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#DirPro Dirección Pública, ¿Para qué?


Elegimos representantes políticos para que tomen decisiones políticas. El papel de la administración pública es trasladar esas decisiones a realidades sociales. Si el gobierno decide que es bueno invertir en un determinado bien público (p.ej. sanidad, seguridad, vivienda), la administración pública (ministerio, agencia, empresa pública) es la llamada a traducir esa política en decisiones y acciones que eficientemente la hagan realidad. Aquí lo que se pretende discutir es si no es mejor para los ciudadanos y contribuyentes que la dirección de la administración pública sea profesional y políticamente neutral.

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Están plenamente establecidas las ventajas de una dirección profesional y de la separación de las carreras de políticos y funcionarios en la literatura sobre administración pública.  Esta es la principal conclusión del estudio de los profesores Dahlstrom y Lapuente, donde se demuestra la correlación entre los sistemas clientelares de administración pública (es decir, que dependen del grupo en el gobierno)  y un mayor grado de corrupción. Algunos países hicieron una transición temprana en el siglo XIX desde sistemas clientelares a profesionales mediante la separación de las carreras de políticos y funcionarios para frenar los niveles relativamente altos de corrupción que existían (es el Caso de Reino Unido e Irlanda, y también está presente en Países Bajos, Dinamarca y Noruega). Estos países ofrecen menores índices de corrupción que los que no separaron políticos y funcionarios. «La meritocracia fue una causa —no el resultado—de un Estado menos corrupto», concluyen los profesores en su libro.

La consolidación de las carreras de los altos cargos a la sombra de los partidos políticos en el poder es un hecho en España. En el Estudio sobre la Meritocracia en España promovido por la Fundación Hay Derecho se llega a esta conclusión al analizar una muestra representativa de entes públicos estatales. 

España es un ejemplo de sistema clientelar porque al llegar un nuevo gobierno, éste “renueva” todos los altos cargos, y estos a su vez a los otros cargos directivos. El aterrizaje de un nuevo gobierno provoca un efecto en cascada que empieza con el nombramiento de los secretarios de estado y termina con los subdirectores generales y otros puestos de libre designación, en un proceso que puede durar varios meses. Mientras, nada ocurre. Nada, en el sentido de que ningún proyecto importante de la administración (entiéndase importante para los ciudadanos, que son los que pagan), va a ser continuado porque se sabe que será repudiado en breve por los siguientes al mando.

Esta situación, característica de países en desarrollo, se mantiene en España como si fuese normalidad democrática y no un rotundo despilfarro de los recursos públicos. En empresas privadas un cambio en la propiedad sin duda representa cambios en la alta dirección, pero raramente en la parte profesional. ¿Se imaginan que un cambio de presidencia en un banco terminase cambiando a una buena parte de los directores de sucursal? No se consiguen objetivos de negocio colocando a tus afines en todos los cargos sin preocuparte de si tienen o no las habilidades para ejercerlos. En cambio, los grupos políticos lo tienen claro. Tienen que devolver favores y colocar a sus afiliados en todas las posiciones relevantes. El primer valor requerido la lealtad del nombrado, no su capacidad, experiencia o profesionalidad, en suma.[1]

El anteproyecto de Ley de Función Pública de la Administración General del Estado (AGE) es una gran oportunidad para cambiar esta situación. Y la crisis del COVID-19 está siendo una lección para todos. Necesitamos funcionarios de primera línea que respondan tanto en tiempos de emergencia como de normalidad con conocimiento y experiencia acumulada en sus posiciones. Precisamos de un sistema meritocrático que coloque a los mejor preparados en las posiciones más relevantes de la administración, no solo a funcionarios sino también a otros profesionales con vocación por el servicio público.

Si se quiere progresar como país, si se quiere desterrar la corrupción, si se quiere mejorar los servicios públicos tanto como deseamos, necesitamos responsables profesionales cuyo trabajo sea precisamente gestionar lo público en beneficio de todos.

Establecer una dirección pública capaz de frenar la corrupción y mejorar los servicios públicos tiene potencial para mejorar la vida de los ciudadanos españoles. 

 CADA MARTES: cada martes abordamos uno de los temas de debate sobre dirección pública profesional. (Aclaración solicitada: El debate está enfocado al anteproyecto de ley de función pública de la AGE, por lo que en general los textos se refieren a la situación en la AGE o a aspectos comunes a todas las administraciones públicas.)

