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8 aspectos del nuevo trabajo en el sector público y 1 canto a la nomenclatura digital


/// GERARDO BUSTOS ///

En los últimos tiempos el mundo ha cambiado a velocidades vertiginosas y sigue cambiando y va a seguir cambiando en el futuro. Las administraciones públicas tienen que ser reflejo de la sociedad en la que viven y tienen que dar respuesta a la sociedad de acurdo con el momento que estamos viviendo. Son cambios profundos, que se irán consolidando en los próximos años, pero ya empiezan a plasmarse tímidamente en un progresivo cambio de nomenclatura. Todo un síntoma.

Es obvio que el trabajo está en permanente transformación y que va a cambiar mucho más profundamente en el futuro. Una de las mayores incógnitas es saber cómo irá cambiando ese trabajo. Nadie tiene una bola de cristal que permita definirlo exactamente, pero dos aspectos sí pueden aclararse. El primero, que la tecnología va a marcar ese cambio. El segundo, que las administraciones públicas vivirán esa transformación a ritmo más lento que la sociedad.

Cambio de chip

La evidencia más clara de ese proceso de cambio viene representada por las cada vez más abundantes apariciones de una nueva nomenclatura de los puestos de trabajo.  Denominaciones impensables hace una década, empiezan a formar parte de la fauna laboral y estructural del sector público, con términos como innovación o digital. Lento, pero seguro, las relaciones de puestos de trabajo (RPT) y los decretos de estructura se nutren de términos y definiciones que están al cabo de la calle, pero que hasta fechas muy recientes no habían pisado una alfombra administrativa ni por casualidad. Por algo se empieza.

Sin ánimo de agotar un tema hoy poco menos que infinito, vamos a recoger algunos aspectos de ese cambio.

  1. La nueva tecnología digital es tremendamente disruptiva

 Estamos viviendo un cambio enormemente disruptivo; un profundo cambio de paradigma que produce un gran impacto en la sociedad. Nunca en la historia han cambiado tantas cosas a la vez: cambian los mecanismos de comunicación, los mecanismos de creación y difusión del conocimiento, los sistemas de producción y las relaciones humanas.descarga

Sin duda las redes sociales destacan entre las evidencias más representativas del mundo digital, en cuanto a elemento de comunicación permanente, difusión del conocimiento en tiempo real y conexión universal entre los ciudadanos. Probablemente las redes se irán y serán sustituidas por otras formas tecnológicas nuevas; pero lo realmente importante es saber que estos elementos que comentamos de conexión, comunicación y transferencia del conocimiento han venido para quedarse.

  1. Hace años que desaparecen los puestos menos cualificados y aumentan los más preparados.

Mediada la década de los ochenta me sorprendió en el entonces Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo (MOPU) la existencia en mi planta de un puesto de trabajo ligado a unos aseos. Estaban contiguos los aseos  masculinos y los femeninos. A veces, al entrar por la mañana a hacer mis inevitables necesidades, llegaba hasta el aseo masculino un fuerte aroma a café proveniente del sector femenino. Pregunté con la ingenua curiosidad del chico nuevo, hasta lograr aclarar tan sorprendente incógnita. Resulta que la señora de la limpieza de los aseos estaba instalada en el ala femenina del habitáculo, era su “despacho”.  Su trabajo eran los aseos, y allí invitaba a sus amistades y familiares del entorno ministerial.

Hoy ese puesto resulta impensable. Ya desapareció hace mucho tiempo. De hecho, el personal propio de limpieza de los ministerios fue extinguiéndose, por jubilación o por promoción a ordenanzas. Ahora son los ordenanzas quienes están en proceso de extinción. Como han ido desapareciendo los porteros mayores con vivienda en el edificio, junto a variadas e inimaginables singularidades administrativas.

En este mismo proceso ha ido menguando y ampliando su cualificación el colectivo de auxiliares. Junto a la drástica reducción de este colectivo, como puede verse en el gráfico, se ha producido un cambio en su cualificación, alejada ahora del mero automatismo mecanográfico.   Hace treinta años se necesitaban verdaderos ejércitos de auxiliares, que recogían notas al dictado y que mecanografiaban largos informes con sus correspondientes copias, para lo que empleaban 5 papeles de calco. Hoy los funcionarios más jóvenes te pueden preguntar sin inmutarse algo así como “¿eso del papel calco qué es?”.

