5 reglas para hacer una buena presentación

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Fuencisla Gaitero

 ¿A cuántas  reuniones, cursos o conferencias  has asistido y escuchado una larga letanía a la que se acompaña una monótona presentación de PowerPoint detrás?  ¿Cuántas presentaciones te han dejado sólo ideas superficiales y poco claras sobre el objeto de las mismas?

En el día a día del entorno laboral, las presentaciones son muy habituales en reuniones de equipo, cursos presenciales,  mesas redondas de debate, foros de encuentro y de intercambio de experiencias o en muchos otros espacios sean del ámbito público o privado.

Muy extendidas también en el entorno universitario, no ya sólo por el profesorado sino también entre los alumnos para la presentación de trabajos y proyectos en las titulaciones de grado, doble grado y máster. Las nuevas generaciones del Plan Bolonia deben enfrentarse a la presentación de resultados ante el resto de sus compañeros. Y no digamos en los colegios. En la educación Primaria y Secundaria, hoy en día sí se  trabaja para que los niños y jóvenes adquieran esta habilidad en un futuro.

Sin embargo, para gran parte de las generaciones que estamos ahora en el ámbito laboral estas habilidades no formaron parte de nuestros programas de enseñanza. En muchos sistemas de selección de personal, tampoco se ha evaluado nuestra capacidad de comunicación lo suficiente sino, con carácter general,  los conocimientos puramente teóricos de tipo técnico, jurídico, tecnológico, etc y de experiencia. Se ha descuidado  la enseñanza de las habilidades necesarias para trabajar en equipos de trabajo o trasladar mensajes de una forma efectiva y eficaz.

Algunos errores habituales en el uso de las presentaciones

Si nos enfocamos ahora a la práctica de presentaciones con PowerPoint, podemos afirmar que aunque algunos ponentes dominan la técnica de las presentaciones, otros emplean las diapositivas como si fuese un cuaderno de notas en el que recogen como si de apuntes se tratase los contenidos de su ponencia.

A veces la audiencia se enfrenta a diapositivas llenas de texto y que por su tamaño es imposible leer o a otras que recogen sólo siglas y resultan un jeroglífico. O que incluyen esquemas y flujogramas que al no ser explicados adecuadamente pueden convertirse en una pesadilla.

En ocasiones no está claro lo que nos intentan decir o enseñar, ni tampoco al final somos capaces de priorizar los contenidos más relevantes. En definitiva, se repiten una serie de errores y en resumidas cuentas hay una falta de “foco” en el contenido relevante  porque se desconoce la técnica de las presentaciones eficaces.

Da igual que tengamos una audiencia de 15 ó de 500 personas, pero si vamos a dar una charla, curso o ponencia, debemos conocer las técnicas o reglas básicas para conseguir convertirnos en el máximo centro de atención del espacio-tiempo del que “en teoría” seremos dueños. Está en nuestras manos convertirnos en héroes o en marmotas.

5 reglas para hacer una buena presentación

Aquí os traigo cinco aspectos que, a mi juicio, son claves para tener éxito con una presentación y conseguir un resultado interesante, entretenido, y productivo. Lo que además  debería permitir, dependiendo del contenido más o menos complejo, hacer disfrutar a la audiencia y enganchar su interés, cualquiera que sea la materia que toque tratar.

Primera regla: Dejar claro cuál es el objetivo, el esquema que seguiremos y qué beneficios obtendrán

Para ello, debemos plantear el objetivo en primer lugar. Nadie se engancha si en un curso sobre actualización normativa, por ejemplo, se empieza por contar los artículos y la nueva regulación que contienen y no se explica de antemano que problemas se pretenden corregir.

Seamos precisos y contemos en primer lugar qué laguna normativa se pretende paliar con la correspondiente modificación. No divaguemos, organicemos los mensajes y traslademos las razones por las que deben escuchar y aprender lo que les vamos a enseñar.

Dejemos claro qué beneficios van a obtener con el contenido de la ponencia. Nuestro principal propósito debe dirigirse específicamente a los intereses de los oyentes no a escucharnos a nosotros mismos.

Seamos organizados y mostremos a continuación cómo se va a estructurar la charla. La audiencia debe ser capaz de seguir la lógica de nuestras ideas. Enseñemos el esquema que vamos a seguir.

Ah, y no debemos olvidar, que para conseguir alcanzar su interés debemos conocer la composición de la audiencia, su titulación, sus  perfiles o el cargo que desempeñan, sus áreas de trabajo y toda aquella información que pueda ser útil para mostrar a nuestros oyentes los beneficios que van a conseguir con lo que vamos a contarles a continuación.

Segunda regla: Construir bien la historia

Tiene que haber una razón de peso por la tengamos que hacer una presentación. Lo más probable es que haya que trasladar alguna novedad, enseñar una nueva aplicación o sistema, comunicar medidas o procedimientos que deban ser incorporados en alguna área o simplemente conseguir que los oyentes dirijan sus esfuerzos a impulsar un determinado proyecto.

