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5 razones para usar la Gamificacion en el aprendizaje de los Empleados Públicos


Fuencisla Gaitero

Pregunte a cualquier profesor de primaria o de universidad o a cualquier ponente si se enfrenta o no en su aula a la falta de atención y motivación de sus alumnos y sobre todo si emplea alguna técnica para incrementar la atención y vencer la dispersión de los presentes en su aula.

¿Qué pasa con la atención?

Cada vez más estamos acostumbrados a la multitarea o “multitasking” continua. Y este no es un aspecto que afecte solo a las nuevas generaciones porque también los no-nativos digitales estamos contagiados: asistimos a una reunión y a través de nuestro teléfono móvil contestamos a un correo urgente, vemos una película en la televisión y respondemos por whatsup a una pregunta que nos ha hecho algún amigo, o atedendemos los mensajes de un grupo. La multitarea tiene una fuerte presencia en nuestras vidas y afecta a nuestra concentración. Tanto es así que algunas universidades tan prestigiadas como Standford recomiendan a sus alumnos al empezar un curso que no hagan más de una cosa a la vez. ¿Somos más eficientes y productivos? o ¿menos?. Este es un tema muy recurrente y controvertido y que quizá sea objeto de otro post.

Pero volviendo a la atención y motivación de los alumnos, hay que decir que se ha escrito mucho y de forma muy reiterada sobre cómo deben abordar este aspecto los profesores actuales, cuya formación ha sido en aulas y pupitres. Y en este sentido, todos deberíamos aplicar la autocrítica y preguntarnos si los que fallamos en captar la atención somos nosotros o los que nos deben de atender: los niños en las escuelas, los jóvenes en las aulas de las facultades o campus y, en definitiva, los alumnos, cualquiera que sea el entorno en el que se desarrolle el aprendizaje y la formación.

¿Y si usamos el juego?

La “Gamification” o Gamificación –si lo trasponemos directamente al español- también denominado por los menos ludificación –término que me parece el más inadecuado – se define como “el uso de elementos o mecánicas del juego en entornos o contextos no-lúdicos”. La Gamificación habitualmente se ha aplicado a las Ventas o al Marketing para la fidelización de clientes, pero comienza a emplearse de forma creciente en el aprendizaje y en la formación. Se trata, en definitiva, de buscar mecánicas de “engagment” o de compromiso, de fidelización y de involucración de clientes, consumidores y en este caso de participantes en un curso.

Los que se plantean una mejora continua en el ámbito de la gestión pública, en este caso concreto, en la gestión de la formación, pueden implementar este método para la potenciación y mejora en la enseñanza y en el aprendizaje. Este no es nuevo, y cada vez más empieza a formar parte de los procesos de aquellos que trabajan en el mundo de la educación y de la formación, con independencia de su perfil y rol: directores de escuela, jefes de estudio, directores de departamento, rectores universitarios, gestores de la formación y cómo no, en último término, profesores –uno de los eslabones más importante junto con el alumno en el proceso del aprendizaje-.

Así que, ¿por qué no? ¿por qué no emplear las mecánicas y dinámicas del juego en la mejora de la motivación de los participantes?, ¿qué factores tiene un juego para que nos empleemos más a fondo? ¿por qué no pasamos de un modelo de formación en las Administraciones Públicas más enfocado al incremento del aprendizaje del empleado público junto con, pero no exclusivamente, la búsqueda del mayor experto en la materia como profesor?

Si tras realizar ese análisis previo aún no tenemos muy clara la idea de implementar estas mecánicas del juego en el desarrollo de una acción formativa, os daré a continuación algunas razones para abordar un proyecto de estas características. Espero en sucesivas intervenciones en este Blog poder aportar algunas reglas así como alguna técnica que podría emplearse partiendo de experiencias.

Las poderosas razones para implementar la Gamificación en la Formación son estas:

1. Estamos acostumbrados: desde niños estamos jugando

La vida en sí es un largo recorrido en torno al aprendizaje continuo. Caer y volver a levantarse hasta que conseguimos caminar correctamente, empezar a hablar o a escribir cometiendo fallos hasta que dominamos la técnica. Asimilar el fallo en un entorno no real o lúdico mejora el nivel de tolerancia al error. El juego lo asociamos a la diversión y al entretenimiento. Los juegos consiguen abstraernos de la realidad y esto es ventajoso por la seriedad, trascendencia y rutinas del día a día en nuestros trabajos.

Como sostiene Jane McGonigat, una diseñadora de juegos, en su charla en TED “jugar puede hacer un mundo mejor” y como ella dice aunque actualmente pasamos 3 mil millones de horas en juegos online, este tiempo de juego no es suficiente para resolver los problemas más acuciantes que tiene el mundo y aún necesitaríamos jugar más

2. Promueve emociones positivas

Las emociones y sentimientos tanto positivos como negativos forman parte de nuestras vidas y dan lugar a que seamos capaces de que resolvamos un problema o realicemos una actividad nueva. En definitiva, actúan como resortes que nos impulsan a actuar para conseguir nuestros deseos y satisfacer nuestras necesidades.

sorpresaAlgunas de las reacciones fisiológicas y de comportamiento desencadenan emociones innatas (sorpresa, miedo), mientras que otras pueden adquirirse. Unas se aprenden por experiencia directa, como el miedo o la ira, pero muchas emociones se aprenden de la observación de las personas de nuestro entorno, familia, amigos, etc.