Hace años que se reducen notablemente los puestos de niveles más bajos de las administraciones públicas: cada vez hacen falta menos ordenanzas que lleven papeles de un despacho a otro, porque el correo electrónico y la transmisión digital hace innecesarias esas labores. También hacen falta cada vez menos auxiliares, porque cada técnico se hace sus escritos directamente en el ordenador y porque las comunicaciones son cada vez más directas. El correo electrónico, el mensaje y la transmisión digital hacen innecesarias muchas de estas viejas tareas.

% Funcionarios AGE por niveles
  % 9-18 % 19-22 % 23-27 % 28-30
1999 73,6 9,1 13 0,9
2016 55,1 17,6 19,2 1,6

En el gráfico podemos encontrar un dato muy elocuente: en 1999 el 73,6 por 100 de los funcionarios de carrera de la Administración General del Estado (AGE) tenía nivel entre 9 y 18. Hoy esa misma franja se ha reducido al 55,1 por 100, mientras que el resto de intervalos han experimentado un incremento porcentual. Esa va a ser una tónica dominante en la evolución de las plantillas públicas, un crecimiento progresivo del porcentaje de puestos más elevados y más cualificados.

  1. Con la automatización desaparecerán también los puestos más preparados

 Esa tendencia va a experimentar un nuevo cambio, porque con la automatización, la robótica y la inteligencia artificial, las plantillas del sector público podrán prescindir también de determinadas bolsas de personal cualificado. Las tareas más burocráticas, la elaboración de informes, las auditorías y controles financieros y contables, los trámites repetitivos y numerosas tareas de este tipo se realizarán total o parcialmente con herramientas inteligentes.

El dato interesante en este caso es saber que ya no hablamos de sustituir a los empleados públicos menos preparados, sino a empleados cualificados cuyo trabajo se ha quedado obsoleto y/o es susceptible de automatización.

  1. Desaparecen unos trabajos y aparecen otros

 La robótica, la automatización y la inteligencia artificial poco a poco irán realizando más tareas. Pero se generan otras tareas nuevas. Aumentan las profesiones relacionadas con las tecnologías de las comunicaciones y con la relación y comunicación al ciudadano.

Antes no se necesitaba personal para mantener y gestionar la web, la sede electrónica y la intranet. Ni nadie que mantuviera las obligaciones de transparencia. O personal habilitado para la realización de copias auténticas. O personal encargado de asistir en el registro a los ciudadanos. Nos saldrían una lista interminable si quisiéramos enumerar estas tareas que o bien han surgido en los últimos tiempos o bien está surgiendo o a punto de aparecer.

Un caso paradigmático y muy ligado a la nueva tecnología y a la nueva normativa es el del archivero, por ejemplo. Es un profesional que sale de los sótanos de custodia del archivo en papel y aparece como asesor y copartícipe en todo el proceso de gestión documental, desde el registro electrónico hasta el archivo electrónico. El mismo registro cambia un personal meramente compulsador, por un personal que asiste al ciudadano, le ayuda tecnológicamente, califica su documentación, pone metadatos y realiza copias auténticas.

A00607-00607 gaceta 12 2 1900

Antes mencionaba la máquina de escribir. Fue revolucionario en su día, hasta el extremo de que el 12 de febrero de 1900 Francisco Silvela, a la sazón presidente del Gobierno, tuvo que firmar un decreto disponiendo “que en todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano”.

Ahí arrancó una importante transformación laboral. Con la máquina de escribir desaparecieron los amanuenses, pero florecieron como setas los mecanógrafos. Hasta hace dos días, como quien dice.

  1. Trabajos centrados en la relación con el ciudadano

Si los trabajos meramente burocráticos tienden a reducirse o desaparecer, los trabajos relacionados con la transparencia, comunicación, información, acceso a la información, asistencia y relación con el ciudadano tienden a aumentar considerablemente.

