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Cómo hacer una presentación: el “Elevator Pitch”, “Elevator Speech”o “Discurso de ascensor”


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Fuencisla Gaitero Suárez

¿Conoces esta técnica, la has utilizado alguna vez? ¿Sabes en qué situaciones puedes hacer un Elevator Pitch? ¿Te gustaría aprender sus trucos y sus reglas de uso? ¿te podría ser esto útil en tu puesto de trabajo? ¿Quieres ser innovador? Pues si alguna vez te has hecho alguna de las preguntas anteriores, sigue leyendo el post. Y si no te has hecho esas preguntas pero te resulta curioso el término y su posible utilización en tu ámbito profesional o incluso “personal”, atrévete y sigue adelante…

Mi primera experiencia con un elevator picht

Aunque resulta paradójico, no fue en un ascensor, ni en sitio que se asemeje, como un pasillo, o unas escaleras de subida o de bajada, o en el hall, es decir en cualquier sitio de paso. No. Fue en una reunión internacional. Algo parecido a lo que me sucedió la primera vez que participé en un Open Space.

La Técnica del DAEP (Discurso de Ascensor-Elevator Pitch) la trabajé por primera en Budapest. Estábamos en un enorme salón de reuniones y éramos en torno a 60 personas de distintos países y de distintas administraciones públicas y organizaciones. Pero como ya mencionaré más adelante el uso que le dimos al Elevator Pitch, difería bastante de su principal utilización, que analizaremos mas adelante.

5 características o “ventajas” del elevator picht

  1. Poco tiempo para hacer la tarea o la presentación. Se trata de comunicar lo más importante en pocas palabras. Resulta esencial el empleo de las ideas-fuerza.
  2. Captar la atención de tu interlocutor/audiencia.
  3. Causar una buena impresión. Este objetivo puede ser el más difícil. Depende de la disposición de nuestro interlocutor. Si somos originales y agradables, posiblemente conseguiremos esto.
  4. Sorprender y conseguir que nos recuerden.
  5. (Opcional-depende de para qué hacemos el DAEP) Conseguir otra cita, si es eso lo que pretendemos, para tomar más profundidad en el asunto que nos interesa presentar.

5 Posibles usos

Son varios ya que se trata de una técnica que reúne una serie de características, las hemos descrito someramente en el apartado anterior, y que por tanto pueden aplicarse en distintas situaciones; reuniones, foros, entrevistas, cursos, seminarios, etc. La finalidad puede ser: presentar algo –nuevo proyecto, producto, idea, plan- o a alguien –habitualmente a ti mismo- de la manera más atractiva y en muy poco tiempo. Partiendo de esta amplia definición, veamos a continuación algunos de sus posibles usos:

1. La presentación de un proyecto: uno de los fines principales. Puede ser a tu jefe, o a un posible cliente pero, por regla general, será a alguien que habitualmente no es tan accesible para ti. Puede que sea al Director de Proyectos, o al responsable del área a que se refiere tu propuesta. Este es el uso que le da más sentido al Elevator Pitch: el discurso de ascensor. Te encuentras al Director de Proyectos subiendo o bajando en el ascensor y aprovechas para contarle rápidamente el proyecto en el que estás trabajando o quieres lanzar. Como todo, tienes que haber hecho un estudio de mercado y debes de haber preparado una estrategia para la venta de tu proyecto o producto. No es nada recomendable improvisar, aunque igual algo queda, pero debemos intentar minimizar esta parte (90-10). Para saber más, para el ámbito del emprendimiento de nuevos proyectos, puedes pinchar aquí.

2. Una presentación personal con objeto de transmitir tu marca personal. Este uso puede ser muy útil en entrevistas, para buscar un empleo o un nuevo puesto de trabajo. En ellas, ni el que entrevista, ni el entrevistado quieren perder tiempo. Quiero decir con ello que si te han llamado es porque les interesas para el perfil del puesto que quieren cubrir. Tu objetivo es conseguir el puesto, pero el hecho de que no resultes elegido no es el fin del mundo, porque lo normal es que la organización haga una bolsa con los entrevistados que han causado la mejor impresión. Para puestos futuros a corto o medio plazo. En los casos de cambios de puestos de trabajo sucede igual. En la Administración pública sucede para los nombramientos en los puestos de Libre Designación, en donde, con carácter general, hay entrevistas previas a varias personas que han solicitado el puesto convocado en el Boletín Oficial correspondiente y que tienen un perfil similar al descrito en la convocatoria. Resulta esencial en esto ser entusiasta con lo que trasmites. Un tema esencial del que no hemos hablado es que hay que definir una estrategia, dependiendo que qué faceta profesional quieras potenciar. En función de los requisitos del puesto al que te presentas, así deberás construir tu DAEP. Os incluyo información  de interés aquí y aquí  sobre cómo te lo debes preparar.