Para que la historia llegue debemos conectar con la audiencia emocionalmente –lo que es más difícil cuanto más técnica y compleja sea la presentación, pero no imposible- por lo que debemos explicar las razones por las que deben entender el contenido o qué ventajas le va a reportar a la organización o al área operativa en la que se desenvuelve su trabajo.

Debemos ser capaces de construir historias que emocionen, que motiven y provoquen que la audiencia pase a la acción. Empleemos, cuando sea posible, el sentido del humor permitiéndoles que recuerden o empleen esas mismas anécdotas o ejemplos cuando ellos tengan, en su caso, que trasladar los mismos contenidos a sus equipos.

Tercera regla: No ser monótonos sino apasionados

No es necesario ser un buen actor o comediante para hacer una presentación. Pero lo que no debemos nunca es ser monótonos. Utilicemos las inflexiones de la voz y gestionemos adecuadamente los silencios.

Debemos adoptar un lenguaje gestual adecuado y cercano  y  ser capaces de trasladar pasión y energía. La cercanía y sencillez a la hora de plantear el discurso y comunicar a la audiencia no nos hace ser menos expertos o menos técnicos, al contrario.

La técnica de la presentación implica tomarse el tiempo suficiente para crear un guión y memorizarlo, buscando en cada uno de sus puntos el elemento necesario para enganchar a la audiencia. No es necesario aprenderse palabra por palabra, pero sí debemos articular claramente los puntos claves sin apoyarnos constantemente en las notas o en el guión que hemos preparado.

Hagamos ensayos previos. El número de veces y su intensidad va a depender de la experiencia, por lo que si somos primerizos vamos a necesitar más tiempo. Los expertos dicen que se debe emplear, al menos, 4 veces el tiempo que dura la presentación en prepararla; es decir que, si dura 10 minutos, debemos emplear, al menos, 40. Podemos, inclusive, grabarnos y tratar de eliminar  tics para que el día de nuestra presentación  nos sintamos mínimamente cómodos.

Una vez en escena, no debemos olvidarnos de conectar visualmente con la audiencia para poder trasladar emoción y seguridad. Debemos intentar pasear la mirada por todos los presentes, ellos son más importantes que nuestras notas o guión. Se debe exponer alto y claro, no para el cuello de la camisa o la pantalla en donde se proyecta la presentación, no es ella la que tiene que escuchar, sino la audiencia. Es preciso conseguir que al  público le resulte rentable la asistencia y que les haya valido la pena escuchar.

Cuarta regla: Utilizar elementos que mejoren la comunicación y no la interrumpan

Las diapositivas, las imágenes y los videos son herramientas de gran alcance cuando se usan correctamente. Sin embargo se pueden convertir en peligrosas distracciones si no es así. Debemos preguntarnos si es absolutamente  imprescindible añadir una diapositiva o un video. El uso de elementos visuales suele ser recomendable para enganchar la atención del público pero sólo si son relevantes y necesarios.

El proveedor del conocimiento somos nosotros, no las diapositivas. Estas sólo deben recoger las ideas o principales mensajes. No debemos hacer leer a la audiencia una diapositiva llena de texto.

Si hay que entregar algún documento no se debe hacer antes o mientras tiene lugar la exposición. Se debe hacer al final o, inclusive, se puede remitir un resumen con las principales conclusiones por e-mail, colgarlo en la intranet, en una página web, blog, etc. No debemos cometer el error de repartir ese documento antes de contarlo porque lo que sucederá es que comenzaran a leerlo  y dejarán de prestar atención a la exposición.

Quinta regla: Hacer un buen cierre de la presentación y resumir las principales conclusiones.

Acabamos de finalizar una buena presentación. Así que antes de acabar la intervención, intentemos dejar un buen recuerdo de ella.

En primer lugar recordémosles el beneficio que obtendrán ellos y la organización, es decir, cerremos el círculo. Se puede entregar un pequeño recuerdo como alguna frase que les motive a la acción en una diapositiva final, o el material didáctico más desarrollado sobre el que ha versado el curso, o un breve corolario con las principales conclusiones o ideas, o inclusive algún objeto. La audiencia sabrá apreciar el detalle y la consideración que queremos tener hacia ellos.

Y para finalizar quisiera compartir otras herramientas que son una alternativa al uso del Power Point y que cada vez más se emplean en este tipo de foros a los que nos referíamos. Además de las que se mencionan aquí puedo sugerir también una herramienta que permite hacer vídeos animados (go-animate) aunque esta última debe emplearse en entornos más desenfafados o para lanzar algún mensaje clave e intercalado en el resto de la presentación.

¿Crees que hay más claves o elementos que en alguna ocasión han sido importantes para ti y que puedas aportar?

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