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Gain time for yourself in 12 steps


by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.

 

Anson 2016

Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

Ansón 2016

Ansón 2016

Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

Ansón 2016

Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

Ansón 2016

Ansón 2016

Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. “I have to get there in 30 minutes.” Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.

 

8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

Ansón 2016

We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.

 

11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. “I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.”

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.

Conclusion

Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

Anson 2016

Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during “free” time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.

 

Ansón 2016

12 trucos que te harán ganar tiempo para ti mismo


Por @Antonio_Anson, para Yolanda

Para esos momentos en que sabemos que tenemos una tarea pendiente pero no logramos concentrarnos. Es ese momento en que cualquier cosa es entretenida, menos lo que pretendemos hacer, y cualquier zumbido, pitido o musiquilla procedente de nuestro móvil es irresistible. Es entonces cuando nuestra voluntad de hacer las cosas se pone verdaderamente a prueba.

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Antonio Ansón 2016

Como homenaje a todos los que se esfuerzan en estudiar en solitario en sus casas o donde pueden, vayan estas sencillas reglas para llegar a concentrarse, mejorar tu productividad personal y lograr tus objetivos vitales.

1. Ve por delante: crea tu propio programa.

Si quieres ir por delante debes dedicar un tiempo a pensar con calma en la materia a estudiar. Invierte tiempo en comprender cuánto esfuerzo puede requerir. Compáralo con tu tiempo disponible. Sé realista al calcular el tiempo que le vas a dedicar y al programar tus horarios. Cada día antes de empezar, convierte tu programación en unas tareas concretas para hoy, en un horario realista.

Disponer de un programa de trabajo te ahorra los costes de decidir en cada ocasión lo que tienes que hacer. Tener un patrón también te ayuda a decidir en cualquier momento si tu tiempo no puede invertirse mejor en otra cosa. Es como tener disponible una visión panorámica sobre lo que estás haciendo.

2. Crea tu propia sensación de urgencia.

Anson 2016

Ansón 2016

Nada peor que tener la sensación de que tenemos mucho tiempo para hacer algo. Eso nunca es cierto cuando se trata de adquirir nuevos conocimientos. El tiempo que le vas a dedicar es limitado y valioso. Si empiezas a escuchar tu reloj interior, sentirás la llamada a la acción.

Se trata de cumplir tu programa de estudio sin abandonar tu vida. Y cuando comprendas eso, verás que tienes que dedicarle un tiempo limitado, porque hay otras muchas cosas interesantes que quieres hacer.

3. Debes atarte al palo mayor.

Ulises no dudó en atarse al palo mayor para vencer los cantos de sirena. En tu caso, no es necesario que te ates materialmente a la silla, pero sí que dispongas de un lugar de estudio. El llegar a conquistar este espacio para el estudio, facilitará las cosas. Llegará a ser parte del hábito de estudio.

4. Clasifica tus tareas.

Divide el trabajo en tareas concretas a realizar en el día. No olvides la consigna de divide y vencerás.

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Ansón 2016

De este modo, disminuye la resistencia mental. Te vas a enfrentar a una lista acotada de tareas para hoy, no a la inagotable lista de buenas acciones para este año.

Identifica entre estas tareas las que son más difíciles y las que te cuestan menos esfuerzo. No te olvides de las pequeñas cuestiones. Ponlas por separado: hay que hacerlas, pero son una distracción y un ladrón de tiempo para tu tarea principal.

5. Primero, lo que más te cuesta.

No lo dudes. A primera hora, cuando estás más despejado es el momento de enfrentarse a las tareas más difíciles. Es el momento de abrir camino en una selva de conceptos. Otras tareas más rutinarias deben quedar para otros momentos.

No siempre primera hora significa a primera hora de la mañana. Pero el comienzo de tu espacio de estudio, sea en el horario que sea, es el mejor para abordar la tarea más difícil o la que menos apetece.

6. Rellena los huecos.

Cuando quieres ganar tiempo tiene que aprender a provechar los vacíos que se crean a lo largo del día. Una adecuada clasificación de tus tareas te permitirá destinar esos breves espacios a tareas rutinarias de archivo, copia, enviar un correo o hacer un ejercicio más de la materia que estudias. Consulta tu lista. En ella debes reservar un espacio para pequeñas tareas.

7. Desafíate.

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Ansón 2016

Plantéate el estudio como un juego de desafío. Calcula las posibilidades de mejorar tus tiempos si actúas con absoluta concentración. Piensa en ganar unos minutos para el descanso. No pienses en todo el temario, sino solo en las tareas del día.