3. Para potenciar y mejorar tu posicionamiento profesional o de tu producto/servicio (funciones, competencias, tu misión, valor dentro de la organización, etc.). Este uso es un sucedáneo del anterior. La diferencia entre los dos radica en que el uso 2 se refiere a organizaciones nuevas y el uso 3 se refiere a posibilitar un cambio dentro de la misma organización. Hay que superar barreras y timideces porque el discurso de ascensor puede devenir en una mejora de puesto de trabajo. Doy fé de ello. Este pasado año ha sucedido en mi propio equipo. Y sí, siento muchísimo haber perdido a ese empleado público aunque me alegro enormemente por su ascenso. Sin embargo, fue gracias a su Elevator Pitch –en este caso discurso de pasillo-, en el sitio adecuado y en el momento adecuado, lo que generó a medio plazo y como consecuencia de una jubilación –lo cual es muy, pero que muy habitual ahora en las Administraciones Públicas- que se produjese su ascenso. Por supuesto que lo anterior ha ido precedido a lo largo de estos años de un magnífico desempeño de su puesto de trabajo. Te remito a la misma información de interés que en el uso anterior  aquí y aquí.

4. Presentarse o darse a conocer en una reunión o foro multidisciplinar, nacional o internacional en el que existe un conocimiento previo para posibles vías de benchmarking (copiar y pegar las mejores prácticas de expertos u organizaciones destacadas). Este fue mi caso y primera experiencia, con la paradoja de que los miembros del Comité Ejecutivo de nuestro Foro nos controlaban el tiempo (2 o 3 minutos nos daban)WIN_20170330_18_49_05_Pro, para que nos cambiásemos de compañero y empezásemos de nuevo nuestro DAEP y nos fuésemos presentando entre todos. Como refuerzo, también se puede emplear, cuando se advierte de antemano a los asistentes, tarjetas de presentación (business card) en la que se revela ¿en qué trabajas? ¿cuáles son tus retos profesionales? y ¿cuáles son tus hobbies?. Esta última área de interés no es muy usada en nuestro hábitat natural –la Administración Pública española- pero sí es muy habitual en foros y reuniones internacionales. En fin, se trata de encontrar un punto de coincidencia más. Si a tu colega le gusta hacer esquí de fondo como a tí, quizá encuentres un hueco en el encuentro -deben ser reuniones, obviamente de más de uno o dos días-para averiguar datos que te puedan resultar de interés. Lo creamos o no, cualquier punto de coincidencia puede generar sinergias y acercamientos que potencien la colaboración en común y sean fructíferas y productivas en el ámbito profesional.

5. La presentación de los resultados de un taller desarrollado dentro de un proyecto de aprendizaje. Con este uso me refiero a que dentro de la prueba de evaluación de un seminario, curso o máster suele ser habitual el desarrollo de trabajos, individuales o en grupo, que han de ser presentados ante un tribunal o ante todos los participantes. Esta presentación, no solo es importante desde el punto de vista del conocimiento adquirido sino desde el punto de vista de la evaluación de nuestro proyecto, máster, curso, etc. Este enlace puede resultar de tu interés.

He intentado recopilar gran parte del contenido que hay en la red. Os voy a indicar a continuación algunos vídeos que me resultaron más interesantes y útiles Pero antes que nada quiero hacer referencia a algo que considero digno de mencionar. En mayo de 2016 se celebró la IV Edición del Concurso Nacional de Elevator Pitch para Emprendedores. Bastante obvio porque esta técnica resulta de enorme utilidad en el ámbito del emprendizaje o emprendimiento. Muy interesante la idea desarrollada por AVIE (Asociación de Viveros e Incubadoras de Empresas) con multitud de partners y colaboradores tanto públicos como privados (ayuntamientos, universidades, etc). ¿En qué consitió este Congreso? Pues en un primer término, en proporcionar una plataforma en la que aprender todo lo que los emprendedores necesitan saber para hacer una adecuada presentación de su idea de negocio, con la organización en simultáneo, de un concurso para premiar al mejor Elevator Pitch. Hay un repositorio de multitud de vídeos que son un ejemplo de cómo ejecutar esta técnica.