Nos interesa conocer tu opinión.

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[1] Hasta en la serie Los Soprano (no confundir con Los Serrano) el capo mafioso designa sus capitanes por su capacidad para hacer funcionar el negocio. Por razones obvias, la lealtad es fundamental en este tipo de negocios, lo que traza un irónico paralelismo con el nombramiento clientelar.

El experimento de la Renta Básica en Finlandia


Por Antonio Ansón

La búsqueda de modelos más eficientes de financiación de la seguridad social llevó introducir en Finlandia en los años 2017 y 2018 una renta básica dirigida a un colectivo de desempleados. La seguridad social finlandesa (Kela) publica ahora sus resultados preliminares (The Basic Income Experiment 2017–2018 in Finland. Preliminary results Olli Kangas, Signe Jauhiainen, Miska Simanainen, Minna Ylikännö -eds.), asegurando que en 2020 habrá un estudio completo.

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El experimento

El experimento debería ayudar a contestar tres cuestiones: (i) como rediseñar la seguridad social para hacer frente al cambio de la naturaleza del trabajo; (ii) si puede el sistema ser rediseñado de manera más participativa y con mayor incentivo hacia el empleo; y (iii) si puede reducirse la burocracia y el complicado sistema de beneficios sociales.

Se seleccionaron de manera aleatoria 2000 personas de un colectivo de aproximadamente 175.000 desempleados. Estos comenzaron a percibir una renta básica de 560 euros mensuales desde 1/1/2017 hasta el 31/12/2018, en lugar del subsidio de desempleo. Esta renta no la perderían, caso de encontrar empleo.

Los resultados preliminares

  1. El empleo

Respecto del empleo no hay diferencias entre los que recibieron la renta básica y los que permanecieron en el sistema de desempleo de la seguridad social. No se observan diferencias significativas en cuanto a los días que permanecieron desempleados, ni hay diferencias en cuanto a los beneficios recibidos de la seguridad social que no puedan ser explicadas por razones diferentes a la renta básica.

2. El bienestar

Por el contrario, sí que hay diferencias significativas los indicadores de bienestar a favor de los que recibieron la renta básica, respecto de los que siguieron cobrando el subsidio de desempleo y otros beneficios sociales.

Los que recibieron la renta básica, se sienten más saludables, tienen más capacidad de concentración y no pierden tanto la capacidad de disfrutar con las cosas que antes les gustaban. Además, confían con mayor frecuencia en que van a encontrar empleo en los siguientes 12 meses y, claramente, sienten menos estrés que quienes, en su situación, no percibieron la renta básica.

Lo que nos falta por saber

Lo publicado es necesariamente parcial debido a la falta de datos. Sin embargo, ya se vislumbra que una renta básica universal (UBI, por sus siglas en inglés) no es creadora de empleo en el corto plazo. Al fin y al cabo, el experimento se ha ceñido a dos años. Sin embargo, el hecho de que haya conseguido una mejora en el bienestar de los que la perciben, apunta que en el caso de un gran desempleo provocado por la automatización de muchos de los trabajos existentes, puede ser considerada como una opción.

Los que han recibido la renta básica destacan el alivio burocrático que ha supuesto para ellos. Aún así, la solución debe ser integral e incluir a las prestaciones familiares por hijos si se quiere evitar papeleo burocrático (en el experimento todos cobraron por igual a pesar de que una parte tenían hijos. Estos tuvieron que solicitar estas ayudas aparte). No se conoce todavía cómo ha resultado su gestión para la seguridad social, aunque intuitivamente, parece más fácil de gestionar que los sistemas actuales de desempleo y beneficios sociales.

Los directores del estudio ya señalaron que la muestra no es suficientemente representativa para obtener respuestas a todas las cuestiones planteadas. Aún así, disponer de este estudio ayuda que el debate sobre la posibilidad de una renta básica universal se base en datos y no en opiniones y creencias.

Necesitamos saber más sobre cómo responder a los desafíos actuales que nos presenta el futuro inmediato,  sin esperar más. Estos estudios son realmente útiles y los gobiernos y responsables de la administración pública deberían tomar buena nota de ello. Al fin y al cabo, arrojan luz sobre lo que nos espera, digan lo que digan Tirios y Troyanos en Twitter.