Cuando oímos hablar de jugar en nuestra cara se dibuja una sonrisa. El papel del juego en la educación es evidente porque a partir de elementos de motivación extrínseca (medallas, recompensas, puntos, regalos, etc.) directamente ligados a la diversión y a la superación de una meta conseguimos incrementar la motivación intrínseca, la que sale de cada uno de nosotros. Según José Ignacio Bescós, experto en neurociencia, el cerebro reacciona de forma positiva a los estímulos del juego, lo que lleva al efecto positivo de cualquiera de la iniciativa de gamificacion, aplicada a la gestión de recursos humanos” y en este caso al ámbito de la formación

3. Es una técnica novedosa en el terreno de la formación en las Administraciones Públicas

Cuando digo novedosa no quiero decir que no se haya empleado. Si bien, no de forma generalizada, y hoy por hoy constituye una tendencia en la educación unida al uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación o TIC. Cada vez más las tendencias en el aprendizaje tanto formal como informal va unido a una participación más activa del alumno, bien sea de tipo individual o de forma colectiva, en equipo. La participación de alumnos, con carácter general, sólo se ha circunscrito a la superación del curso y por tanto a la obtención de una nota, diploma o documento que lo acredite.

El planteamiento que traigo aquí se trata de que el proyecto debe ser más ambicioso y debe abordar una mayor generalización y empleo de estas mecánicas del juego  en el desarrollo y ejecución de la parte practica del curso (realización de supuestos prácticos, talleres, resolución de problemas, superación de tareas o de cuestionarios tipo test).

Pero voy a ir más allá, no es necesario que las tareas o de los supuestos prácticos las asociemos a un videojuego. Podemos empezar por algo más sencillo, simplemente asociando su realización a la de un juego, como algo divertido, o como una competición o carrera para la obtención de una recompensa o mención.

Psicología inversa

Inclusive, empleando la piscología inversa y por el hecho de “compartir en forma de juego aquello que estimamos que ofrece una imagen adecuada o que nos gusta de nosotros mismos”, como postula Enrique Dans en su Blog.

4. Los empleados públicos somos competitivos

Con carácter general, los seres vivos, especialmente los mamíferos y los seres humanos en singular, somos competitivos. En este sentido, el propio sistema de reclutamiento de personal se plantea como una competición, se elige al mejor.

marathonY, con carácter singular, el sistema de selección de los empleados públicos, es decir, el acceso al empleo público consiste en procesos selectivos –oposiciones y concurso-oposición- que incluyen pruebas a las que se accede en concurrencia competitiva con los demás aspirantes. De la superación de estos procesos serán nombrados funcionarios de carrera o personal laboral fijo, aquellos que lo aprueban situándose en los primeros puestos, siendo estos últimos el número de plazas aprobadas en las ofertas de empleo público correspondientes.

Es decir, procesos competitivos, que pueden ser una de las mecánicas del juego, son connaturales al propio empleado público porque su sistema de selección ha sido por competencia con el resto de aspirantes presentados, salvo la excepción de puestos eventuales o cuya provisión puede estar abierta a personal que no sea funcionario de carrera o laboral fijo.

 5. Aprendemos más y mejor con menos esfuerzo

Lo asociamos a diversión y nos hace aplicarnos al máximo para ganar y a la par pasarlo bien. Incluso tareas que suponen un esfuerzo, como subir escaleras, se pueden realizar de forma divertida como se plantea en este vídeo.

Algunas afirmaciones que me han hecho ponentes de cursos al ver los resultados de talleres de prácticas en “modo gamificacion” son: “Nunca pensé que fuesen capaces de hacer todos los ejercicios del taller, sin embargo con el componente juego, ha sido posible”.

Si hay más compromiso y la superación de tareas o preguntas asociadas a la verificación de la transferencia del conocimiento y correcta comprensión de la materia objeto del curso está asociada a un juego, la participación en competencia con el compañero o entre equipos, resulta retadora, divertida y con un mayor componente de motivación intrínseca del los participantes.

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Fuencisla Gaitero

Como todos sabemos, el ritmo real de jubilaciones y bajas de empleados en nuestras administraciones está superando y con creces las previsiones hechas y cada vez somos menos empleados públicos, haciendo más, y esperemos que poco a poco mejor…, al menos, en el mayor número de servicios públicos en que esto sea posible.

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Trabajando más con un poco menos

La formación y cómo mejorar el aprendizaje de nuestros empleados son dos aspectos sobre los que debemos mejorar en las Administraciones Públicas teniendo en cuenta que cada vez tendremos que estar “trabajando más con un poco menos”, y con esta referencia quiero hacer también un cariñoso guiño al nombre de nuestro Blog. Aunque su literal no me sirve y debo quitar un “por”, y poner un “con”, dado que el título del Blog se refiere a derechos y a retribuciones pero la expresión que ahora uso -es una tendencia, nada compartida por mí- se refiere a empleados públicos.