5 claves del Elevator Pitch

Las claves del éxito que también pueden comprobarse en los vídeos ganadores, son las siguientes:

Un buen comienzo para captar la atención. Puede ser a modo de pregunta, abierta y cuya respuesta debe ser “si quiero”o “sí estoy interesado” op “si me interesa saber”, etc… o, tambien puede ser alguna observación o comentario cotidiano o personal, que haga sonreír a la audiencia y prestar atención para averiguar qué viene después.

2ª Una exposición a buen ritmo. Ni lenta, ni rápida. Pero sobre todo que sea clara, precisa y concisa. En este punto es esencial la dicción y buena pronunciación. Ojo aquí con los acentos que distorsionan o matizan los finales de palabras. Hay que tratar a toda costa que el lenguaje que empleamos sea lo más accesible posible.

3ª Emplear frases o ideas-fuerza. Podemos citar algunas a título de ejemplo, quizá en el ámbito del emprendimiento podrían ser “cambiar el mundo”, “posibilidades infinitas”, “revolucionar el mundo”.

4ª La corta duración de la exposición. Se habla de 30 segundos, 2 minutos o un poco más. Más bien poco tiempo, para dejar la posibilidad de que nos hagan preguntas al final. Por supuesto las respuestas,  debes tenerlas preparadas.

5ª Lo que debes evitar. No debes abrumar con cifras, datos, ni tampoco debes entrar en demasiados detalles, la información que des debe contener lo esencial. Prepárate bien el discurso.

Además aquí te traigo más contenido que te puede resultar de utilidad, alguno de los cuales está en inglés, como lo que tiene colgado en su página web la Universidad de Harvard. Si estas interesado en averiguar más puedes pinchar en “Your Elevator Pitch Needs an Elevator Pitch”,  Elevator pitch. Tienes 20 segundos – eduCaixa, “Cómo realizar un Elevator Pitch” y “Ejemplo de Elevator Pitch”.

Dejo a tu imaginación los usos personales que pueden darse al DAEP….se me ocurren varios y ¿a ti?.

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Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

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El barniz 2.0 de Adolfo Suárez


// Gerardo Bustos //  

Creo que el homenaje más sincero que podemos hacerle a Suárez  es obtener sus mejores enseñanzas y ponerlas en práctica ahora. Para mí, una sobre todo: la escucha activa y, en función de eso, la capacidad de pactar y liderar un proyecto común, embarcando a la mayoría de la sociedad española. Un barniz de actitud 2.0, salvando las distancias.

Este país machaca en vida a sus héroes y los eleva a los altares cuando se van. Por eso no hay héroes vivos: desde la crítica o la indiferencia al vivo, se cruza el puente directo hacia el mito cuando fallece. Ambos extremos me parecen igualmente absurdos. Estos días abundan los homenajes a Suárez, lo cual está bien, pero deberíamos ahorrarnos la adulación artificial que perjudica la imagen del propio homenajeado.

Estos días hay hemorragia de frases generosas. Pero las más de las veces son generosas sobre todo para quienes las reparten gratuitamente, porque a muchos les sirve para salir del olvido, a otros para intentar reescribir algunos períodos de la transición y a unos terceros para ver si moviendo el árbol cae algún voto.

“Deprisa, deprisa”

Viví la presidencia de Adolfo Suárez en la universidad y en mi bautismo laboral en el diario “Pueblo”. Es decir, mi vida entonces, como la vida del país, se movía “deprisa, deprisa”, y así tengo que seguir viendo aquel período que enterró no pocos tópicos de la Historia de España.  Ahora se está analizando aquellos años con los ojos de hoy. Naturalmente, eso no vale, salvo para extraer enseñanzas.

Creo que hay que hacer el esfuerzo de analizarlo con ojos de entonces. Visto así, creo que la transición fue una obra colectiva, donde todos ejercieron su papel: involucionistas del régimen, reformadores del régimen, rupturistas contenidos y rupturistas sin más. Añadiendo a tan rica fauna los tonos grises, combinaciones, mezclas, matices e hibridación entre varias de esas etiquetas.