 

 

Algoritmos y Administración Pública: no a los robots supremacistas


Por Antonio Ansón

Los algoritmos lo van a tomar todo. Lo están tomando todo. Pero, ¿son sus sesgos inevitables? Desgraciadamente, más inteligencia artificial no garantiza más libertad o igualdad. Nadie quiere un futuro de robots supremacistas, racistas o sexistas que amplifiquen lo peor de nuestras sociedades. La Administración Pública va a jugar un papel muy importante en la vigilancia de las condiciones en que la libertad y la igualdad pueden ser efectivas.

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Blue. Chad Ajamian

Los algoritmos y sus ¿inevitables? sesgos

En estos años estamos viendo el desarrollo de los algoritmos que nos acercan a la inteligencia artificial a una velocidad sorprendente -inesperada solo hace unos pocos años. También hemos podido leer sobre los sesgos que parecen acompañar a su evolución y que se ven amplificados por el algoritmo.

Los modelos predictivos amplifican los sesgos que contienen los datos. Así puede verse en el reciente estudio de la Universidad de Virginia Men Also Like Shopping (1). Un recomendable artículo de Javier Salas en El Pais (2), mostraba palpables ejemplos de cómo los sesgos están afectando  a los modelos predictivos actuales y las dificultades para detectarlos y corregirlos.

Más inteligencia artificial no garantiza más libertad o igualdad

La automatización de las sociedades avanzadas está siendo un fenómeno imparable que es visto con esperanza y con desconfianza a la vez. Los algoritmos de los que hablamos son esas sofisticadas instrucciones de programación que rigen el funcionamiento de los sistemas informáticos. Y los más sofisticados de ellos permiten que las máquinas puedan aprender a pensar por si mismas.

Pero, ¿que ocurriría si estos algoritmos que nos hacen la vida más fácil se equivocan en contra de un grupo, de una raza, de un género, de una legítima opción política, de una elección vital?

Virginia Eubanks presenta en su libro Automating Inequality (3) varios casos en que los servicios sociales en los Estados Unidos automatizaron la decisión sobre las solicitudes de asistencia, crearon un registro electrónico para las personas sin hogar o un modelo productivo sobre qué niños serían en el futuro víctimas de abusos. Las conclusiones fueron desoladoras, ya que estos nuevos sistemas mostraron una clara discriminación hacia las comunidades más pobres. La científica Cathy O’Neil piensa que el Big Data está aumentando la desigualdad y amenazando la democracia (Weapons of Math Destruction).

No podemos perder el control de nuestras democracias. La discriminación encubierta bajo el telón de la programación avanzada no es tolerable. Pero sin duda es una tarea imposible para el ciudadano individual enfrentarse a este tipo de ataque a sus libertades. En las democracias avanzadas la obligación de los poderes públicos es garantizar la libertad e igualdad del individuo y de los grupos en que se integra. Los poderes públicos ante esta situación deben utilizar sus potestades para garantizar que el principio de igualdad se hace  efectivo.

Corresponde a los poderes públicos promover las condiciones para que la libertad y la igualdad del individuo y de los grupos en que se integra sean reales y efectivas; remover los obstáculos que impidan o dificulten su plenitud y facilitar la participación de todos los ciudadanos en la vida política, económica, cultural y social (Artículo 9 de la constitución española de 1978)

¿Cual es el papel que pueden jugar los poderes públicos en el desarrollo de los algoritmos que afectan a los ciudadanos y a los grupos sociales? 

Quien tiene la responsabilidad de garantizar las condiciones para que la libertad y la igualdad de los individuos sean reales y efectivas,  tendrá que lidiar en breve con los algoritmos. Nada más fácil que disfrazar de neutralidad tecnológica la discriminación social. La Administración Pública tendrá un papel relevante en que la libertad individual y la igualdad no se vean perjudicadas por el avance de la automatización.

Recientemente hemos podido leer en The Economist un artículo (Are programs better than people at predicting reoffending?) preguntándose si los programas son mejores que las personas prediciendo la reincidencia (de un reo).  Por ahora los programas solo se acercan al buen juicio de las personas cuando usan pocas variables. Pero se abre el paso a que en el futuro sean juzgados por una máquina incluso temas tan delicados que afecten a derechos de la persona (la libertad de un detenido).