Uno de los rasgos principales de nuestro momento es el desarrollo total de la sociedad de la información, donde las administraciones públicas ponen al ciudadano en el centro de sus actuaciones, y esas actuaciones, por lo demás, se desarrollan de cara al ciudadano. Por un lado avanzamos en la administración sin papeles, que ahorra cada vez más la presencia física del ciudadano en sus relaciones con las administraciones públicas. Pero, por otra parte, al mismo tiempo crecen los factores de encuentro, relación e información de esos mismos ciudadanos con las administraciones públicas.

Se trata de unas vías y unas necesidades de información permanente, susceptibles de desarrollarse desde cualquier lugar y a cualquier hora. Un fenómeno que aún no está suficientemente valorado y dimensionado, pero que empieza a generar flujos cada vez más significativos desde las tareas meramente burocráticas hacia las relacionadas con la información y atención virtual al ciudadano.

  1. Administraciones públicas proactivas

Si en algún momento alguien pensó que la administración sin papeles reduce la necesidad de prestar atención directa al ciudadano, se equivocó de plano. Sucede lo contrario, porque si bien se reduce la existencia del ciudadano presencial, al mismo tiempo esa facilidad va ligada, como decíamos antes, al incremento de los factores que intensifican esa relación.

Y estas relaciones, por otra parte, tienen a desarrollarse en un marco de proactividad administrativa. Esta administración electrónica camina hacia el objetivo de no molestar al ciudadano con la petición reiterada de unos mismos documentos generados por las propias administraciones que después nos lo piden reiteradamente. Pero este objetivo de no molestar tiene una meta más allá, como es la de no molestar al ciudadano obligándole a reclamar prestaciones que la administración sabe de antemano que tiene derecho y necesidad de recibirla.

Es decir, la generalización de la administración electrónica nos lleva a un estadio más avanzado, una administración proactiva que nos soluciona los problemas de antemano. A medida que se implanta realmente, la administración electrónica pone al alcance de la mano la posibilidad proactiva de los propios organismos públicos. ¿Por qué es necesario solicitar los servicios? La calidad total de los servicios públicos se alcanza cuando no es necesario pedirlos. El caso es que si alcanzamos la situación de una administración electrónica total, nos encontramos en realidad con una administración que tiene todos los datos y situación de cada ciudadano. Es decir, una administración perfectamente informada y capaz de evaluar qué ayudas y prestaciones corresponden a cada ciudadano, evitando a éste el esfuerzo de solicitarlo.

Uno de los rasgos principales de esta administración pública proactiva es la necesidad de dotarse de unidades administrativas con culturas de funcionamiento y quehaceres desconocidos hasta fechas recientes. En buena medida automitazadas, de big data, preparadas para comunicar al ciudadano sus derechos. Si los datos que obran en poder de la administración ponen de manifiesto que un ciudadano tiene necesidad y derecho a recibir una ayuda por dependencia o una beca de estudios, ¿por qué va a tener que solicitarla? Que sea la propia administración proactiva la que se lo comunique.

  1. Hay pequeños cambios que hoy nos parecen mentira

En última instancia, la vida va a ser más o menos llevadera en función de numerosas pequeñeces. Igualmente, nuestra vida laboral va a evolucionar hacia la administración digital generando un sinfín de pequeños cambios que en conjunto van a implicar un cambio revolucionario en nuestro día a día laboral.

En una década, o quizá mucho antes, vamos a ver cambios en nuestro entorno laboral del sector público que hoy nos parecen impensables: desaparición de los teléfonos fijos en los despachos, práctica desaparición de las impresoras (o reducción al mínimo, compartidas), implantación progresiva del teletrabajo, sustitución del control horario por proyectos y objetivos, móvil y portátil para cada funcionario, uso de herramientas informáticas y herramientas en la nube, automatización de buena parte de los controles, automatización en general de numerosos procedimientos, etc.

  1. No nos estamos formando para el cambio

 Pero, ¿nos estamos preparando realmente para esos cambios laborales? Sinceramente, no mucho. A veces lo que hacemos es realizar pequeños parches para introducir tímidamente lo nuevo, pero no abordamos una preparación real para el cambio profundo que se está produciendo.

