Comunicación informal: Bienvenido a un café abierto (Brown Bag)

Por Antonio Ansón

Lo primero que necesitas saber de una Brown Bag es que se trata de una reunión informal que se desarrolla durante la comida. Se llama así debido a que los participantes llevan su propia comida, mientras que Brown Bag se refiere a la bolsa de papel para la comida y bebida que se consume fuera del establecimiento donde se adquiere. Café Abierto sería ese concepto aplicado al tiempo de desayuno, con la variante de que el organizador ofrecería el café.

Brown Bag by J. Beall

 

¡Estoy invitado a una Brown Bag!

Cuando acudí mi primera convocatoria Brown Bag cometí el error de no llevar mi propia Brown Bag. Habría servido un tupper, una mochila o una bolsa amarilla o verde. La cuestión era que contuviese comida. Tu comida.

 La idea central de una actividad Brown Bag es usar el espacio del almuerzo para ofrecer una actividad de formación, de difusión o de comunicación en general, en un entorno informal y con un coste mínimo.

La mayor parte de los asistentes estaba comiendo mientras atendía a las explicaciones del orador. Pude observar la actitud de los asistentes. La gente parecía estar viendo el telediario. Digería la información al mismo tiempo que el bocadillo.

En la Brown Bag se difunde información sin apenas coste material y de tiempo. La presentación de una nueva herramienta, la difusión de un proyecto, ofrecer información adicional sobre cualquier asunto de interés son objetivos naturales de este tipo de eventos.

Esperé al turno de preguntas, curioso por si alguno se atrevería a hablar con la boca llena. Pero preguntaron con la naturalidad con que hablas con tu compañero de mesa.

El contenido ha de ser de interés para el destinatario de la Brown Bag. El participante solo estará dispuesto a usar alternativamente este tiempo de descanso si el contenido es valioso.

Total, que solo quedamos sin comer el orador y yo.

¿Por qué en España hablaríamos de Café Abierto?

En España se ajustaría mejor el tiempo del almuerzo en la media mañana que el tiempo para comer. Se puede preparar este tipo de evento informal con el coste de ofrecer café y  bollos a cambio de tiempo. Café abierto, ya que se hace una convocatoria abierta a la participación. También funciona con otros nombres, pero no es un desayuno de trabajo, ni una reunión donde se sirve café. Entonces…

¿Para qué se puede usar un Café Abierto (Brown Bag)?

Se puede resumir en cinco verbos:

Presentar

Presentar y evaluar el impacto de una idea, ver en directo la reacción de tu gente ante la novedad es una oportunidad que no se presenta a menudo. Un acto informal de presentación aporta información valiosa para el desarrollo de un proyecto.

Compartir

Hay conocimiento valioso para tu organización que queda en manos de unos pocos. Los eventos Café Abierto son un instrumento eficaz que ayuda a la política de comunicación interna.

Explorar

Para los participantes en estos actos es una oportunidad de asomarse a aspectos a los que normalmente no tienen acceso por su trabajo. Eso une tu interés en la difusión de la idea, proyecto o actividad, con la curiosidad del participante.

Comunicar

Siempre presente en estos actos, comunicar se convierte en un elemento básico de cada uno de estos eventos. Se escoge cuidadosamente el contenido y se busca el público interesado en recibir el mensaje. Permite explicarse, dar cuenta de una acción y difundir puntos de vista de la dirección.

Difundir

Difundir un mensaje valioso para la organización, permitir que la gente se familiarice con una nueva herramienta, con una unidad nueva, una nueva política de recursos humanos, es impagable y los Cafés Abiertos son tremendamente eficaces para promover el boca a boca.

Límites de un Café Abierto

Su sencillez y falta de formalidad es su mayor virtud. Y hay que ser consciente de que este formato trae algunas limitaciones. No es la herramienta adecuada si estás pensando en:

• Hacer una presentación formal de una persona o un proyecto
• Profundizar en una materia de conocimiento generalizado
• Abordar temas sensibles
• Abrir una negociación

En conclusión

Ya sabemos que una invitación Café Abierto (Brown Bag) te está ofreciendo un uso alternativo de tu tiempo de almuerzo para participar en algo que podría ser interesante.

Desde el punto de vista de la organización es un evento informal que permite transmitir de manera eficaz contenidos variados.