Entre este caso extremo y la realidad actual hay un enorme campo donde los algoritmos van a estar presentes: a la hora de resolver la concesión de una beca, en la admisión a una prueba de acceso, en la resolución de una reclamación, en la concesión de un beneficio social (como la prestación del paro), en las certificaciones administrativas y en muchas más que no es difícil de imaginar. Estamos en un momento en que la administración pública dispone de más datos y que, en breve, dispondrá de la tecnología y los algoritmos para hacer un uso eficaz de éstos.

Es crucial evitar que la neutralidad de la administración quede comprometida

Cuando estos algoritmos sean utilizados efectivamente por la administración, la transparencia y la rendición de cuentas deberá ser extrema para evitar la discriminación a través de sesgos basados en raza, género, religión o la más común, pobreza.

También la neutralidad en el aparato electoral y en las campañas electorales (pieza básica del engranaje) debe estar garantizada. Nos gustaría ver a los bots que contaminan el proceso democrático expulsados de las herramientas de comunicación social.

Conclusiones

La automatización está planteando un reto nuevo para los poderes públicos: evitar la discriminación enmascarada en los algoritmos.

La Administración Pública debe jugar un papel relevante en esta labor de defensa de la igualdad de los individuos y grupos sociales ante los avances tecnológicos. Nadie de buena voluntad puede querer un futuro de robots supremacistas, racistas o sexistas que amplifiquen lo peor de nuestras sociedades.

Creo que la protección de los ciudadanos frente a los sesgos discriminatorios presentes en los algoritmos es un ejemplo de los nuevos papeles acordes con los tiempos que la Administración Pública habrá de asumir. Sin embargo, aún falta preparación para enfrentarse a este reto: cuesta creer que los responsables de gestionar esto vayan a ser funcionarios por decimonónica oposición sin más bagaje ni preparación que un temario en ristre.

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(1) Men Also Like Shopping) Reducing Gender Bias Amplification Using Corpus-Level Constraints (2017, Hiao, Wang, Yatkar, Ordoñez)

(2) Si está en la cocina, es una mujer: cómo los algoritmos refuerzan los prejuicios,

(3) Automating Inequality: How High-Tech Tools Profile, Police, and Punish the Poor (Virginia Eubanks)

 

Administración pública y revolución tecnológica: 5 cambios radicales


Por Antonio Ansón 

La actual revolución tecnológica no va a dejar indiferente a las administraciones públicas. La implantación de un sistema de gestión de riesgos, los cambios en los perfiles de puestos y en el sistema de acceso a la Administración, la automatización y  la implantación de un sistema de evaluación del desempeño son algunas tendencias que marcaran los cambios en la administración pública de los próximos años.

DavidBleasdale

Empujados por el cambio tecnológico creo que vamos a ver en breve algunos movimientos en las administraciones públicas. La pregunta que nos hacemos es qué cambiará en la administración pública tradicional. Y hemos encontrado 5 respuestas.

1. Implantación de la gestión de riesgos en la administración pública 

La disponibilidad creciente de datos sobre los ciudadanos permitirá la extensión de la utilización de técnicas de gestión de riesgo con el fin de racionalizar los recursos disponibles y ordenar la acción administrativa hacia sus objetivos de servicio a la sociedad.

La gestión del riesgo es un proceso por el que identifican, valoran y priorizan los riesgos asociados a una actividad,  tomando acciones  para reducir o minimizar su impacto

Australia, pionera en la aplicación de la gestión de riesgos a la actividad administrativa, ya en 2004 ¹ exigió a los directorios de las agencias estatales informar acerca de los principales riesgos identificados, el sistema de gestión de riesgos establecido y las medidas de mitigación puestas en marcha. Ahora que los avances tecnológicos hacen mucho más fácil  la aplicación de la gestión de riesgos a la administración, es el momento de reorientar la función pública hacia su papel, en una sociedad que demanda más transparencia y rendición de cuentas.

2. Cambio de los perfiles de los puestos de trabajo en la administración

Hasta ahora la administración pública ha seguido creando puestos tradicionales mientras las necesidades de nuevos perfiles se hace cada vez más patente. La necesidad de trabajar con un volumen creciente de datos, la oferta de servicios por Internet que va cambiando la orientación de la atención al ciudadano, las posibilidades inmensas de automatización de los servicios, todo ello, cambiará el perfil del trabajador público y condicionará la futura oferta pública de empleo. Los tradicionales cuerpos de funcionarios se verán afectados por la creación de los nuevos perfiles, exigiendo una profunda adaptación y flexibilidad frente a las nuevas realidades.