Establecer marcas intermedias es bueno. “Tengo que llegar aquí en 30 minutos”. Introducir nuevas técnicas de estudio para memorizar aspectos difíciles o esas inevitables listas que hay que recordar, es divertido, además de un desafío.

 

8. Evita distracciones.

Controlar la sensación de paso del tiempo es muy importante para la concentración. Si mides tu grado de avance, asignando un tiempo razonable para alcanzarlo, esto hará que el tiempo pase muy rápido, mientras cumples con lo que te has propuesto.

Para eso es fundamental evitar las distracciones. Alejar materialmente de nuestra mano los dispositivos, salvo los que estemos usando para trabajar, y quitar el sonido a las aplicaciones, son reglas básicas a seguir. Si usas un portátil o una tableta, ¡cierra todas las aplicaciones que no necesitas ahora mismo!

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Ansón 2016

9. Rodéate de cosas que te hagan sentir bien.

Estamos haciendo lo que debemos, pero, ¿nos sentimos bien? A estas alturas no vamos a engañarnos. Nos sentimos bien cuando lo hemos conseguido, pero mientras nos estamos esforzando nos cuesta percibirlo. Por eso, rodearse de las pequeñas cosas que nos gustan (el televisor no cuenta 😉 ), ayuda a conquistar el espacio y a mandarnos un mensaje de que todo va bien.

10. Descansa.

Uno de los errores más comunes es tratar de compensar el tiempo perdido o el que no hemos podido dedicar a la tarea planeada. Prolongar el periodo de estudio habitualmente para recuperar el tiempo perdido no hace sino desgastarnos inútilmente. En realidad solo produce un efecto: acallar nuestra conciencia. Si no cumples lo planeado en tu hora límite, más vale dejarlo ahí y tomar nota para la siguiente oportunidad.

11. Establece recompensas.

La concentración e intensidad en la realización de las tareas proyectadas merece siempre una recompensa. Especialmente cuando la que realmente esperamos tardará en lograrse y solo si hemos cumplido todo nuestro plan de trabajo. Por eso, la mejor recompensa es tiempo para nosotros mismos. Si ganas tiempo porque tu productividad está aumentando, regálate tiempo para ti. “Voy a avanzar más rápido. Si lo consigo, hoy termino antes.”

12. Mide tu avance.

Es tu última tarea del día. Antes de abandonar el barco, abre la libreta donde está tu plan de estudio y las tareas que tenías previstas para hoy. Mira con tranquilidad lo que has hecho y confróntalo con lo que te propusiste. Sin dramatismo. No debe darte miedo.

Tu programación es tuya y debes revisarla cuando creas que no te sirve para alcanzar lo que te has propuesto. Es simplemente una herramienta de información que debe decirte dónde estás ahora mismo y cuanto te falta para alcanzar lo que te has propuesto.

Conclusion

Sea cual sea tu trabajo, debes poner en valor tu tiempo de trabajo y de ocio. Para eso,  encontrar tu modo de programarte es un paso adelante. Y una ventaja comparativa, respecto de quienes no lo hacen. No es nada extraño, ni complicado. La mayoría de nosotros hacemos una lista de la compra porque sabemos que así perdemos menos tiempo y que la posibilidad de olvidar algo importante es menor. Se trata de extender esta costumbre a las actividades principales de nuestra vida. Nada más.

Anson 2016

Ansón 2016

Self-disclosure: debo reconocer que para elaborar este post, la tarea tuvo que ser incluída en mi programa de actividades para mi escaso tiempo “libre” (punto 1). Además apliqué a rajatabla las reglas 6, 7 y 8: fue elaborado en los tiempos “muertos”, me lo planteé como un desafío, y evité distracciones, silenciando el teléfono y la tableta.

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Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

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@Antonio_Anson

Remedios para directivos públicos estresados. Perfeccionando el arte de reunirse: cuando eres tú el convocado.

Antonio Ansón 2013

Antonio Ansón 2013

En este post analizamos con un poquito de humor y una ligera exageración las situaciones que se plantean cuando tú eres el convocado a una reunión en una Administración Pública. Y, sin duda, no solo en una Administración Pública. Por supuesto, aunque es tentador decir aquello de “basado en hechos reales” lo cierto es que cualquier parecido con una situación que afecte a personas reales solo será una mera coincidencia, ya que la imaginación del autor ha trasladado sus experiencias al papel convirtiéndolas en hechos imaginarios desligados de cualquier acontecimiento vivido.

Por lo demás, vamos a atender dos aspectos de las reuniones que debes dominar si eres convocado: el orden del día y su duración.

El orden del día de la reunión

Tu primera tarea es averiguar si hay un orden del día. Hazlo desde que conozcas la existencia de una reunión.