Seguimos anclados en selecciones basadas en saberes enciclopédicos, mientras descuidamos la gestión del gib data, por ejemplo, que no es el futuro, sino el presente. Cuestiones como la utilización, gestión e incluso creación de herramientas informáticas van a marcar nuestra formación en los próximos tiempos, pero no acabamos de entrar en esa dimensión docente ni por asomo. Todo lo más, se introducen pequeñas novedades en los temarios, y con eso creemos que estamos haciendo poco menos que una revolución docente. Lo cierto es que con los actuales procesos selectivos si los robots pudieran presentarse nos arrebatarían todas las plazas.

Y en esto que las estructuras empezaron a llamarse de otra manera

Empieza a verse el cambio, algunos síntomas claros. Si nos fijamos en los nombres de las estructuras y puestos de trabajo, empezamos a encontrar denominaciones impensables hace muy poquitos años. La duda es si no se están duplicando e incluso solapando las estructuras. Realmente la aparición de estas nuevas unidades y organismos necesariamente tiene que suponer una corrimiento estructural. Es decir, si no queremos multiplicar gratuitamente las estructuras, tendrán que suprimirse, reducirse y racionalizarse estructuras del pasado, y un trasvase de esos efectivos a las nuevas necesidades.

A modo de ejemplo, veamos a continuación algunas unidades y órganos cuya mera existencia nos dan la pauta de que se está produciendo un cambio:

  • Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital (Álvaro Nadal Belda).
  • Secretaría General de Administración Digital, con rango de subsecretaria y cuya función esencial es ejercer de CIO de la AGE (Domingo Molina Moscoso).
  • La Secretaría General de Ciencia e Innovación, con rango de subsecretaría (Juan María Vázquez Rojas).
  • La Dirección General de Gobernanza Pública. (María Pía Junquera Temprano).
  • Dirección General de Innovación y Emprendimiento del Principado de Asturias (Ana Concejo Vázquez).
  • Dirección General de Innovación, Becas y Ayudas a la Educación, de la Comunidad de Madrid (Ismael Sanz Labrador).
  • Dirección General de Innovación y Equidad Educativa de la Junta de Castilla y León (María del Pilar González García)
  • Dirección General de Innovación de la Junta de Andalucía (Pedro Benzal Molero)
  • Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón (Borja Colón de Carvajal)
  • Oficina de Gestión del Cambio de la Diputación de Huelva (Sara Hernández Ibabe, Ana Báez).
  • Directora general de Nuevas Tecnologías e Innovación en Ayuntamiento de Leganés (Virginia Moreno Bonilla)
  • Cammunity manager del Servicio Valenciano de Empleo (SERVEF) (Amalia López Acera).
  • Gestión del Conocimiento y Calidad en el Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat (Ascen Moro).
  • Innovación y Modernización en el Ayuntamiento de Arganda del Rey, de Madrid (Julio Cerdá Díaz)
  • Área de Gobierno de Participación Ciudadana, Transparencia y Gobierno Abierto del Ayuntamiento de Madrid (Pablo Soto Bravo).
  • Servicio de Impulso Digital de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha (P. J. Rodríguez).
  • Subdirección General de Innovación y Ciudad Inteligente del Ayuntamiento de Madrid.

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Funcionarios 2.0: el cambio empieza dentro


La Administración está planteándose ahora lo que debió abordar hacer 30 años: actuaciones comunes entre ministerios y organismos de hardware y software. Pero hoy el reto no son los equipos, sino las personas y los contenidos. El funcionario 2.0, que debe responder a un retrato robot muy diferente al actual, con los verbos COMPARTIR/COLABORAR como eje de su actividad diaria y de su cultural laboral.

Hace unas décadas la Administración abordó la llegada de la informática armándose de equipos, creando complementos específicos y, finalmente, creando el cuerpo TIC. Este planteamiento de generosa inversión, aparentemente exitoso, debido a la falta de un plan estratégico global ha sido uno de los mayores fracasos de la Administración española. Un despilfarro que ha tenido un coste inmenso, y casi imposible de calcular.