Skopje, 7 de mayo de 2014

Skopje, 7 de mayo de 2014

Lo que compartimos diversas organizaciones: Hablando de retos y tendencias en el aprendizaje y en la formación

Recientemente he tenido ocasión de asistir a un Foro Internacional sobre Formación en donde 27 países, algunos pertenecientes a la Unión Europea y otros no, podíamos compartir experiencias, opiniones y buenas prácticas en materia de formación, aprendizaje y de recursos humanos.

Este constituía el objetivo común de todas las organizaciones y administraciones presentes en el Foro aludido, al menos, desde que la crisis económica tuvo su indeseada pero cierta presencia en nuestros países.

 Así que desde el punto de vista formativo debemos atinar y acercar la oferta formativa a la demanda de nuestros empleados y eso lo hacemos, en parte, gracias a las TIC y con una detección de necesidades adecuada, coordinada y focalizada a las carencias formativas reales.

 Derivada de la revolución tecnológica y educativa que vivimos, los expertos analizan cuáles son las tendencias en formación. Pero no hace falta ser un experto para ver qué es lo que está sucediendo y hacia dónde va el futuro. Por eso quiero compartir 6 ideas o reflexiones que debemos valorar y que se están abordando ya hoy en día en las organizaciones:

1. Comparte, enseña y lídera: “Share, show and lead”

Comparte con los otros

Comparte con los otros

Esta fue una de las “máximas” que saqué de allí y debo necesariamente compartir porque representa una de las principales y consolidadas tendencias en el aprendizaje: pon tu conocimiento en la red, en abierto, y si desarrollas un contenido, enséñalo.

Esta es la auténtica dimensión del aprendizaje informal, compartir, enseñar y a partir de aquí, comenzar a liderar o a dirigir esfuerzos. Claro reflejo de lo que se está haciendo en la mayoría de las organizaciones: generar contenidos formativos que se ponen a disposición de todos los empleados, en la intranet, vía twikis, foros o blogs. Y que, por tanto escapa de un programa o planificación formativa reglada.

Existen en muchos países modelos – más habituales de lo normal –basados en repartir la elaboración y actualización de contenidos formativos, creando grupos especializados que se encargan de los distintos temas o procedimientos específicos. Siempre tras la supervisión de un máximo responsable y con editores que permiten dar un visto bueno final antes de que se publiquen los contenidos.

Este es el modelo wikipedia, ni más ni menos, y es una de las tendencias más en alza y consolidadas ya en muchas organizaciones, por razones de coste, especialmente en aquellas organizaciones en las que hay una fuerte apuesta por aprender en el puesto de trabajo, como vamos a hacer referencia a continuación.

2. Aprendizaje en el puesto de trabajo

Esta opción ya no es tendencia, es realidad, y deriva de lo ya dicho anteriormente. Esto es lo que sucede en aquellos países en los que la rotación de empleados es de uno o dos años porque las relaciones jurídico-laborales de los trabajadores con la administración no tiene carácter de permanencia, como sucede en la Administración Pública española.

En este caso, es mucho más relevante tener un coste formativo reducido porque el personal formado se te acaba yendo, problema que debería abordarse desde una adecuada política de recursos humanos para retener el talento y evitar su pérdida.

Sin embargo, tuve ocasión de comprobar que no todos los países y organizaciones públicas allí reunidas estábamos en el mismo punto del camino en cuanto al grado de implantación de los sistemas de formación a distancia y online. Muchos están planteándose cómo empezar y qué tipo de plataforma adquirir.

Ahora los que ya tenemos estos sistemas implantados y conviviendo con la formación en las aulas físicas lo que debemos es plantearnos cómo formar a nuestros empleados y mandos intermedios en la manera de compatibilizar el trabajo con la formación en el propio puesto de trabajo. Estos deberían ser contenidos obligados de los planes de Formación: ¿cómo gestionar mejor el tiempo para incrementar la productividad de nuestros empleados?.

Muchas organizaciones lejos de hacer formación cuyas directrices y contenidos se diseñan centralizadamente, empiezan a perfilar que los jefes de equipo deben ser los responsables de la formación de todos los miembros del mismo.

 3. Aprendizaje con dispositivos móviles: “Mobile learning”

No es nada raro llegar a percibir por qué es ya el presente en algunas organizaciones y será el futuro… veamos: nuestros hijos, sobrinos, nietos, etc., todos ellos nativos digitales, adquieren habilidades, toman consciencia y aprenden contenidos a los que tienen acceso y sobre los que deberán demostrar más adelante su asimilación en las correspondientes pruebas de aprovechamiento y superación. Si nos preguntamos qué es lo que siempre llevan consigo, pero no solo ellos sino también nosotros, la respuesta es fácil: el teléfono móvil. Es cierto que todavía asisten a las aulas para escuchar al profesor, pero no para todos los contenidos.

