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Comunicación informal: Bienvenido a un café abierto (Brown Bag)


Por Antonio Ansón

Lo primero que necesitas saber de una Brown Bag es que se trata de una reunión informal que se desarrolla durante la comida. Se llama así debido a que los participantes llevan su propia comida, mientras que Brown Bag se refiere a la bolsa de papel para la comida y bebida que se consume fuera del establecimiento donde se adquiere. Café Abierto sería ese concepto aplicado al tiempo de desayuno, con la variante de que el organizador ofrecería el café.

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Brown Bag by J. Beall

 

¡Estoy invitado a una Brown Bag!

Cuando acudí mi primera convocatoria Brown Bag cometí el error de no llevar mi propia Brown Bag. Habría servido un tupper, una mochila o una bolsa amarilla o verde. La cuestión era que contuviese comida. Tu comida.

 La idea central de una actividad Brown Bag es usar el espacio del almuerzo para ofrecer una actividad de formación, de difusión o de comunicación en general, en un entorno informal y con un coste mínimo.

La mayor parte de los asistentes estaba comiendo mientras atendía a las explicaciones del orador. Pude observar la actitud de los asistentes. La gente parecía estar viendo el telediario. Digería la información al mismo tiempo que el bocadillo.

En la Brown Bag se difunde información sin apenas coste material y de tiempo. La presentación de una nueva herramienta, la difusión de un proyecto, ofrecer información adicional sobre cualquier asunto de interés son objetivos naturales de este tipo de eventos.

Esperé al turno de preguntas, curioso por si alguno se atrevería a hablar con la boca llena. Pero preguntaron con la naturalidad con que hablas con tu compañero de mesa.

El contenido ha de ser de interés para el destinatario de la Brown Bag. El participante solo estará dispuesto a usar alternativamente este tiempo de descanso si el contenido es valioso.

Total, que solo quedamos sin comer el orador y yo.

¿Por qué en España hablaríamos de Café Abierto?

En España se ajustaría mejor el tiempo del almuerzo en la media mañana que el tiempo para comer. Se puede preparar este tipo de evento informal con el coste de ofrecer café y  bollos a cambio de tiempo. Café abierto, ya que se hace una convocatoria abierta a la participación. También funciona con otros nombres, pero no es un desayuno de trabajo, ni una reunión donde se sirve café. Entonces…

¿Para qué se puede usar un Café Abierto (Brown Bag)?

Se puede resumir en cinco verbos:

Presentar

Presentar y evaluar el impacto de una idea, ver en directo la reacción de tu gente ante la novedad es una oportunidad que no se presenta a menudo. Un acto informal de presentación aporta información valiosa para el desarrollo de un proyecto.

Compartir

Hay conocimiento valioso para tu organización que queda en manos de unos pocos. Los eventos Café Abierto son un instrumento eficaz que ayuda a la política de comunicación interna.

Explorar

Para los participantes en estos actos es una oportunidad de asomarse a aspectos a los que normalmente no tienen acceso por su trabajo. Eso une tu interés en la difusión de la idea, proyecto o actividad, con la curiosidad del participante.

Comunicar

Siempre presente en estos actos, comunicar se convierte en un elemento básico de cada uno de estos eventos. Se escoge cuidadosamente el contenido y se busca el público interesado en recibir el mensaje. Permite explicarse, dar cuenta de una acción y difundir puntos de vista de la dirección.

Difundir

Difundir un mensaje valioso para la organización, permitir que la gente se familiarice con una nueva herramienta, con una unidad nueva, una nueva política de recursos humanos, es impagable y los Cafés Abiertos son tremendamente eficaces para promover el boca a boca.

Límites de un Café Abierto

Su sencillez y falta de formalidad es su mayor virtud. Y hay que ser consciente de que este formato trae algunas limitaciones. No es la herramienta adecuada si estás pensando en:

  • Hacer una presentación formal de una persona o un proyecto
  • Profundizar en una materia de conocimiento generalizado
  • Abordar temas sensibles
  • Abrir una negociación

En conclusión

Ya sabemos que una invitación Café Abierto (Brown Bag) te está ofreciendo un uso alternativo de tu tiempo de almuerzo para participar en algo que podría ser interesante.

Desde el punto de vista de la organización es un evento informal que permite transmitir de manera eficaz contenidos variados.

Para el asistente, es una oportunidad de aprovechar su tiempo para acceder a información o conocimiento que de otra manera sería costoso de obtener (bien por falta de tiempo, bien porque no está disponible).

¡Cuéntanos si estás usando los este tipo de eventos y cómo te ha ido!

@Antonio_Anson

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