3. Cambio en las formas de acceso

Aparición de nuevas formas de contratación, acordes con el auto empleo y la especialización creciente. No imagino a la administración pública contratando community managers por oposición.  De hecho, se trata de incorporar figuras que no existen en la administración actual, por lo que el sistema tradicional no bastará para la selección. Tampoco resultará adecuado el sistema de acceso actual para valorar la capacidad de trabajar en equipos de alto rendimiento. Nuevos perfiles, nuevas necesidades, nuevas realidades. El auto empleo parece la tendencia, y la administración no podrá mantenerse al margen. El profesional cualificado no trabajará para un solo empleador. La administración tendrá que contratar profesionales muy cualificados de manera puntual, sin vincularse a una relación a largo plazo.

4. Automatización

El coste de personal de las administraciones públicas alcanza el 23,1% del gasto público en la OCDE, siendo un 29,1% en América Latina y Caribe ². En en España oscila entre el 25% de la administración central y el 35% de las autonómicas ³. El abaratamiento de las soluciones tecnológicas unido al alto coste del personal de las administraciones, impulsará una tendencia a automatizar nuevos servicios, aumentando las partidas de inversión y gasto en tecnología y disminuyendo las de gasto de personal. Nadie puede pensar ya que la automatización solo se refiere a las tareas más mecánicas. Los robots también van a sustituir puestos reservados tradicionalmente a licenciados universitarios. Esta tendencia  influye poderosamente en la redefinición de los puestos de trabajo que la administración va a necesitar en un futuro no muy lejano.

5. Implantación generalizada de la evaluación del desempeño

El teletrabajo, la prestación de servicios deslocalizada, relaciones de servicio más abiertas, donde los equipos de trabajo se crean para una tarea y luego desaparecen para, de nuevo,  conformar otros equipos que abordarán nuevas tareas. Estas nuevas maneras de relación laboral exigen una implantación universal de la evaluación del desempeño. Los gerentes, cada vez menos jefes tradicionales, tendrán que evaluar a los miembros de su equipo: unos estarán en la oficina, otros en otras ubicaciones o trabajando desde casa, algunos tendrán una relación esporádica como profesionales contratados. Hacer que todo eso funcione como un equipo requerirá un sistema ágil de evaluación que mida el rendimiento y la calidad de la aportación de cada uno al proyecto común. Deloitte, con más de 60.000 empleados por el mundo, ya comprendió que los sistemas tradicionales de evaluación son costosos, especialmente en tiempo de los directivos,  y además no queda demostrado que consigan su finalidad. La alternativa es encontrar sistemas de evaluación más ágiles y livianos, como la performance snapshot.

Conclusiones

Impulsados por los cambios tecnológicos y por la presión social las administraciones públicas han iniciado un proceso de transformación sin retorno. El impacto de la automatización, el big data o la inteligencia artificial van a provocar profundos cambios en la manera de operar de las administraciones: menos personal pero más cualificado, más inversión en tecnología, diferentes formas de acceso y vínculo con la administración, un gerenciamiento basado en riesgo, más transparencia y mayor rendición de cuentas a la sociedad.

Notas

¹ Public Administration Act 2004
² Fuente: El Coste de la Administración Pública. Varios autores.
³ Fuente: Panorama de las administraciones públicas: América latina y el Caribe 2017 © OCDE 2016
Imagen: DaveBleasdale CC license

Las tres fases de la automatización de la administración pública


por Antonio Ansón

Crecí leyendo a Julio Verne y terminé leyendo a Arthur C. Clarke e Isaac Asimov. Ahora que leo sobre robots y economía no puedo evitar pensar en qué ocurrirá en el sector público. Yo lo imagino en tres fases. Una primera fase en que los sistemas tradicionales conviven con proyectos basados en inteligencia artificial (IA). Una segunda en que los sistemas de IA son una realidad, pero hay que supervisarlos y corregir sus carencias. En la tercera fase, los sistemas inteligentes están presentes en la mayoría de la actividad administrativa y el número y perfil de los empleados públicos es muy diferente de las fases anteriores.