Luego, el final de la reflexión está servido ¿hacia donde debemos llevar los contenidos de lo que necesariamente debe ser aprendido o conocido por nuestros empleados? hacia los dispositivos móviles, ya sean teléfonos, tabletas, portátiles, etc. Esta es la razón de la apuesta por la formación online y la gran fortaleza de los videos tutoriales y explicativos.

Hoy en día los contenidos deben ser accesibles desde todas partes, intranet e internet, desde el ordenador fijo del puesto de trabajo y desde el portátil, tablet, y smartphone. Os dejo este video ilustrativo –está en inglés- sobre lo que acabo de mencionar.

 4. Al aprendizaje informal nos mueve nuestra propia voluntad, por la motivación intrínseca

Se escapa de la demanda formativa colectiva a la individual: “lo elijo yo” y es uno de los poderosos móviles en la senda del aprendizaje. En pocas palabras, el empleado se vuelve autodidacta. Acude porque lo necesita para su puesto de trabajo o su carrera profesional.

La única condición que debemos observar es informar y ofrecer los contenidos continuamente. Debemos dirigir y dinamizar el aprendizaje y sobre todo, debemos elegir cuidadosamente los contenidos, por lo que resulta esencial un adecuado y correcto estudio y detección de necesidades, no solo contando con los responsables y jefes de equipo sino también con los empleados que son los destinatarios finales de la formación.

Hoy en día los planes de formación voluntarios son una potente herramienta de comunicación y motivación de nuestros empleados, por lo que debemos llevar aún más contenidos a la zona del aprendizaje informal y no reglado.

5. Mejora de la gestión del tiempo y la productividad

Hablaba en un post anterior sobre el respeto y consideración hacia el tiempo del alumno. Pero no solo en cuanto a cómo distribuir la exposición al contenido y material formativo sino al ritmo necesario para avanzar en su aprendizaje de la materia. Desde luego, cada uno sabemos cuándo y cómo debemos ponernos a aprender, leer y estudiar y como nos ha movido nuestra voluntad, somos más proactivos.

Pero además, la existencia del “2.0” ó “3.0” es lo que aporta valor y atractivo –“engagement”- a nuestros empleados generando comunidades de aprendizaje. Incluso permite incorporar comunidades ya existentes en el mundo digital cuyo nexo de unión puede ser conocido por nosotros o quizá no, pero con intereses comunes. Cuando uno de sus miembros descubre un contenido interesante para el grupo, lo comparte a través de sus medios y canales de comunicación. Las comunidades de aprendizaje se organizan y reparten roles, enfatizan y derriban materiales formativos, actúan, por tanto como selección natural y tienen más capacidad de crecer en la mejora continua, siendo más productivas.

6. Nuevas bibliotecas de aprendizaje digitales

Una de las principales preocupaciones de las organizaciones es la pérdida y la gestión del conocimiento. Qué es lo que se puede hacer para no perder la experiencia y conocimientos cuando los grandes expertos se van de la organización, bien porque se jubilan o porque se interrumpe su prestación de servicios. De qué manera sus clases y enseñanzas magistrales no se las lleva el viento, como a las palabras.

 La respuesta, de nuevo es sencilla, grabémosle en un vídeo, creemos un conjunto de recursos formativos en un formato pedagógico y didáctico -en un SCORM-. Seamos capaces de capturar antes de que nos deje su sabiduría sobre el tema en cuestión.

Construyamos repositorios llenos de recursos formativos que configuren nuevas bibliotecas de aprendizaje y de conocimientos, pero que se van colmando con una pluralidad de interconexiones entre sí.

 Convivimos ya con una extensa red de aprendizaje informal, no reglado. Sólo teníamos que darnos cuenta, buscar una estructura de uso más o menos lógica para el usuario y potenciarla….

El siguiente reto es cómo gestionarla eficazmente.

 “El aprendizaje es experiencia, todo lo demás es información” –Albert Einstein-

6 razones por las que usar la videoconferencia en formación


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Fuencisla Gaitero

En un reciente post resumía lo que, según mi experiencia, debían constituir las reglas básicas sobre las que debía pivotar la puesta en marcha de un curso a través de un sistema de videoconferencia.

Las razones que me llevaron a publicar antes el de “las 5 reglas” son que este sistema tiene un uso relativamente reciente y creciente en formación y consideré que sería más útil dar a conocer las posibles reglas a tener en cuenta para los que hayan decidido adoptar o probar la videoconferencia como un nuevo canal para gestionar el conocimiento y el aprendizaje 2.0 en las organizaciones tanto públicas como privadas.

Intentaré exponer a continuación las principales razones por las que debemos de usar este sistema o modalidad formativa:

Primera Razón: Es lo más parecido a un curso presencial

Uno de los principales retos a los que nos enfrentamos cuando intentamos impulsar el uso de las TICs en formación es superar la brecha digital y salir de la zona de confort. Con esto me refiero a nuevas competencias que deben adquirir tanto profesores como alumnos en el entorno digital y de modo completamente distinto a como estan acostumbradosen los cursos presenciales. Me refiero a la costumbre y hábito que tenemos de adquirir el primer contacto con los nuevos contenidos y conocimientos en un aula y con un profesor –ambos no virtuales-..