Precursor de la escucha activa

Y en medio de todo eso, un personaje valiente y ambicioso (confesado por él mismo), sin más plan que el convencimiento de que había que avanzar hacia la democracia. Manejaba un proyecto cambiante en beta permanente, alimentado con una enorme capacidad de “escuchar” e improvisar el siguiente paso en función de su constante escucha activa. En esa escucha activa, que reescribía cada día su hoja de ruta, es donde veo yo un barniz precursor de actitud 2.0, mucha antes de que las herramientas que hoy conocemos hicieran posible la extensión de la verdadera actitud 2.0

Grandes diferencias entre los dos momentos:

  • Entonces se trataba de salir de la dictadura, mientras que ahora estamos en régimen democrático.
  • Entonces había un proyecto común claro (la democracia), mientras que ahora no se percibe un objetivo común.
  • Entonces había ilusión política, hoy prima el desencanto.

Principales circunstancias paralelas:

  • Entonces había que lograr la democracia, ahora hay que apuntalarla y recuperar su esencia.
  • Entonces había que elaborar una Constitución válida para todos, hoy es necesario modificarla, redibujar la Constitución de 1978 adaptándola a nuevos tiempos y nuevas necesidades.
  • Entonces se supo “escuchar”, hoy hay unos medios que facilitan enormemente la  “escucha activa” si potenciamos el arca de la actitud 2.0.
  • Entonces, como ahora, había que devolver protagonismo a la sociedad; con la diferencia de que eso entonces implicó blindar los partidos políticos y protegerlos, mientras que ese paso ahora debe suponer democratizar los partidos y descafeinar las férreas estructuras jerárquicas de sus aparatos.
  • Entonces el propio régimen franquista tenía que aprobar el cambio de régimen, ahora el colectivo político tiene que asumir su sacrificio y dejar paso una renovación de ideas, ilusiones y personas.
  • Entonces y ahora es imprescindible involucrar a todos, un gran pacto.

En definitiva, el gran homenaje a Adolfo Suárez no debe ser otro que asumir la enseñanza del gran pacto, la implicación colectiva, la escucha activa, la profundización democrática, la renovación de personas, el saneamiento de los usos políticos, la cesión de protagonismo a la sociedad.

¿Pensamiento creativo en la Administración Pública?


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Toma de posesión

Gema T. Pérez Ramón

Aplicación práctica de las teorías de dirección: simplificar lo complejo, anticiparse a los acontecimientos, delegar en las personas. Todo ello es posible en nuestras organizaciones públicas.

En el nombramiento como funcionarios de carrera juramos o prometemos acatar y hacer cumplir la Constitución y el resto del ordenamiento jurídico. El cómo se deja libre de compromiso.

Ser  jefe significa saber pensar. Algo tan obvio no siempre es tan evidente.

Simplificar lo complejo

  • La inteligencia del directivo que trabaja en la Administración Pública ha de ser ante todo práctica, capaz de simplificar lo complejo: no existe una realidad blanca o negra, nos movemos ante una gran escala de grises. Ha de ser capaz de valorar el matiz, los detalles e incluso las excepciones, pero no perder la visión de conjunto, el global.

Esto es fácil de decir, pero muchas veces, muchos días, la presión por conseguir unos objetivos, las dificultades que van apareciendo, las incomprensiones de unos y otros o la no siempre conseguida comunicación, puede confabularse para perder esa visión global.

Aplicación práctica: los llamados planes estratégicos de los que disponen muchas Direcciones Generales deben ser recordados periódicamente a todos los miembros de la organización.

Anticiparse a los acontecimientos

  • Otro de los rasgos valiosos desde el punto de vista intelectual es la capacidad de anticiparse a los acontecimientos. El milagro de nuestra mente es que es capaz de recordar el pasado e imaginar el futuro. Y con toda seguridad, ese futuro imaginado dependerá de las vivencias pasadas.

Deberíamos ser capaces de utilizar la proyección: imaginemos, visualicemos.

Veamos lo que podría pasar y revisémoslo a escala mental.

Se pueden buscar alternativas. También en nuestras organizaciones públicas.

Cuando va pasando el tiempo anclamos nuestras ideas, nuestros pensamientos, nuestros esquemas mentales, llegamos a creernos poseedores de la verdad absoluta. Es entonces cuando aparece la rigidez, la maldita rigidez de las administraciones públicas.

Ya que contamos con una insuficiente tasa de reposición del 10%, no jubilemos las mentes de los que todavía estamos.

Aplicación práctica: la implantación del expediente electrónico está suponiendo desde hace años una auténtica proyección a futuro de a dónde queremos llegar y se han planteado y se plantearán alternativas permanentemente.