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Disfruté leyendo el artículo del maestro Gerardo Bustos sobre los funcionarios del futuro: 10 rasgos del empleado público en 2050. Luego han venido otros artículos sobre cómo será el funcionario del futuro también interesantes¹. En mi opinión, el cambio en el perfil del empleado público va a ser más radical, porque el cambio del escenario tecnológico exigirá un nuevo tipo de habilidades y de vínculos necesarios para sostener el funcionamiento regular de la actividad automatizada de la administración.

Primera fase. Tímidos avances de la automatización

Los expertos en el negocio definirán para los sistemas de inteligencia artificial lo que los robots deben hacer. En esta fase convivirán: (i) los sistemas tradicionales sin apenas informatización;  (ii) sistemas informatizados que no tienen o solo parcialmente disponen de IA; y (iii) otros avanzados, dotados de IA, que se encuentran en fase de implementación y de pruebas, y que apenas tienen impacto en la actividad de la administración. La actividad del sector público apenas presentará variación, salvo el incremento natural de los servicios al ciudadano en el marco de la administración electrónica. Fuerte tendencia a que todo se informatice, sin que este proceso signifique realmente un cambio de enfoque y mentalidad de la gestión pública.

Automatización del SP

Segunda fase.  Consolidación de los sistemas basados en inteligencia artificial

En esta fase la informatización de la administración pública en los países más desarrollados será prácticamente total, y razonablemente avanzada en los países en desarrollo. Los sistemas basados en IA sustituirán las actividades tradicionales por sistemas automatizados de relación con el ciudadano. Los sistemas que no estén dotados de inteligencia quedarán obsoletos y habrá una fuerte tendencia a sustituirlos por IA. Esta etapa reclamará una gran actividad de supervisión y retroalimentación sobre el trabajo de los robots. La función consistirá en asegurarse de que todo está marchando correctamente y de que se corrigen los errores iniciales de programación y de aprendizaje. Los expertos del negocio seguirán siendo un eslabón básico en la producción del resultado, pero el número de los que están en tareas de campo disminuirá rápidamente. Un buen ejemplo de lo que estará pasando es la medicina. En esta fase una buena parte de los médicos ya no se dedicarán a la medicina, sino a hacer que los sistemas de inteligencia artificial aprendan a diagnosticar.

Tercera fase. Los sistemas de IA predominan en la administración pública

Gran impacto en la función pública porque el perfil de los empleados públicos ha cambiado radicalmente. Los funcionarios conocerán el negocio, pero desde el punto de vista de su gestión automatizada, y serán sobre todo expertos en automatización y en el manejo de máquinas dotadas de inteligencia artificial. En este momento los verdaderos expertos en el negocio serán los sistemas dotados de inteligencia artificial aplicada. El número de empleados públicos directos habrá disminuido radicalmente. La dirección de los grandes servicios se llevará a cabo por personal reducido desde centros de control remoto. Muchas empresas especializadas trabajarán para la administración para asegurar que sus sistemas funcionan y son seguros.

Conclusiones

Creo que imaginar ayuda a prepararnos para el futuro. En una realidad donde lo único cierto es el cambio, el sector público no quedará al margen de esta revolución tecnológica. La aceleración de los cambios sociales que la acompaña está provocando una demanda social de mayor conexión con la administración, más transparencia, mejores servicios y más económicos, mayor agilidad de la acción administrativa y menores costes de cumplimiento.

La respuesta a la demanda social de mayor conexión, más transparencia, mejores servicios, más agilidad de la acción administrativa y menores costes de cumplimiento estará basada en la tecnología. Y será la tecnología la que transformará la administración pública que ahora conocemos.

¿Tiempos? A la vista de la rapidez con que ocurren los procesos de renovación tecnológica creo que no tendremos que esperar mucho para ver y tocar los cambios.

@Antonio_Anson

Notas

¹  Hacia el nuevo empleado público digital de Belén Espejo; 10 habilidades que necesitarás en 2020  de la revista Insider y El perfil del nuevo empleado público de Victor Almonacid

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Gain time for yourself in 12 steps


by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.

 

Anson 2016

Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

Ansón 2016

Ansón 2016

Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

Ansón 2016

Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

Ansón 2016

Ansón 2016

Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. «I have to get there in 30 minutes.» Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.

 

8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

Ansón 2016

We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.

 

11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. «I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.»

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.

Conclusion

Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

Anson 2016

Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during «free» time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.