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5 razones para usar la Gamificacion en el aprendizaje de los Empleados Públicos


Fuencisla Gaitero

Pregunte a cualquier profesor de primaria o de universidad o a cualquier ponente si se enfrenta o no en su aula a la falta de atención y motivación de sus alumnos y sobre todo si emplea alguna técnica para incrementar la atención y vencer la dispersión de los presentes en su aula.

¿Qué pasa con la atención?

Cada vez más estamos acostumbrados a la multitarea o “multitasking” continua. Y este no es un aspecto que afecte solo a las nuevas generaciones porque también los no-nativos digitales estamos contagiados: asistimos a una reunión y a través de nuestro teléfono móvil contestamos a un correo urgente, vemos una película en la televisión y respondemos por whatsup a una pregunta que nos ha hecho algún amigo, o atedendemos los mensajes de un grupo. La multitarea tiene una fuerte presencia en nuestras vidas y afecta a nuestra concentración. Tanto es así que algunas universidades tan prestigiadas como Standford recomiendan a sus alumnos al empezar un curso que no hagan más de una cosa a la vez. ¿Somos más eficientes y productivos? o ¿menos?. Este es un tema muy recurrente y controvertido y que quizá sea objeto de otro post.

Pero volviendo a la atención y motivación de los alumnos, hay que decir que se ha escrito mucho y de forma muy reiterada sobre cómo deben abordar este aspecto los profesores actuales, cuya formación ha sido en aulas y pupitres. Y en este sentido, todos deberíamos aplicar la autocrítica y preguntarnos si los que fallamos en captar la atención somos nosotros o los que nos deben de atender: los niños en las escuelas, los jóvenes en las aulas de las facultades o campus y, en definitiva, los alumnos, cualquiera que sea el entorno en el que se desarrolle el aprendizaje y la formación.

¿Y si usamos el juego?

La “Gamification” o Gamificación –si lo trasponemos directamente al español- también denominado por los menos ludificación –término que me parece el más inadecuado – se define como “el uso de elementos o mecánicas del juego en entornos o contextos no-lúdicos”. La Gamificación habitualmente se ha aplicado a las Ventas o al Marketing para la fidelización de clientes, pero comienza a emplearse de forma creciente en el aprendizaje y en la formación. Se trata, en definitiva, de buscar mecánicas de “engagment” o de compromiso, de fidelización y de involucración de clientes, consumidores y en este caso de participantes en un curso.

Los que se plantean una mejora continua en el ámbito de la gestión pública, en este caso concreto, en la gestión de la formación, pueden implementar este método para la potenciación y mejora en la enseñanza y en el aprendizaje. Este no es nuevo, y cada vez más empieza a formar parte de los procesos de aquellos que trabajan en el mundo de la educación y de la formación, con independencia de su perfil y rol: directores de escuela, jefes de estudio, directores de departamento, rectores universitarios, gestores de la formación y cómo no, en último término, profesores –uno de los eslabones más importante junto con el alumno en el proceso del aprendizaje-.

Así que, ¿por qué no? ¿por qué no emplear las mecánicas y dinámicas del juego en la mejora de la motivación de los participantes?, ¿qué factores tiene un juego para que nos empleemos más a fondo? ¿por qué no pasamos de un modelo de formación en las Administraciones Públicas más enfocado al incremento del aprendizaje del empleado público junto con, pero no exclusivamente, la búsqueda del mayor experto en la materia como profesor?

Si tras realizar ese análisis previo aún no tenemos muy clara la idea de implementar estas mecánicas del juego en el desarrollo de una acción formativa, os daré a continuación algunas razones para abordar un proyecto de estas características. Espero en sucesivas intervenciones en este Blog poder aportar algunas reglas así como alguna técnica que podría emplearse partiendo de experiencias.

Las poderosas razones para implementar la Gamificación en la Formación son estas:

1. Estamos acostumbrados: desde niños estamos jugando

La vida en sí es un largo recorrido en torno al aprendizaje continuo. Caer y volver a levantarse hasta que conseguimos caminar correctamente, empezar a hablar o a escribir cometiendo fallos hasta que dominamos la técnica. Asimilar el fallo en un entorno no real o lúdico mejora el nivel de tolerancia al error. El juego lo asociamos a la diversión y al entretenimiento. Los juegos consiguen abstraernos de la realidad y esto es ventajoso por la seriedad, trascendencia y rutinas del día a día en nuestros trabajos.

