grupo masivo de alumnos matriculados en el curso online y que todos ellos van a aprender de una forma autodidacta. Este es un grave error. No tenemos un curso con 300, tenemos 300 cursos de un alumno. A ellos se les debe apoyar y, en su caso, resolver dudas. En el supuesto de que este soporte sea inabordable por el tamaño del grupo o complejidad de la materia, sería mejor que fraccionemos en más grupos.

10.  Falta de integración del proyecto eLearning en los objetivos estratégicos de la organización

Se trata de un objetivo estratégico porque constituye un medio para motivar a los empleados a que se esfuercen por su desarrollo laboral y crecimiento personal. Antes de iniciar cualquier proyecto, éste tiene que ser cuidadosa y delicadamente planificado para mantenerse lejos de cualquier situación de la problemática antes mencionada.

También hay que tener en cuenta que el eLearning es una modalidad de formación que debe apoyar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados de cualquier organización, pero que no reemplaza la comunicación o transferencia de conocimientos y habilidades realizada en modo presencial.

Por último, decir que este tipo de proyectos no sólo son ventajosos para las organizaciones sino que resultan enriquecedores para los distintos agentes y responsables que participan en ellos. Y a todo se llega con el hábito y la costumbre.

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6 pensamientos en “10 errores en el impulso y desarrollo de un proyecto o de acciones formativas eLearning

  1. guillermoyane

    Hola Fuencisla, me ha resultado muy útil tu ultima publicación. Estoy enredado en un proyecto de formación electrónica en el seno de la comunidad de prácticas de la contratación pública y voy a revisar lo que se está haciendo al hilo de la lista de errores que comentas. Espero que alguno de la lista no esté en nuestro proyecto.
    Cómo es un proyecto abierto a debate, lo dejo aquí por si le quieres echar un vistazo o cualquier otro lector de este blog.
    https://docs.google.com/document/d/1479eVO9lvtrGuH8ItckJ-EqKcFE5V51vYw5W7sMIsYk/edit?usp=sharing
    Para mi, personalmente, sería un buen aval contar con una opinión experta, sincera y desinteresada sobre lo que estamos haciendo hacer.
    Un saludo y buena mañana de Lunes.

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    1. Fuencisla Gaitero Autor de la entrada

      Hola Guillermo, me alegra encontrarnos de nuevo por aquí. Espero que te ayude esto que he publicado. De alguna manera aunque no todos los fallos se tienen que dar, muchos se pueden prevenir si se conocen de antemano.

      Pero ánimo porque aunque se den el proyecto se puede implantar finalmente con éxito.

      Un cordial saludo

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