Primer escenario. Hay un orden del día y es conocido. Normalmente, se habrá enviado junto a la convocatoria. Quizá el tema central de la reunión ya es conocido por las partes (aun así es deseable un desglose en el orden del día, pero, en fin…).

Lo primero que debes plantearte es si el asunto principal o alguno de los puntos del orden del día te concierne. Porque si no es así, ya estás llamando para disculpar tu presencia, con la mayor cortesía pero sin la menor vacilación. Ahora ya sabes que vas a perder miserablemente el tiempo. Tu tiempo de trabajo. Si no actúas, luego no te quejes diciendo que no llegas a todo. La solución correcta es, de una u otra manera, la no asistencia. Si solo te afecta un punto menor, negocia asistir a partir de un momento próximo al que previsiblemente ese punto sea abordado.

Segundo escenario. Como todo puede ir a peor, quizá no hay orden del día.

Esta situación es más habitual si el que te convoca es tu jefe directo. Es sabido en la Administración Pública que los subordinados son capaces de leer en la mente de sus superiores, aunque estos no les hablen primero. Por supuesto, esto dice mucho a favor de las capacidades de los subordinados y poco o nada a favor de los jefes ;-). Curiosamente, estas son las más difíciles de evitar. Aún así, vale la pena intentarlo. Con sinceridad, muéstrale a qué ibas a dedicar el tiempo que reclama para la reunión (a través de un correo, una llamada, un comentario oportuno). Quizá vea que lo que te ocupa es más urgente o importante que sentarse alrededor de una mesa a divagar. Incluso puede impulsarle (quizá para una ocasión futura) a marcar un orden del día de la reunión. Pero no es recomendable llegar al extremo de fingir sentirse enfermo. Te van a preguntar tantas veces “¿cómo te encuentras?”, con el riesgo subsiguiente de meter la pata, que no vale la pena.

Pero, ¿y si no es tu jefe el que convoca? Entonces, debes desplegar una maniobra evasiva desde el primer momento, momento en que presumo que has llamado al convocante y te ha salido diciendo que “hay que repasar juntos”… no sé qué vaguedades. La táctica correcta es no concretar tú tampoco el momento de la reunión. No se trata de ofender a nadie diciéndole que hasta que no tenga un asunto concreto que tratar no te vas a sentar con él. Sino más bien, de protestar que ese día no me viene bien, ni el otro, dejarlo para llamarnos más adelante para concretar… lo que sea, menos una fecha concreta para un asunto inconcreto.

La duración

Puede que la convocatoria fije una duración determinada o aproximada. Si no se cumple, puedes levantarte una vez sobre pasado el tiempo previsto con una excusa más o menos cortés, que no importa si es creíble o no. El hecho es que se ha agotado el tiempo que puedes dedicar a esa reunión y nadie puede reprochártelo.

Lo más habitual, sin embargo, es que se fije la hora de comienzo sin límite de tiempo. Frente tan latina costumbre, la virtud podría estar en retrasar la reunión hasta una hora en que no haya más remedio que levantar la sesión en un tiempo razonable. Al acercar al horario habitual de comida el comienzo de la reunión, como las 13:00 horas por ejemplo, se asegura que transcurrida una hora haya una cierta inquietud en el auditorio, para desembocar en franca intranquilidad y, por qué no decirlo, prisa enorme por terminar, cuando llegan las 14:30. El mundo no es perfecto. He conocido reuniones en que los participantes seguían pegados a sus sillas a las 15:30, sin aparente prisa. Pero no es lo habitual.

Las 5 reglas de oro

1. Si el orden del día no es de tu incumbencia, discúlpate y no asistas.

2. Si te convoca tu jefe sin orden del día, hazle ver que tienes otros asuntos que ocupan tu tiempo.

3. Si no hay orden del día, nunca llegues a concretar el momento de la reunión.

4. Si hay fijada una duración prevista de la reunión, una vez sobrepasada, puedes disculparte e irte.

5. Si no hay límite de tiempo, asegúrate de concertarla a una hora en que no haya más remedio que levantar la sesión en un tiempo razonable.

Como puede verse, una reunión no es lugar para indecisos.

Una reunión es una gran herramienta para avanzar en temas complejos o con grandes implicaciones, siempre que la reunión sea preparada con esmero, determinando y comunicando con tiempo los asuntos a abordar, buscando resultados concretos y concluyendo con tareas concretas y responsables de ellas. De lo contrario, las reuniones se convierten en una gran herramienta… pero de perder el tiempo.

¿Qué opinas? ¿Las reuniones sirven para algo más que perder el tiempo? ¿Cuál es tu experiencia?