Para el asistente, es una oportunidad de aprovechar su tiempo para acceder a información o conocimiento que de otra manera sería costoso de obtener (bien por falta de tiempo, bien porque no está disponible).

¡Cuéntanos si estás usando los este tipo de eventos y cómo te ha ido!

@Antonio_Anson

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Gain time for yourself in 12 steps

by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.

 

Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

Ansón 2016

Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

Ansón 2016

Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. «I have to get there in 30 minutes.» Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.

 

8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.

 

11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. «I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.»

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.

Conclusion

Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during «free» time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.

 

12 trucos que te harán ganar tiempo para ti mismo

Por @Antonio_Anson, para Yolanda

Para esos momentos en que sabemos que tenemos una tarea pendiente pero no logramos concentrarnos. Es ese momento en que cualquier cosa es entretenida, menos lo que pretendemos hacer, y cualquier zumbido, pitido o musiquilla procedente de nuestro móvil es irresistible. Es entonces cuando nuestra voluntad de hacer las cosas se pone verdaderamente a prueba.

Antonio Ansón 2016

Como homenaje a todos los que se esfuerzan en estudiar en solitario en sus casas o donde pueden, vayan estas sencillas reglas para llegar a concentrarse, mejorar tu productividad personal y lograr tus objetivos vitales.

1. Ve por delante: crea tu propio programa.

Si quieres ir por delante debes dedicar un tiempo a pensar con calma en la materia a estudiar. Invierte tiempo en comprender cuánto esfuerzo puede requerir. Compáralo con tu tiempo disponible. Sé realista al calcular el tiempo que le vas a dedicar y al programar tus horarios. Cada día antes de empezar, convierte tu programación en unas tareas concretas para hoy, en un horario realista.

Disponer de un programa de trabajo te ahorra los costes de decidir en cada ocasión lo que tienes que hacer. Tener un patrón también te ayuda a decidir en cualquier momento si tu tiempo no puede invertirse mejor en otra cosa. Es como tener disponible una visión panorámica sobre lo que estás haciendo.

2. Crea tu propia sensación de urgencia.

Ansón 2016

Nada peor que tener la sensación de que tenemos mucho tiempo para hacer algo. Eso nunca es cierto cuando se trata de adquirir nuevos conocimientos. El tiempo que le vas a dedicar es limitado y valioso. Si empiezas a escuchar tu reloj interior, sentirás la llamada a la acción.

Se trata de cumplir tu programa de estudio sin abandonar tu vida. Y cuando comprendas eso, verás que tienes que dedicarle un tiempo limitado, porque hay otras muchas cosas interesantes que quieres hacer.

3. Debes atarte al palo mayor.

Ulises no dudó en atarse al palo mayor para vencer los cantos de sirena. En tu caso, no es necesario que te ates materialmente a la silla, pero sí que dispongas de un lugar de estudio. El llegar a conquistar este espacio para el estudio, facilitará las cosas. Llegará a ser parte del hábito de estudio.

4. Clasifica tus tareas.

Divide el trabajo en tareas concretas a realizar en el día. No olvides la consigna de divide y vencerás.

Ansón 2016

De este modo, disminuye la resistencia mental. Te vas a enfrentar a una lista acotada de tareas para hoy, no a la inagotable lista de buenas acciones para este año.

Identifica entre estas tareas las que son más difíciles y las que te cuestan menos esfuerzo. No te olvides de las pequeñas cuestiones. Ponlas por separado: hay que hacerlas, pero son una distracción y un ladrón de tiempo para tu tarea principal.

5. Primero, lo que más te cuesta.

No lo dudes. A primera hora, cuando estás más despejado es el momento de enfrentarse a las tareas más difíciles. Es el momento de abrir camino en una selva de conceptos. Otras tareas más rutinarias deben quedar para otros momentos.

No siempre primera hora significa a primera hora de la mañana. Pero el comienzo de tu espacio de estudio, sea en el horario que sea, es el mejor para abordar la tarea más difícil o la que menos apetece.

6. Rellena los huecos.

Cuando quieres ganar tiempo tiene que aprender a provechar los vacíos que se crean a lo largo del día. Una adecuada clasificación de tus tareas te permitirá destinar esos breves espacios a tareas rutinarias de archivo, copia, enviar un correo o hacer un ejercicio más de la materia que estudias. Consulta tu lista. En ella debes reservar un espacio para pequeñas tareas.