 Las islas informáticas

Los españoles tenemos vocación autonomista, entre otras vocaciones. Únase a eso un cuerpo recién creado, con ganas. Añádase un presupuesto generoso en el capítulo VI. Y no olvidemos que la cultura de la organización veía bien el “avance”, entendiendo por tal el suma y sigue en gastos informáticos. Y por último, un hambre insaciable de hacer cosas (informáticas), las que fueran. Hasta hace cuatro años todos lo que oliera a informática y nuevas tecnologías tenía buena acogida presupuestaria de partida.

La siguiente fase han sido las páginas web, que han crecido y crecen como níscalos después de las lluvias. Un coste excesivo por la proliferación y otro coste excesivo porque en más de un caso el portal se ha diseñado, rediseñado y vuelto a diseñar. ¿De verdad necesita la Administración esa enorme cantidad de portales, haciendo cada uno la guerra por su cuenta? Afortunadamente aquí algo se ha logrado en la imagen con las guías de diseño web, y también en la ordenación de sus procedimientos electrónicos gracias a la regulación normativa de las sedes electrónicas. Pero poco más.

El cocido electrónico

 Con estos ingredientes el producto no podía ser otro: ¡cocido madrileño! Realmente hemos generado un guiso con un puñado de garbanzos.  Los garbanzos son los dos centenares de ministerios, órganos, organismos, entidades y otros entes atomizados. Cada uno de ellos con sus equipos informáticos, su seguridad, su arquitectura informática, sus sistemas, sus normas limitativas y limítrofes y, con frecuencia, sus incompatibilidades entre sí.

El problema es tan evidente, que hay grupos de trabajo abordando el posible desarrollo de plataformas comunes, y se empieza a hablar del CIO, como gran jefe de todas las TIC dentro de la AGE. Realmente, más de lo mismo, porque no se va a la raiz.  A estas alturas estandarizar mínimamente resulta misión imposible, incluso dentro de un ministerio. ¿Tan difícil hubiera sido en un momento dado establecer unas reglas mínimas comunes?

Ahora podemos hacerlo diferente

Me he remontado a estos antecedentes informáticos, porque ahora estamos a punto de cometer el mismo error de las TIC con las redes sociales. Si queremos ver la botella medio llena, vamos a decirlo al revés: aún estamos a tiempo de hacer las cosas bien.

Por el momento, el comienzo es preocupante. Se está repitiendo la misma película. El fenómeno redes sociales, que es el gran cambio que revolucionará la Administración en todos sus aspectos, se está abordando de la misma manera que se abordó el fenómeno tecnológico: cada ministerio y cada organismo por su cuenta.

Hay ministerios y organismos que están presentes en las redes sociales. Otros las conciben y usan como si fueran un mural muerto para colgar notas de prensa. Otros las prohíben totalmente en sus centros y a su personal. Otros han creado un equipo propio de atención. Tampoco falta los que sufren urticaria sólo de pensar en las redes sociales. Y suma y sigue.

Es decir, estamos volviendo a lo mismo de siempre. Cada órgano u organismo da la respuesta que considera oportuna. Con falsos argumentos de seguridad, si la decisión viene por el área de las tecnologías. O con erróneos argumentos de control de la información, si la decisión parte del área de comunicación adjunta a la máxima jerarquía del organismo.

Las TIC son un jodido tic

Las redes sociales están convirtiendo las “TIC” en un jodido tic que nos impide avanzar, bajo la apariencia de la innovación tecnológica. Hemos hecho un mal uso de las TIC, pero ya no es un problema de más tecnología, más equipos, más programas. Ahora el quid de la cuestión está en comprender lo que esa tecnología ha traído consigo: una revolución cultural, de la mano del mundo 2.0. Y eso no puede ni debe abordarse aisladamente y con voluntarismos improductivos en cada organismo. Debe abordarse en el marco de un plan estratégico y único para toda la Administración.

¿Y por dónde vamos a empezar? Pues por dentro, está claro. En lugar de “protegernos” de las redes sociales como si necesitáramos una cuarentena frente a la epidemia colaborativa exterior, hay que sumergir al funcionario en la cultura de colaborar y compartir.