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@Antonio_Ansón

Remedios para directivos públicos estresados. Perfeccionando el arte de reunirse: cuando eres tú el que convoca la reunión

Reunión

Antonio Ansón 2013

Las reuniones son un mal necesario. Pero el reunirse y obtener los resultados deseados es un arte difícil de dominar. Para empezar, si eres tú quien convoca la reunión, hay unas reglas básicas que debes conocer y aplicar con decisión. Sin hacer un gran esfuerzo de profesionalidad las reuniones no sirven para nada y, sobre todo, hay mejores alternativas que reunirse. Ten presente que las reuniones, especialmente en la Administración, no solo no suelen ser eficientes, es que en muchos casos no son eficaces.

1. No celebres una reunión sin orden del día

¿Sería posible reunir varios profesionales alrededor de una mesa en las horas centrales de trabajo sin que ninguno sepa a ciencia cierta qué hacen allí y sin que sea una película con asesinato incluido? En la Administración, sí.

Nada más ridículo que convocar a un grupo de personas sin comunicarles el objeto de la reunión o haciéndolo de forma imprecisa. Solo tiene sentido una reunión si hay un orden del día comunicado con antelación. Incluso si convocas a tus colaboradores más cercanos, debes comunicar anticipadamente los asuntos a tratar en la reunión.

Esto no impide que haya reuniones para reflexionar sobre un tema, abrir nuevos caminos o estimular la creatividad. También se puede advertir esta finalidad al convocar. Pero, desgraciadamente, en la Administración Pública la mayoría de las reuniones son para la toma de decisiones (aunque los participantes parecen no saberlo).

Conocer el orden del día de la reunión con tiempo permite preparar los temas a debatir, lo que facilita que se obtengan resultados. Los “sustos” pueden ser divertidos, pero productivos…no.

2. Reflexiona bien quién debe asistir, antes de convocar

Ni uno de más, ni uno de menos. No te llevará mucho tiempo y ahorrarás muchos disgustos.

Tan indignante es que te excluyan de una reunión a la que debes asistir, como que te hagan ir a otra en la que no pintas nada (el temido efecto “ese techo necesita otra mano de pintura”) o lo pintas todo (monigotes sobre el papel de la convocatoria).

Si todavía tienes alguna duda, calcula en términos de coste salarial (aunque sea de forma aproximada) lo que cuesta una hora de reunión, en función de los asistentes. Cuéntate a ti mismo y tus colaboradores. El resultado es motivadoramente desincentivador.

3. Determina la duración aproximada de la reunión y ajústate a ella

Mide bien el tiempo que se va a dedicar a cada punto del orden del día. No todos tienen la misma importancia y todos deben tener un tiempo limitado.

No dejes que se convierta en una reunión al modo “Comunidad de Propietarios”. Ruegos y preguntas no es el lugar para tratar el tema de más interés (o lo que es peor, el único tema de interés).

Desengáñate: El tiempo de más que dediques al punto anterior, inevitablemente se añade a la duración de la reunión. No se va a recuperar, salvo que renuncies a otro punto del orden del día.

4. Dirige la reunión y las conclusiones

Dirige el debate para orientarlo. Hay que llegar a un resultado en cada punto del orden del día, si es posible.

Para conseguirlo:

Controla el tiempo.

Interrumpe a quien se extienda demasiado o se repita en exceso. No permitas que se desvíe la atención de lo que se está tratando, por más interesante que parezca la anécdota.

En las reuniones siempre hay camuflado alguien que saldrá contar una batallita en el momento mas inoportuno ¡Identifícalo! Hay que marcarlo de cerca.

Señala con claridad el momento de pasar a otro punto del orden del día: alargar el debate innecesariamente no garantiza una decisión mejor.

Cierra la reunión recapitulando las conclusiones de cada punto y estableciendo con claridad las tareas a realizar y quién va a responsabilizarse de cada una ¿Quién no ha asistido a una reunión en que al levantarse nadie se siente responsable de nada de lo acordado?

Por último, envía un acta con las conclusiones de la reunión. Un acta breve y que vaya al grano: se trata de que la lean y recuerden lo acordado. He leído actas que no solo reflejan los debates con la minuciosidad del pesado vocacional (“fulanito dijo que tal a lo que menganito contestó airado alegando que cual, pero el primero repuso…”), sino que hasta los estornudos se describían. Los folletines hay que dejarlos para mejor ocasión.

La regla de oro: sólo hay que convocar una reunión si es absolutamente necesario.

¿Tú, qué opinas? ¿Es un buen método de trabajo? ¿Es productivo? Cuéntanos tus experiencias. Será interesante compartirlas y así evitar errores o aprender buenas prácticas.

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