7. Desafíate.

Ansón 2016

Plantéate el estudio como un juego de desafío. Calcula las posibilidades de mejorar tus tiempos si actúas con absoluta concentración. Piensa en ganar unos minutos para el descanso. No pienses en todo el temario, sino solo en las tareas del día.

Establecer marcas intermedias es bueno. “Tengo que llegar aquí en 30 minutos”. Introducir nuevas técnicas de estudio para memorizar aspectos difíciles o esas inevitables listas que hay que recordar, es divertido, además de un desafío.

 

8. Evita distracciones.

Controlar la sensación de paso del tiempo es muy importante para la concentración. Si mides tu grado de avance, asignando un tiempo razonable para alcanzarlo, esto hará que el tiempo pase muy rápido, mientras cumples con lo que te has propuesto.

Para eso es fundamental evitar las distracciones. Alejar materialmente de nuestra mano los dispositivos, salvo los que estemos usando para trabajar, y quitar el sonido a las aplicaciones, son reglas básicas a seguir. Si usas un portátil o una tableta, ¡cierra todas las aplicaciones que no necesitas ahora mismo!

Ansón 2016

9. Rodéate de cosas que te hagan sentir bien.

Estamos haciendo lo que debemos, pero, ¿nos sentimos bien? A estas alturas no vamos a engañarnos. Nos sentimos bien cuando lo hemos conseguido, pero mientras nos estamos esforzando nos cuesta percibirlo. Por eso, rodearse de las pequeñas cosas que nos gustan (el televisor no cuenta 😉 ), ayuda a conquistar el espacio y a mandarnos un mensaje de que todo va bien.

10. Descansa.

Uno de los errores más comunes es tratar de compensar el tiempo perdido o el que no hemos podido dedicar a la tarea planeada. Prolongar el periodo de estudio habitualmente para recuperar el tiempo perdido no hace sino desgastarnos inútilmente. En realidad solo produce un efecto: acallar nuestra conciencia. Si no cumples lo planeado en tu hora límite, más vale dejarlo ahí y tomar nota para la siguiente oportunidad.

11. Establece recompensas.

La concentración e intensidad en la realización de las tareas proyectadas merece siempre una recompensa. Especialmente cuando la que realmente esperamos tardará en lograrse y solo si hemos cumplido todo nuestro plan de trabajo. Por eso, la mejor recompensa es tiempo para nosotros mismos. Si ganas tiempo porque tu productividad está aumentando, regálate tiempo para ti. “Voy a avanzar más rápido. Si lo consigo, hoy termino antes.”

12. Mide tu avance.

Es tu última tarea del día. Antes de abandonar el barco, abre la libreta donde está tu plan de estudio y las tareas que tenías previstas para hoy. Mira con tranquilidad lo que has hecho y confróntalo con lo que te propusiste. Sin dramatismo. No debe darte miedo.

Tu programación es tuya y debes revisarla cuando creas que no te sirve para alcanzar lo que te has propuesto. Es simplemente una herramienta de información que debe decirte dónde estás ahora mismo y cuanto te falta para alcanzar lo que te has propuesto.

Conclusion

Sea cual sea tu trabajo, debes poner en valor tu tiempo de trabajo y de ocio. Para eso,  encontrar tu modo de programarte es un paso adelante. Y una ventaja comparativa, respecto de quienes no lo hacen. No es nada extraño, ni complicado. La mayoría de nosotros hacemos una lista de la compra porque sabemos que así perdemos menos tiempo y que la posibilidad de olvidar algo importante es menor. Se trata de extender esta costumbre a las actividades principales de nuestra vida. Nada más.

Ansón 2016

Self-disclosure: debo reconocer que para elaborar este post, la tarea tuvo que ser incluída en mi programa de actividades para mi escaso tiempo «libre» (punto 1). Además apliqué a rajatabla las reglas 6, 7 y 8: fue elaborado en los tiempos «muertos», me lo planteé como un desafío, y evité distracciones, silenciando el teléfono y la tableta.

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¿Qué hay de la motivación del empleado público?