Por eso, en muchas organizaciones con gran implantación de formación presencial, puede ser una vía aconsejable para ir sustituyendo parte de los cursos que se impartían en modo presencial.

El uso de este sistema junto con el de las grabaciones en vídeo, al que nos referiremos más adelante y que pueden integrarse en las plataformas de formación online, son los mejores calcos o reproducciones de una clase presencial. Además, cuando el sistema permite una buena reproducción de la imagen y del sonido, habremos logrado una réplica perfecta.

Segunda Razón: Ahorro

ahorroLa reducción en el gasto de formación variará en función de la extensión del ámbito geográfico de ubicación de los integrantes de la organización correspondiente, de las necesidades de aprendizaje de su personal, de la duración media de los cursos que organice, de las fechas de estos y del esfuerzo formativo que cada organización o empresa acometa.

Con toda seguridad que se pueden obtener ahorros superiores a 5 euros en el coste medio de la hora empleada en formación, referida este al  coste medio de una hora de formación presencial cuando se realizan cursos centralizados, semi-centralizados o en cascada (formacion de formadores).

Tercera Razón: Rapidez en la impartición del curso

velocidadCuando se trata de formar a empleados de un servicio público de información y atención al ciudadano, la rapidez juega un factor importante si dicho servicio está sometido a plazos. Cualquier modificación en el procedimiento de gestión que afecte no solo a los empleados que atienden al público, sino a la propia herramienta de gestión o expediente electrónico de que se trate, el elemento rapidez juega un papel esencial.

Se trata de que detectada una necesidad formativa el curso se pueda hacer lo antes posible, con objeto de que la transferencia del conocimiento hacia el empleado o hacia el ciudadano o cliente se haga cuanto antes mejor.

Este análisis resulta esencial a la hora de tomar la decisión sobre cómo impartir un curso de formación que, de organizarse en presencial determinaría retrasos de varios días por razón de los viajes de desplazamiento de los asistentes al mismo.

Así que, el fin justifica los medios. El ciudadano –si se trata de un servicio público- y/o el cliente – en el ámbito privado- tienen el derecho a que la mejora en el servicio esté implementada lo antes posible y de la mejor manera posible.

Cuarta Razón: El alumno aprende en su lugar de trabajo o en su propio ordenador

formacion onlineEs frecuente que en muchos casos haya un cierto rechazo cuando los alumnos se tienen que desplazar de una manera continua y sostenida en el tiempo a recibir cursos de formación, dado las alteraciones que esto supone en el día a día de los empleados y de la cobertura de las necesidades del servicio de las oficinas. De hecho, en muchas organizaciones hay una cierta corriente hacia la reducción de cursos que supongan viajes.

Para no reducir el nivel de capacitación de nuestros empleados, debemos buscar con esta modalidad formativa y con la formación eLearning, obtener los mismos resultados en los propios puestos de trabajo –en los ordenadores- o en las oficinas –en las salas de videoconferencia-.

Quinta Razón: Grabar el curso en video

Boton RecDe no poder hacer el curso a tiempo real, se puede realizar una grabación y después editar el material que resulte. Con los vídeos y en el canal adecuado, se puede desarrollar una buena formación, formal o informal, según se decida por el experto, el área promotora del curso y de acuerdo al alcance pretendido.

No olvidemos que las últimas tendencias en la formación eLearning aconsejan incorporar videos tutoriales para incluir determinados contenidos que deben someterse a una explicación más dirigida por los expertos. Con los mismos se puede construir más adelante un curso eLearning incorporando más contenidos (foros de dudas o monográficos sobre aspectos concretos del curso, material didáctico que el alumno debe estudiar y comprender, supuestos prácticos, pruebas de aprovechamiento, etc…dentro de un sinfín de recursos formativos.

De hecho en YouTube o en el canal de vídeos, en su caso, que disponga nuestra organización, este material representa hoy en día una potente herramienta en formación. Esto es lo que ha ocurrido a Salman Khan con el proyecto “Khan Academy” y a mucha de la oferta formativa eLearning que hoy se ofrece por Universidades, Administraciones Públicas y empresas privadas. Os dejo el enlace al vídeo “Usemos el vídeo para reinventar la educación” en donde menciona su experiencia y alguna de las ventajas que tiene el video entre las que menciona que “se puede pausar y repetir al profesor, sin sentir que están haciéndole perder el tiempo”.

Sexta Razón: Protección del medio ambiente: reduciendo nuestra huella de carbono

Huella CarbonoLas TIC permiten reducir el consumo energético y la degradación del medio ambiente a través de la reducción en el uso de papel, un menor empleo de combustibles, disminución en el número de viajes, etc.