Delegar en las personas

  • Trabajamos en una organización jerarquizada (art.103.1 CE) en la que las instrucciones emanan de los órganos directivos y los órganos subordinados las ejecutan. Y este modelo llega a todos los niveles. Se podría equiparar, aunque jurídicamente no es lo mismo, a la idea de delegar en las personas.

Dice Stephen Covey (“Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”) que el buen delegar transforma al subordinado en un individuo capaz de acometer tareas complejas con cierta autonomía.

La experiencia administrativa me lleva a poder afirmar que quien mejor conoce los procesos, los procedimientos, las aplicaciones informáticas y las reacciones de los ciudadanos a los que nos debemos, son quienes trabajan diariamente en nuestras oficinas. Los subgestores, los jefes de explotación, los jefes de sección, etc

El jefe que tiene a su cargo colaboradores con mayor experiencia que la suya en una especialidad deberá admitir sus ideas, sus pensamientos, sus proyecciones. Se trata de la llamada orientación al logro en la que el jefe aprende a confiar en sus colaboradores  porque hay un compromiso con el trabajo, con la organización e incluso con la propia satisfacción laboral.

Aplicación práctica : en Catastro estamos realizando este mes de marzo de 2.014 un cuestionario individualizado y anónimo a los casi 500 funcionarios que trabajan en las oficinas de atención al público en el que se les pregunta sobre posibles fallos en el servicio: en su organización, en los espacios y medios, en los procedimientos, en el equipo de personas que atiende al ciudadano. A partir de sus respuestas, nos replantearemos el modelo.

Estimular el pensamiento creativo

El pensamiento creativo puede fluir de forma natural (difícil), pero también puede ser estimulado: cuánto más se utilice más fluirá. Juguemos con las ideas con el fin de que nazcan otras nuevas, distintas, mejores o peores, ya se verá. El futuro no siempre es predecible, se puede inventar, crear.

Despertemos a las organizaciones públicas a la flexibilidad, a  pensar viendo lo general, a generar nuevas ideas, siendo creativos.

Cuando creíamos que teníamos todas las respuestas, 

de pronto,

cambiaron todas las preguntas.

(Mario Benedetti)

 

5 razones para emplear el Espacio Abierto en las Administraciones Públicas


Fuencisla Gaitero

Entre tanto clima de reforma en las Administraciones Públicas, reunión de expertos, investigaciones,  estudios y tiempos de cambio me parece muy oportuno traer en este artículo las bondades y beneficios de una dinámica de grupo que aplicada a un ámbito concreto de la gestión, a un proyecto existente o futuro o incluso para resolver un conflicto puede ser bastante efectiva: La técnica del Espacio Abierto, también conocida como Open Space.

wikipedia: Open Space meeting at NASA Goddard Space Flight Center

wikipedia: Open Space meeting at NASA Goddard Space Flight Center

Lo cierto es que he asistido a numerosos seminarios, jornadas y cursos a lo largo de mi carrera profesional, incluso sobre materias como innovación y creatividad. Sin embargo, nunca es tarde para reencontrarse con algo así. Tuve ocasión de conocer y aplicar esta dinámica de grupos hace poco más de un año en una reunión internacional sobre intercambio de experiencias, buenas prácticas y análisis de las últimas tendencias sobre el proceso de la enseñanza aplicada al aprendizaje en las organizaciones. Esta dinámica comenzó a utilizarse a finales de la década de los años 80 por Harrison Owen en Estados Unidos.

Estamos hablando de promover la innovación y la creatividad en las Administraciones Públicas. Estamos hablando de gestionar el cambio. Ni los empleados ni los directivos públicos están acostumbrados a trabajar de esta manera y aunque la técnica está pensada para grupos numerosos, también podría aplicarse a equipos y a grupos de trabajo no excesivamente pequeños.

Hoy más que nunca debemos innovar desde dentro, eso sí, sólo donde resulta necesario. No cambiemos si algo funciona porque podríamos generar un despilfarro y en este sentido, sobran los ejemplos.

Se trata de una dinámica de trabajo en equipo que considero como un soplo de aire fresco porque fomenta la colaboración, la creatividad en la búsqueda de nuevas vías y alternativas, el intercambio de opiniones basado o no en experiencias reales y sobre todo la participación activa de todos los que están en el grupo. A lo que además se puede sumar la ayuda por la diversidad y heterogeneidad en los puntos de vista, perfiles y experiencias de los asistentes.