Fuencisla Gaitero

La edad media de los empleados públicos cada vez es mayor y constituirá un revulsivo hacia una mejora en sus competencias digitales, a pesar de lo que muchos puedan opinar. Pero también necesitamos más empuje para el perfeccionamiento del resto de competencias. En las Administraciones Públicas debemos trabajar en la motivación y automotivación de los empleados públicos pero no con la teoría del palo y la zanahoria. Porque el cambio debe venir desde dentro en todos los sentidos de la palabra.

La reducción de los efectivos en las Administraciones

Es un hecho que cada vez hay menos empleados públicos. No sólo porque se han incrementado las jubilaciones sino porque algunas Administraciones han realizado jubilaciones selectivas en determinados colectivos de empleados cuando aun no se ha cumplido la edad ordinaria.

Cada vez es mayor el deslizamiento de la media de edad hacia valores más altos. Cada vez menos empleados públicos y de más edad. Y en este escenario me planteo ¿ayudarán las TIC a los empleados públicos o por el contrario serán una barrera limitante y cada vez trabajaran menos y peor?

Permítanme un cambio de tercio en la teoría comúnmente acaptada de que la edad dificulta el uso de las TIC. Lo cierto es que la edad y otras situaciones que pueden suponer una barrera como la discapacidad no van a ser el hándicap sino el revulsivo hacia una mayor adaptación de los medios tecnológicos a los recursos humanos. De la misma manera cada vez hay más proyectos de universidades y fundaciones cuyo objetivo es la mejora de la accesibilidad.

Las TIC constituirán un puente y no una barrera

En las Administraciones Públicas lo mismo que está sucediendo en el ámbito privado debemos trabajar también en la adquisición y perfeccionamiento de las competencias digitales. Pero eso sí, dejemos claro que las competencias digitales son adquiridas cuando son necesarias, cuando son útiles y sobre todo cuando se quieren adquirir. Es una falacia que el aprendizaje de este tipo de competencias lo impida la edad.

No, más tiene que ver con la voluntad y con las ganas.

O ¿acaso no tenemos todos algún abuelo, madre o padre de algún familiar, amigo, etc. que hoy en día está buceando por internet, utilizando la banca electrónica, viendo vídeos en YouTube o descargándose libros electrónicos, después de que sus nietos le regalasen por su cumpleaños un e-book?. Así que desterremos el falso mito de que hoy en día sólo los nativos digitales sabrán moverse a través de medios electrónicos, a través de la red y de mantener cualquier tipo de comunicación a través de las herramientas 2.0.

Aprendizaje y voluntad

Nacemos y morimos aprendiendo, pero en ese proceso intervienen los medios, la voluntad y la motivación. Las situaciones limitantes sólo afectarán a la velocidad y rapidez en el aprendizaje. Pero estos factores intrínsecos son en los que debemos trabajar hoy en día. No los extrínsecos.

Es por eso que la motivación es otro de los aspectos de gran relevancia en los que debemos mejorar en las Administraciones Públicas. Necesitamos promover una mayor autonomía, maestría y voluntad en la adquisición de las competencias digitales a las que me refería así como en la mejora y perfeccionamiento del expertís para el desempeño del propio trabajo de cada empleado público.

¿Qué funciona en motivación?

Son los tres motores a los que apunta un experto analista -Dan Pink- al analizar el problema de la motivación partiendo de un hecho que los sociólogos conocen pero no la mayor parte de los que dirigen equipos de personas: los métodos tradicionales de recompensas (extrínsecos) no siempre son tan efectivos como pensamos porque la razón de lo que nos mueve se encuentra en el fondo de nosotros mismos (intrínseco).

Como sostiene en su exposición, ningún economista hubiese previsto hace unos años que fuese posible la aparición de Wikipedia, un modelo de negocio que basa la mayor parte de su contenido en la aportación de millones de usuarios que no obtienen recompensa económica alguna. Y que, en contra de lo que sostienen algunos detractores, contiene un porcentaje de errores de magnitud similar al de otras enciclopedias, no ya impresas, sino digitales.

Por eso es ahora es cuando en las Administraciones Públicas, así como se está haciendo en muchas otras organizaciones que quieran mejorar en eficiencia y en productividad, es inexorable y necesario trabajar en este tipo de motivación y automotivación.

Para sumar voluntades hacia un proceso de cambio y mejora en las Administraciones Públicas.

Parafraseando alguno de mis compañeros del blog: el cambio debe venir desde dentro y en el sentido más amplio y extenso de la palabra.

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