En el campo de la formación y capacitación de empleados, aquellos sistemas que puedan reducir gastos en transporte y logística como representa la videoconferencia, la formación online, y aquellas herramientas que hacen más eficiente nuestra organización; disminuyen el impacto ambiental negativo sobre el mundo en el que vivimos.

Si pensamos en ello desde el punto de vista de responsabilidad social corporativa, sentiremos que estamos contribuyendo en gran medida a reducir los elevados niveles de consumo de fuentes de energía y los niveles de contaminación ambiental. Estoy convencida de que a muchos de los lectores, les parecerá una de las razones más poderosas para impulsar modalidades formativas de estas características.

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Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

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Fuencisla Gaitero

“Si me lo hubiesen dicho hace unos años no me lo hubiera creído. Y si hubiese tenido que apostar, desde luego lo habría hecho con la seguridad de perder mi dinero”.

“Pero ha sucedido, gracias a ellos, a un grupo de empleados públicos que han innovado, se han reinventado y han aprendido nuevas  competencias de cuyo conocimiento carecían”.

Estas dos reflexiones sin duda han estado en el pensamiento de muchos jefes de equipo y directivos de las Administraciones Públicas  cuando a pesar y en contra de las opiniones de muchos han sido capaces de poner en marcha un nuevo proyecto o servicio. Es decir, han innovado: desde el punto de vista del resultado y también de las capacidades personales y profesionales de las personas involucradas en el proceso.

La externalización del servicio público como vía de escape

Hubiese sido más fácil externalizar el servicio y que hubiese sido una empresa la que asumiese la realización del mismo. Este tipo de salidas a veces es la única, si se tiene en cuenta que es más eficiente y agil poner en marcha un servicio con profesionales cualificados. No obstante aunque así sea a veces, el handicap es la contratación pública: plazos, requisitos y otra serie de condicionantes que ralentizan la puesta en marcha del nuevo servicio.

Sin embargo, en este caso, se decidió y se apostó por hacerlo con medios propios, con empleados públicos. Inclusive aun cuando mayoritariamente los Cuerpos o Escalas de pertenencia de este personal no incorporasen los conocimientos de las técnicas y materias sobre los que pudiese asentarse un desarrollo y desempeño eficaz a priori.

La formación como instrumento de motivación profesional y personal

En principio sólo fué necesario contar con ellos, facilitándoles  la formación y la especialización necesaria. Fue preciso además entusiasmarles en el costoso y enorme esfuerzo de aprender nuevas materias desde cero, emplear nuevas herramientas informáticas y  adquirir otros conocimientos, a pesar de ser algo completamente nuevo y que generaba cierto vértigo por el cambio.

Fué necesario creer en ellos.

Imprescindible el trabajar en equipo, codo con codo,  solventando incidencias y problemas de nueva generación, con clientes –el ciudadano, otras compañeros o equipos de trabajo con conocimientos aún más difusos que los de ellos- pero con el mismo objetivo y finalidad, poner en marcha algo nuevo.

La superación personal como instrumento para derribar barreras y miedos

Y también fue necesario infundir ilusión para que se asumiese el reto.

Todos tenían ahí dentro el fantasma y el vértigo de la resistencia al cambio, pero todos se sentían acompañados y formando parte de un engranaje que funcionaba por lo que llamamos inteligencia colectiva y sobre todo por la estrecha colaboración. Fueron capaces de transformar los problemas en oportunidades y de creer en el resultado final y en que había que ir mejorando día a día el output.

Quizá en estos casos sí que se contó con el elemento de motivación intrínseca del grupo de empleados porque se les había trasladado un mensaje muy claro “cuento contigo y por eso invierto en ti”, lo que cada día  se pone más de manifiesto en la cuestionable productividad de aquellas empresas del sector privado con una tasa elevada de temporalidad como se señala en este  post.

En este sentido el sector público aventaja al sector privado. Afortunada -o desgraciadamente para otros- en las Administraciones Públicas no contamos con métodos tan controvertidos como el stan ranking  tan usado hoy en día y que supone el despido de los empleados que se encuentran en la zona valle de la campana de Gauss, por lo que la capacidad de motivación y automotivación en el empleado público debe ser aún mayor.

Para que se pueda gestionar el cambio es necesario apostar por el empleado público y facilitarle a través de las TIC y de la formación las herramientas y conocimientos técnicos necesarios y adecuados. Y por supuesto, es preciso ejercer un adecuado liderazgo por parte de los responsables, a los que, por cierto también hay que formar adecuadamente.

Este post esta basado en hechos y en experiencias reales. Pero además, la reflexión que toca hacer  ahora  no debe dirigirse hacia el factor intrínseco de la motivación del empleado público sino a lo que está fallando desde fuera: los móviles, las razones y los fundamentos de las decisiones adoptadas por los directivos públicos y si verdaderamente responden a un interés  público y de desarrollo económico y social veraz y honesto o más bien a intereses particulares,  puramente privados y clientelistas.

Enlaces relacionados:

¿Qué hay de la motivación del empleado público?

¿Las Administraciones Públicas tienen líderes o jefes?