Las razones

1. Necesitamos involucrar e integrar a todos los empleados públicos en sus equipos de trabajo, en la organización y en especial en la Administración Pública

El actual sistema de reclutamiento o de selección de personal funcionario o laboral en las Administraciones Públicas está basado en sistemas individualistas de aprendizaje y desarrollo de tareas.  A lo que se une que la formación y perfeccionamiento que en mayor medida está implantado en las Administraciones Públicas no fomenta de forma generalizada el trabajo en equipo dado que emplea las mismas técnicas y métodos obsoletos de siempre: aprender individualmente lo que te enseña un experto.

2. Las buenas ideas y nuevas propuestas surgen también desde abajo hacia arriba

El que más conoce el proceso, procedimiento o incluso problema es el que está inmerso en él. Para que un proyecto o solución sea posible no podemos olvidar a todos y a cada uno de los que intervienen o participan en él. ¿Qué es lo que quiero?. ¿Qué es lo que necesito?. Todas esas preguntas y la consiguiente obtención de su respuesta deben planteárselas todos y cada uno de los grupos de interés. Con carácter general, los proyectos gestados desde dentro de las Administraciones Públicas son los que menos problemas han tenido en su implantación y los que más han cubierto las necesidades.

3. Tiene una parte positiva si se piensa en los grandes procedimentalistas de la Administración: También existen reglas

Hay un cierto procedimiento reglado y esto da una cierta confianza al burocrático mundo administrativo en el que estamos inmersos. Parece que todo procedimiento o proceso en las Administraciones Públicas tiene reglas o normas que han de aplicarse. En el mundo administrativo tenemos leyes, reglamentos, manuales de procedimiento interno, guías de uso, etc.

Muchas son necesarias y garantizan la equidad, igualdad pero a veces son excesivas y crean ineficacias.

 4. Fomenta la transparencia y la comunicación intra-equipos, inter-equipos y dentro de las organizaciones

Cuando las decisiones son compartidas y alguien ha sido partícipe de un proceso de toma de decisiones lo hace suyo, lo interioriza y lo asume. Así nos alejamos de las imposiciones y de considerar una obligación algo que debemos hacer solo porque lo dice el jefe. Un proceso participativo fomenta además la corresponsabilidad de todos y cada uno de los intervinientes en la puesta en práctica de la solución acordada.

Evidentemente no todos los temas valen, pero la práctica y la experiencia irán estableciendo el camino.

5.     ¡¡¡Albricias!!!: Se obtienen soluciones y conclusiones

Si a las mismas les sumamos una correcta distribución de roles y tareas habremos casi logrado el objetivo. Por supuesto, queda la puesta en práctica y el seguimiento y evaluación de los resultados obtenidos.

Y ahora toca averiguar cómo organizamos un Espacio Abierto:

La técnica

Cuatro reglas

  • Cualquier tema pude ser objeto de debate,
  • Cualquier persona puede participar en el grupo,
  • El número de personas por grupo no tiene límite y
  • Cualquiera que este en un grupo de debate puede permanecer en él o irse a otro si así lo desea.

Muchos definen esta dinámica como la “deconferencia”, es decir, no hay ningún tema…hasta que los asistentes proponen uno.

La ley

 Si sientes que no estás aprendiendo o contribuyendo en nada, usa tus dos pies. Vete a otra reunión donde puedas aprender o contribuir.

El desarrollo

Daremos 5 o 10 minutos de debate entre grupos para que surjan aportaciones o ideas sobre temas de interés o que deban solventarse.  Tras los cuales dichos temas se propondrán en público y alguien los apuntará en alguna pizarra o corcho. Una vez ya no se reciban más propuestas, se organizarán los grupos por cada tema o, si así se decide, por los más votados y se formaran equipos cada uno de los cuales será moderado o “facilitado” por el proponente del asunto o por un voluntario que se ofrezca. El tiempo de reunión de cada uno de los grupos es libre, puede ser desde 30, 45 minutos o hasta más de una hora. Se trabajará en cada grupo debiendo el facilitador apuntar las ideas, sugerencias, soluciones y demás aspectos relacionados que sean aportados por los participantes.

Es importante que se cumpla la Ley de los dos pies. Si no contribuimos o escuchamos lo que nos interesa, podemos y debemos cambiar de grupo.

Las conclusiones

Todos los asistentes se reúnen en la sala inicial debiendo explicar el facilitador o moderador del grupo las principales ideas o posibles tareas y actividades que se han propuesto en su grupo para resolver el problema tratado o para abrir las vías de inicio o desarrollo de un proyecto.

Os animo a practicarlo y a que compartais vuestras experiencias en el uso de un “Espacio Abierto” …