Dentro y fuera de la Administración, la web social, el mundo 2.0, convierte a cada persona en voz con capacidad de ser escuchada. Para la Administración supone un radical cambio de filosofía. Compartir genera un cambio en la actitud de los funcionarios y de los ciudadanos, y abre las vías hacia un camino de colaboración que hoy no parecemos capaces de imaginar.

Pero, claro, no somos capaces de imaginarlo dentro de la Administración, porque fuera, si es que sigue habiendo un “fuera” y un “dentro” de la Administración, cada vez lo entienden más empresas. Afortunadamente. No podía ser de otra manera, porque no hay más que constatar una realidad: en España hay treinta millones de internautas y el 80 por 100 de ellos hacen uso de las redes sociales. Y sigue creciendo.

Un nuevo funcionario 2.0

Es una nueva realidad, que exige una nueva respuesta, para la que se precisa un nuevo tipo de funcionario. El reto ya no son los equipos, sino las personas. Hay que desarrollar un gran plan estratégico que nos lleve hacia una Administración 2.0, y la gran herramienta de este nuevo proyecto es el funcionario 2.0.

Imaginemos  un funcionario que cuida su imagen de marca personal. Que en los concursos a según que puestos se valora su mayor o menor presencia en las redes sociales. Que escucha lo que recibe del ciudadano y se hace escuchar en otros estamentos administrativos.  Que colabora, comparte y gestiona contenidos.

Imaginemos una Administración abierta y transparente, convirtiendo a sus trabajadores en consultores internos, con conocimiento del proyecto del que forman parte, con preocupación por encontrarle sentido a lo que hace y con motivación para la mejora constante de la organización y del servicio.

Va a suponer un cambio radical en todos los órdenes. El marco global de ese nuevo funcionario tiene un nombre: compartir, empezando por la información. Eso cambia la actitud del funcionario como está cambiando la actitud de los ciudadanos, y facilita el camino hacia la colaboración. Ese es el secreto de la nueva cultura laboral: COMPARTIR Y COLABORAR.

NOTA ACLARATORIA (a las 24 horas de la difusión del artículo)

Al paso de algunas llamadas y comentarios de amigos, en el sano empeño de que el objetivo fundamental del artículo quede claro, diré que para nada se plantea en estas líneas algún tipo de cuestionamiento del cuerpo TIC, de necesidad indiscutible. Mi intención es provocar debate, y el centro del argumento se sitúa en el desarrollo atomizado de las TIC (las tecnologías de la información y las comunicaciones) y el coste que ello ha supuesto.  Nos hemos equivocado, y hemos de reconocer ese error, para no repetirlo ahora con el desarrollo de esa gran revolución que tiene que suponer la aplicación de las redes sociales en la Administración 2.0.

Es verdad que en la implantación de las TIC se ha repetido el modelo habitual de la Administración: cada Departamento y cada organismo desarrolla sus proyectos y compra sus equipos de todo tipo. Una primera diferencia en este caso deriva de que estamos ante un campo nuevo (las TIC),  desarrollo relativamente reciente, y algo podríamos haber aprendido y evitado. Hubiera bastado un planteamiento global. Y la otra gran diferencia, es que en este caso estamos hablando de equipos tecnológicos cuya gran efectividad máxima deriva de la interconexión y la compatibilidad, además del deseable uso múltiple de aplicaciones que se repiten en uno y otro organismo.  

Responsables de lo ocurrido somos todos los que hemos tenido algo que ver con el desarrollo de aplicaciones informáticas; naturalmente en proporción a la dimensión de lo desarrollado por cada cual y también a la capacidad jerárquica de decisión. Pero no perdamos ni un segundo en hablar de culpas y responsabilidades pasadas, porque creo que no importa tanto la responsabilidad de lo ocurrido, como la responsabilidad que tenemos en lo que no debe ocurrir ahora. De ahí mi insistencia en la necesidad de un plan estratégico que dibuje un marco global de Administración 2.0 para toda la Administración General del Estado.

Para mí, estas líneas son mi modesta asunción de responsabilidad sobre lo que deberíamos evitar en el impulso y desarrollo del funcionario 2.0.