Como sostiene Jane McGonigat, una diseñadora de juegos, en su charla en TED “jugar puede hacer un mundo mejor” y como ella dice aunque actualmente pasamos 3 mil millones de horas en juegos online, este tiempo de juego no es suficiente para resolver los problemas más acuciantes que tiene el mundo y aún necesitaríamos jugar más

2. Promueve emociones positivas

Las emociones y sentimientos tanto positivos como negativos forman parte de nuestras vidas y dan lugar a que seamos capaces de que resolvamos un problema o realicemos una actividad nueva. En definitiva, actúan como resortes que nos impulsan a actuar para conseguir nuestros deseos y satisfacer nuestras necesidades.

sorpresaAlgunas de las reacciones fisiológicas y de comportamiento desencadenan emociones innatas (sorpresa, miedo), mientras que otras pueden adquirirse. Unas se aprenden por experiencia directa, como el miedo o la ira, pero muchas emociones se aprenden de la observación de las personas de nuestro entorno, familia, amigos, etc.

Cuando oímos hablar de jugar en nuestra cara se dibuja una sonrisa. El papel del juego en la educación es evidente porque a partir de elementos de motivación extrínseca (medallas, recompensas, puntos, regalos, etc.) directamente ligados a la diversión y a la superación de una meta conseguimos incrementar la motivación intrínseca, la que sale de cada uno de nosotros. Según José Ignacio Bescós, experto en neurociencia, el cerebro reacciona de forma positiva a los estímulos del juego, lo que lleva al efecto positivo de cualquiera de la iniciativa de gamificacion, aplicada a la gestión de recursos humanos” y en este caso al ámbito de la formación

3. Es una técnica novedosa en el terreno de la formación en las Administraciones Públicas

Cuando digo novedosa no quiero decir que no se haya empleado. Si bien, no de forma generalizada, y hoy por hoy constituye una tendencia en la educación unida al uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación o TIC. Cada vez más las tendencias en el aprendizaje tanto formal como informal va unido a una participación más activa del alumno, bien sea de tipo individual o de forma colectiva, en equipo. La participación de alumnos, con carácter general, sólo se ha circunscrito a la superación del curso y por tanto a la obtención de una nota, diploma o documento que lo acredite.

El planteamiento que traigo aquí se trata de que el proyecto debe ser más ambicioso y debe abordar una mayor generalización y empleo de estas mecánicas del juego  en el desarrollo y ejecución de la parte practica del curso (realización de supuestos prácticos, talleres, resolución de problemas, superación de tareas o de cuestionarios tipo test).

Pero voy a ir más allá, no es necesario que las tareas o de los supuestos prácticos las asociemos a un videojuego. Podemos empezar por algo más sencillo, simplemente asociando su realización a la de un juego, como algo divertido, o como una competición o carrera para la obtención de una recompensa o mención.

Psicología inversa

Inclusive, empleando la piscología inversa y por el hecho de “compartir en forma de juego aquello que estimamos que ofrece una imagen adecuada o que nos gusta de nosotros mismos”, como postula Enrique Dans en su Blog.

4. Los empleados públicos somos competitivos

Con carácter general, los seres vivos, especialmente los mamíferos y los seres humanos en singular, somos competitivos. En este sentido, el propio sistema de reclutamiento de personal se plantea como una competición, se elige al mejor.

marathonY, con carácter singular, el sistema de selección de los empleados públicos, es decir, el acceso al empleo público consiste en procesos selectivos –oposiciones y concurso-oposición- que incluyen pruebas a las que se accede en concurrencia competitiva con los demás aspirantes. De la superación de estos procesos serán nombrados funcionarios de carrera o personal laboral fijo, aquellos que lo aprueban situándose en los primeros puestos, siendo estos últimos el número de plazas aprobadas en las ofertas de empleo público correspondientes.

Es decir, procesos competitivos, que pueden ser una de las mecánicas del juego, son connaturales al propio empleado público porque su sistema de selección ha sido por competencia con el resto de aspirantes presentados, salvo la excepción de puestos eventuales o cuya provisión puede estar abierta a personal que no sea funcionario de carrera o laboral fijo.