El líder en las Administraciones Públicas

La reforma de la Administración Local a debate


trabajandomasporunpocomenos

Traigo aquí a este post unos rápidos apuntes sobre este interesante foro de debate organizado por ESADE el pasado jueves 19 de junio sobre los principales objetivos y medidas de la reforma de la Administración Local. Dichas medidas forman parte del  informe CORA  que se presentó el pasado viernes por el Gobierno.

La intervención de Manuel Arenilla Saez. Director del INAP. Doctor en Ciencias Políticas y de la Administración, pertenece al Cuerpo de Administradores Civiles del Estado

Facilitando una serie de datos que han permitido realizar un diagnóstico como punto de partida, destacó las enormes limitaciones existentes por la gran heterogeneidad en nuestros municipios. Resaltó  como una de sus carcaterísticas más relevantes el “inframunicipalismo” y la “debilidad finaciera”. Destacó la gran “fragmentación” y “segmentación” presente en los 15.370 entes locales que existen entre ayuntamientos, diputaciones, etc..

También señaló, con relación a los municipios de tamaño pequeño, la inexistencia de su sometimiento…

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5 reglas para hacer una buena presentación


On the Air

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Fuencisla Gaitero

 ¿A cuántas  reuniones, cursos o conferencias  has asistido y escuchado una larga letanía a la que se acompaña una monótona presentación de PowerPoint detrás?  ¿Cuántas presentaciones te han dejado sólo ideas superficiales y poco claras sobre el objeto de las mismas?

En el día a día del entorno laboral, las presentaciones son muy habituales en reuniones de equipo, cursos presenciales,  mesas redondas de debate, foros de encuentro y de intercambio de experiencias o en muchos otros espacios sean del ámbito público o privado.

Muy extendidas también en el entorno universitario, no ya sólo por el profesorado sino también entre los alumnos para la presentación de trabajos y proyectos en las titulaciones de grado, doble grado y máster. Las nuevas generaciones del Plan Bolonia deben enfrentarse a la presentación de resultados ante el resto de sus compañeros. Y no digamos en los colegios. En la educación Primaria y Secundaria, hoy en día sí se  trabaja para que los niños y jóvenes adquieran esta habilidad en un futuro.

Sin embargo, para gran parte de las generaciones que estamos ahora en el ámbito laboral estas habilidades no formaron parte de nuestros programas de enseñanza. En muchos sistemas de selección de personal, tampoco se ha evaluado nuestra capacidad de comunicación lo suficiente sino, con carácter general,  los conocimientos puramente teóricos de tipo técnico, jurídico, tecnológico, etc y de experiencia. Se ha descuidado  la enseñanza de las habilidades necesarias para trabajar en equipos de trabajo o trasladar mensajes de una forma efectiva y eficaz.

Algunos errores habituales en el uso de las presentaciones

Si nos enfocamos ahora a la práctica de presentaciones con PowerPoint, podemos afirmar que aunque algunos ponentes dominan la técnica de las presentaciones, otros emplean las diapositivas como si fuese un cuaderno de notas en el que recogen como si de apuntes se tratase los contenidos de su ponencia.

A veces la audiencia se enfrenta a diapositivas llenas de texto y que por su tamaño es imposible leer o a otras que recogen sólo siglas y resultan un jeroglífico. O que incluyen esquemas y flujogramas que al no ser explicados adecuadamente pueden convertirse en una pesadilla.

En ocasiones no está claro lo que nos intentan decir o enseñar, ni tampoco al final somos capaces de priorizar los contenidos más relevantes. En definitiva, se repiten una serie de errores y en resumidas cuentas hay una falta de “foco” en el contenido relevante  porque se desconoce la técnica de las presentaciones eficaces.

Da igual que tengamos una audiencia de 15 ó de 500 personas, pero si vamos a dar una charla, curso o ponencia, debemos conocer las técnicas o reglas básicas para conseguir convertirnos en el máximo centro de atención del espacio-tiempo del que “en teoría” seremos dueños. Está en nuestras manos convertirnos en héroes o en marmotas.

5 reglas para hacer una buena presentación

Aquí os traigo cinco aspectos que, a mi juicio, son claves para tener éxito con una presentación y conseguir un resultado interesante, entretenido, y productivo. Lo que además  debería permitir, dependiendo del contenido más o menos complejo, hacer disfrutar a la audiencia y enganchar su interés, cualquiera que sea la materia que toque tratar.

Primera regla: Dejar claro cuál es el objetivo, el esquema que seguiremos y qué beneficios obtendrán

Para ello, debemos plantear el objetivo en primer lugar. Nadie se engancha si en un curso sobre actualización normativa, por ejemplo, se empieza por contar los artículos y la nueva regulación que contienen y no se explica de antemano que problemas se pretenden corregir.

Seamos precisos y contemos en primer lugar qué laguna normativa se pretende paliar con la correspondiente modificación. No divaguemos, organicemos los mensajes y traslademos las razones por las que deben escuchar y aprender lo que les vamos a enseñar.