 5. Aprendemos más y mejor con menos esfuerzo

Lo asociamos a diversión y nos hace aplicarnos al máximo para ganar y a la par pasarlo bien. Incluso tareas que suponen un esfuerzo, como subir escaleras, se pueden realizar de forma divertida como se plantea en este vídeo.

Algunas afirmaciones que me han hecho ponentes de cursos al ver los resultados de talleres de prácticas en “modo gamificacion” son: “Nunca pensé que fuesen capaces de hacer todos los ejercicios del taller, sin embargo con el componente juego, ha sido posible”.

Si hay más compromiso y la superación de tareas o preguntas asociadas a la verificación de la transferencia del conocimiento y correcta comprensión de la materia objeto del curso está asociada a un juego, la participación en competencia con el compañero o entre equipos, resulta retadora, divertida y con un mayor componente de motivación intrínseca del los participantes.

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5 reglas para usar la videoconferencia en formación


Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

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El barniz 2.0 de Adolfo Suárez


// Gerardo Bustos //  

Creo que el homenaje más sincero que podemos hacerle a Suárez  es obtener sus mejores enseñanzas y ponerlas en práctica ahora. Para mí, una sobre todo: la escucha activa y, en función de eso, la capacidad de pactar y liderar un proyecto común, embarcando a la mayoría de la sociedad española. Un barniz de actitud 2.0, salvando las distancias.

Este país machaca en vida a sus héroes y los eleva a los altares cuando se van. Por eso no hay héroes vivos: desde la crítica o la indiferencia al vivo, se cruza el puente directo hacia el mito cuando fallece. Ambos extremos me parecen igualmente absurdos. Estos días abundan los homenajes a Suárez, lo cual está bien, pero deberíamos ahorrarnos la adulación artificial que perjudica la imagen del propio homenajeado.

Estos días hay hemorragia de frases generosas. Pero las más de las veces son generosas sobre todo para quienes las reparten gratuitamente, porque a muchos les sirve para salir del olvido, a otros para intentar reescribir algunos períodos de la transición y a unos terceros para ver si moviendo el árbol cae algún voto.

“Deprisa, deprisa”

Viví la presidencia de Adolfo Suárez en la universidad y en mi bautismo laboral en el diario “Pueblo”. Es decir, mi vida entonces, como la vida del país, se movía “deprisa, deprisa”, y así tengo que seguir viendo aquel período que enterró no pocos tópicos de la Historia de España.  Ahora se está analizando aquellos años con los ojos de hoy. Naturalmente, eso no vale, salvo para extraer enseñanzas.

Creo que hay que hacer el esfuerzo de analizarlo con ojos de entonces. Visto así, creo que la transición fue una obra colectiva, donde todos ejercieron su papel: involucionistas del régimen, reformadores del régimen, rupturistas contenidos y rupturistas sin más. Añadiendo a tan rica fauna los tonos grises, combinaciones, mezclas, matices e hibridación entre varias de esas etiquetas.

Precursor de la escucha activa

Y en medio de todo eso, un personaje valiente y ambicioso (confesado por él mismo), sin más plan que el convencimiento de que había que avanzar hacia la democracia. Manejaba un proyecto cambiante en beta permanente, alimentado con una enorme capacidad de “escuchar” e improvisar el siguiente paso en función de su constante escucha activa. En esa escucha activa, que reescribía cada día su hoja de ruta, es donde veo yo un barniz precursor de actitud 2.0, mucha antes de que las herramientas que hoy conocemos hicieran posible la extensión de la verdadera actitud 2.0

Grandes diferencias entre los dos momentos:

  • Entonces se trataba de salir de la dictadura, mientras que ahora estamos en régimen democrático.
  • Entonces había un proyecto común claro (la democracia), mientras que ahora no se percibe un objetivo común.
  • Entonces había ilusión política, hoy prima el desencanto.

Principales circunstancias paralelas:

  • Entonces había que lograr la democracia, ahora hay que apuntalarla y recuperar su esencia.
  • Entonces había que elaborar una Constitución válida para todos, hoy es necesario modificarla, redibujar la Constitución de 1978 adaptándola a nuevos tiempos y nuevas necesidades.
  • Entonces se supo “escuchar”, hoy hay unos medios que facilitan enormemente la  “escucha activa” si potenciamos el arca de la actitud 2.0.
  • Entonces, como ahora, había que devolver protagonismo a la sociedad; con la diferencia de que eso entonces implicó blindar los partidos políticos y protegerlos, mientras que ese paso ahora debe suponer democratizar los partidos y descafeinar las férreas estructuras jerárquicas de sus aparatos.
  • Entonces el propio régimen franquista tenía que aprobar el cambio de régimen, ahora el colectivo político tiene que asumir su sacrificio y dejar paso una renovación de ideas, ilusiones y personas.
  • Entonces y ahora es imprescindible involucrar a todos, un gran pacto.

En definitiva, el gran homenaje a Adolfo Suárez no debe ser otro que asumir la enseñanza del gran pacto, la implicación colectiva, la escucha activa, la profundización democrática, la renovación de personas, el saneamiento de los usos políticos, la cesión de protagonismo a la sociedad.

¿Pensamiento creativo en la Administración Pública?


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Toma de posesión

Gema T. Pérez Ramón

Aplicación práctica de las teorías de dirección: simplificar lo complejo, anticiparse a los acontecimientos, delegar en las personas. Todo ello es posible en nuestras organizaciones públicas.

En el nombramiento como funcionarios de carrera juramos o prometemos acatar y hacer cumplir la Constitución y el resto del ordenamiento jurídico. El cómo se deja libre de compromiso.

Ser  jefe significa saber pensar. Algo tan obvio no siempre es tan evidente.

Simplificar lo complejo

  • La inteligencia del directivo que trabaja en la Administración Pública ha de ser ante todo práctica, capaz de simplificar lo complejo: no existe una realidad blanca o negra, nos movemos ante una gran escala de grises. Ha de ser capaz de valorar el matiz, los detalles e incluso las excepciones, pero no perder la visión de conjunto, el global.

Esto es fácil de decir, pero muchas veces, muchos días, la presión por conseguir unos objetivos, las dificultades que van apareciendo, las incomprensiones de unos y otros o la no siempre conseguida comunicación, puede confabularse para perder esa visión global.

Aplicación práctica: los llamados planes estratégicos de los que disponen muchas Direcciones Generales deben ser recordados periódicamente a todos los miembros de la organización.

Anticiparse a los acontecimientos

  • Otro de los rasgos valiosos desde el punto de vista intelectual es la capacidad de anticiparse a los acontecimientos. El milagro de nuestra mente es que es capaz de recordar el pasado e imaginar el futuro. Y con toda seguridad, ese futuro imaginado dependerá de las vivencias pasadas.

Deberíamos ser capaces de utilizar la proyección: imaginemos, visualicemos.

Veamos lo que podría pasar y revisémoslo a escala mental.

Se pueden buscar alternativas. También en nuestras organizaciones públicas.

Cuando va pasando el tiempo anclamos nuestras ideas, nuestros pensamientos, nuestros esquemas mentales, llegamos a creernos poseedores de la verdad absoluta. Es entonces cuando aparece la rigidez, la maldita rigidez de las administraciones públicas.

Ya que contamos con una insuficiente tasa de reposición del 10%, no jubilemos las mentes de los que todavía estamos.

Aplicación práctica: la implantación del expediente electrónico está suponiendo desde hace años una auténtica proyección a futuro de a dónde queremos llegar y se han planteado y se plantearán alternativas permanentemente.

Delegar en las personas

  • Trabajamos en una organización jerarquizada (art.103.1 CE) en la que las instrucciones emanan de los órganos directivos y los órganos subordinados las ejecutan. Y este modelo llega a todos los niveles. Se podría equiparar, aunque jurídicamente no es lo mismo, a la idea de delegar en las personas.

Dice Stephen Covey (“Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”) que el buen delegar transforma al subordinado en un individuo capaz de acometer tareas complejas con cierta autonomía.

La experiencia administrativa me lleva a poder afirmar que quien mejor conoce los procesos, los procedimientos, las aplicaciones informáticas y las reacciones de los ciudadanos a los que nos debemos, son quienes trabajan diariamente en nuestras oficinas. Los subgestores, los jefes de explotación, los jefes de sección, etc

El jefe que tiene a su cargo colaboradores con mayor experiencia que la suya en una especialidad deberá admitir sus ideas, sus pensamientos, sus proyecciones. Se trata de la llamada orientación al logro en la que el jefe aprende a confiar en sus colaboradores  porque hay un compromiso con el trabajo, con la organización e incluso con la propia satisfacción laboral.

Aplicación práctica : en Catastro estamos realizando este mes de marzo de 2.014 un cuestionario individualizado y anónimo a los casi 500 funcionarios que trabajan en las oficinas de atención al público en el que se les pregunta sobre posibles fallos en el servicio: en su organización, en los espacios y medios, en los procedimientos, en el equipo de personas que atiende al ciudadano. A partir de sus respuestas, nos replantearemos el modelo.

Estimular el pensamiento creativo

El pensamiento creativo puede fluir de forma natural (difícil), pero también puede ser estimulado: cuánto más se utilice más fluirá. Juguemos con las ideas con el fin de que nazcan otras nuevas, distintas, mejores o peores, ya se verá. El futuro no siempre es predecible, se puede inventar, crear.

Despertemos a las organizaciones públicas a la flexibilidad, a  pensar viendo lo general, a generar nuevas ideas, siendo creativos.

Cuando creíamos que teníamos todas las respuestas, 

de pronto,

cambiaron todas las preguntas.

(Mario Benedetti)

 

5 razones para emplear el Espacio Abierto en las Administraciones Públicas


Fuencisla Gaitero

Entre tanto clima de reforma en las Administraciones Públicas, reunión de expertos, investigaciones,  estudios y tiempos de cambio me parece muy oportuno traer en este artículo las bondades y beneficios de una dinámica de grupo que aplicada a un ámbito concreto de la gestión, a un proyecto existente o futuro o incluso para resolver un conflicto puede ser bastante efectiva: La técnica del Espacio Abierto, también conocida como Open Space.

wikipedia: Open Space meeting at NASA Goddard Space Flight Center

wikipedia: Open Space meeting at NASA Goddard Space Flight Center

Lo cierto es que he asistido a numerosos seminarios, jornadas y cursos a lo largo de mi carrera profesional, incluso sobre materias como innovación y creatividad. Sin embargo, nunca es tarde para reencontrarse con algo así. Tuve ocasión de conocer y aplicar esta dinámica de grupos hace poco más de un año en una reunión internacional sobre intercambio de experiencias, buenas prácticas y análisis de las últimas tendencias sobre el proceso de la enseñanza aplicada al aprendizaje en las organizaciones. Esta dinámica comenzó a utilizarse a finales de la década de los años 80 por Harrison Owen en Estados Unidos.

Estamos hablando de promover la innovación y la creatividad en las Administraciones Públicas. Estamos hablando de gestionar el cambio. Ni los empleados ni los directivos públicos están acostumbrados a trabajar de esta manera y aunque la técnica está pensada para grupos numerosos, también podría aplicarse a equipos y a grupos de trabajo no excesivamente pequeños.

Hoy más que nunca debemos innovar desde dentro, eso sí, sólo donde resulta necesario. No cambiemos si algo funciona porque podríamos generar un despilfarro y en este sentido, sobran los ejemplos.

Se trata de una dinámica de trabajo en equipo que considero como un soplo de aire fresco porque fomenta la colaboración, la creatividad en la búsqueda de nuevas vías y alternativas, el intercambio de opiniones basado o no en experiencias reales y sobre todo la participación activa de todos los que están en el grupo. A lo que además se puede sumar la ayuda por la diversidad y heterogeneidad en los puntos de vista, perfiles y experiencias de los asistentes.

Las razones

1. Necesitamos involucrar e integrar a todos los empleados públicos en sus equipos de trabajo, en la organización y en especial en la Administración Pública

El actual sistema de reclutamiento o de selección de personal funcionario o laboral en las Administraciones Públicas está basado en sistemas individualistas de aprendizaje y desarrollo de tareas.  A lo que se une que la formación y perfeccionamiento que en mayor medida está implantado en las Administraciones Públicas no fomenta de forma generalizada el trabajo en equipo dado que emplea las mismas técnicas y métodos obsoletos de siempre: aprender individualmente lo que te enseña un experto.

2. Las buenas ideas y nuevas propuestas surgen también desde abajo hacia arriba

El que más conoce el proceso, procedimiento o incluso problema es el que está inmerso en él. Para que un proyecto o solución sea posible no podemos olvidar a todos y a cada uno de los que intervienen o participan en él. ¿Qué es lo que quiero?. ¿Qué es lo que necesito?. Todas esas preguntas y la consiguiente obtención de su respuesta deben planteárselas todos y cada uno de los grupos de interés. Con carácter general, los proyectos gestados desde dentro de las Administraciones Públicas son los que menos problemas han tenido en su implantación y los que más han cubierto las necesidades.

3. Tiene una parte positiva si se piensa en los grandes procedimentalistas de la Administración: También existen reglas

Hay un cierto procedimiento reglado y esto da una cierta confianza al burocrático mundo administrativo en el que estamos inmersos. Parece que todo procedimiento o proceso en las Administraciones Públicas tiene reglas o normas que han de aplicarse. En el mundo administrativo tenemos leyes, reglamentos, manuales de procedimiento interno, guías de uso, etc.

Muchas son necesarias y garantizan la equidad, igualdad pero a veces son excesivas y crean ineficacias.

 4. Fomenta la transparencia y la comunicación intra-equipos, inter-equipos y dentro de las organizaciones

Cuando las decisiones son compartidas y alguien ha sido partícipe de un proceso de toma de decisiones lo hace suyo, lo interioriza y lo asume. Así nos alejamos de las imposiciones y de considerar una obligación algo que debemos hacer solo porque lo dice el jefe. Un proceso participativo fomenta además la corresponsabilidad de todos y cada uno de los intervinientes en la puesta en práctica de la solución acordada.

Evidentemente no todos los temas valen, pero la práctica y la experiencia irán estableciendo el camino.

5.     ¡¡¡Albricias!!!: Se obtienen soluciones y conclusiones

Si a las mismas les sumamos una correcta distribución de roles y tareas habremos casi logrado el objetivo. Por supuesto, queda la puesta en práctica y el seguimiento y evaluación de los resultados obtenidos.

Y ahora toca averiguar cómo organizamos un Espacio Abierto:

La técnica

Cuatro reglas

  • Cualquier tema pude ser objeto de debate,
  • Cualquier persona puede participar en el grupo,
  • El número de personas por grupo no tiene límite y
  • Cualquiera que este en un grupo de debate puede permanecer en él o irse a otro si así lo desea.

Muchos definen esta dinámica como la “deconferencia”, es decir, no hay ningún tema…hasta que los asistentes proponen uno.

La ley

 Si sientes que no estás aprendiendo o contribuyendo en nada, usa tus dos pies. Vete a otra reunión donde puedas aprender o contribuir.

El desarrollo

Daremos 5 o 10 minutos de debate entre grupos para que surjan aportaciones o ideas sobre temas de interés o que deban solventarse.  Tras los cuales dichos temas se propondrán en público y alguien los apuntará en alguna pizarra o corcho. Una vez ya no se reciban más propuestas, se organizarán los grupos por cada tema o, si así se decide, por los más votados y se formaran equipos cada uno de los cuales será moderado o “facilitado” por el proponente del asunto o por un voluntario que se ofrezca. El tiempo de reunión de cada uno de los grupos es libre, puede ser desde 30, 45 minutos o hasta más de una hora. Se trabajará en cada grupo debiendo el facilitador apuntar las ideas, sugerencias, soluciones y demás aspectos relacionados que sean aportados por los participantes.

Es importante que se cumpla la Ley de los dos pies. Si no contribuimos o escuchamos lo que nos interesa, podemos y debemos cambiar de grupo.

Las conclusiones

Todos los asistentes se reúnen en la sala inicial debiendo explicar el facilitador o moderador del grupo las principales ideas o posibles tareas y actividades que se han propuesto en su grupo para resolver el problema tratado o para abrir las vías de inicio o desarrollo de un proyecto.

Os animo a practicarlo y a que compartais vuestras experiencias en el uso de un “Espacio Abierto” …