Dejemos claro qué beneficios van a obtener con el contenido de la ponencia. Nuestro principal propósito debe dirigirse específicamente a los intereses de los oyentes no a escucharnos a nosotros mismos.

Seamos organizados y mostremos a continuación cómo se va a estructurar la charla. La audiencia debe ser capaz de seguir la lógica de nuestras ideas. Enseñemos el esquema que vamos a seguir.

Ah, y no debemos olvidar, que para conseguir alcanzar su interés debemos conocer la composición de la audiencia, su titulación, sus  perfiles o el cargo que desempeñan, sus áreas de trabajo y toda aquella información que pueda ser útil para mostrar a nuestros oyentes los beneficios que van a conseguir con lo que vamos a contarles a continuación.

Segunda regla: Construir bien la historia

Tiene que haber una razón de peso por la tengamos que hacer una presentación. Lo más probable es que haya que trasladar alguna novedad, enseñar una nueva aplicación o sistema, comunicar medidas o procedimientos que deban ser incorporados en alguna área o simplemente conseguir que los oyentes dirijan sus esfuerzos a impulsar un determinado proyecto.

Para que la historia llegue debemos conectar con la audiencia emocionalmente –lo que es más difícil cuanto más técnica y compleja sea la presentación, pero no imposible- por lo que debemos explicar las razones por las que deben entender el contenido o qué ventajas le va a reportar a la organización o al área operativa en la que se desenvuelve su trabajo.

Debemos ser capaces de construir historias que emocionen, que motiven y provoquen que la audiencia pase a la acción. Empleemos, cuando sea posible, el sentido del humor permitiéndoles que recuerden o empleen esas mismas anécdotas o ejemplos cuando ellos tengan, en su caso, que trasladar los mismos contenidos a sus equipos.

Tercera regla: No ser monótonos sino apasionados

No es necesario ser un buen actor o comediante para hacer una presentación. Pero lo que no debemos nunca es ser monótonos. Utilicemos las inflexiones de la voz y gestionemos adecuadamente los silencios.

Debemos adoptar un lenguaje gestual adecuado y cercano  y  ser capaces de trasladar pasión y energía. La cercanía y sencillez a la hora de plantear el discurso y comunicar a la audiencia no nos hace ser menos expertos o menos técnicos, al contrario.

La técnica de la presentación implica tomarse el tiempo suficiente para crear un guión y memorizarlo, buscando en cada uno de sus puntos el elemento necesario para enganchar a la audiencia. No es necesario aprenderse palabra por palabra, pero sí debemos articular claramente los puntos claves sin apoyarnos constantemente en las notas o en el guión que hemos preparado.

Hagamos ensayos previos. El número de veces y su intensidad va a depender de la experiencia, por lo que si somos primerizos vamos a necesitar más tiempo. Los expertos dicen que se debe emplear, al menos, 4 veces el tiempo que dura la presentación en prepararla; es decir que, si dura 10 minutos, debemos emplear, al menos, 40. Podemos, inclusive, grabarnos y tratar de eliminar  tics para que el día de nuestra presentación  nos sintamos mínimamente cómodos.

Una vez en escena, no debemos olvidarnos de conectar visualmente con la audiencia para poder trasladar emoción y seguridad. Debemos intentar pasear la mirada por todos los presentes, ellos son más importantes que nuestras notas o guión. Se debe exponer alto y claro, no para el cuello de la camisa o la pantalla en donde se proyecta la presentación, no es ella la que tiene que escuchar, sino la audiencia. Es preciso conseguir que al  público le resulte rentable la asistencia y que les haya valido la pena escuchar.

Cuarta regla: Utilizar elementos que mejoren la comunicación y no la interrumpan

Las diapositivas, las imágenes y los videos son herramientas de gran alcance cuando se usan correctamente. Sin embargo se pueden convertir en peligrosas distracciones si no es así. Debemos preguntarnos si es absolutamente  imprescindible añadir una diapositiva o un video. El uso de elementos visuales suele ser recomendable para enganchar la atención del público pero sólo si son relevantes y necesarios.

El proveedor del conocimiento somos nosotros, no las diapositivas. Estas sólo deben recoger las ideas o principales mensajes. No debemos hacer leer a la audiencia una diapositiva llena de texto.

Si hay que entregar algún documento no se debe hacer antes o mientras tiene lugar la exposición. Se debe hacer al final o, inclusive, se puede remitir un resumen con las principales conclusiones por e-mail, colgarlo en la intranet, en una página web, blog, etc. No debemos cometer el error de repartir ese documento antes de contarlo porque lo que sucederá es que comenzaran a leerlo  y dejarán de prestar atención a la exposición.

Quinta regla: Hacer un buen cierre de la presentación y resumir las principales conclusiones.

Acabamos de finalizar una buena presentación. Así que antes de acabar la intervención, intentemos dejar un buen recuerdo de ella.

En primer lugar recordémosles el beneficio que obtendrán ellos y la organización, es decir, cerremos el círculo. Se puede entregar un pequeño recuerdo como alguna frase que les motive a la acción en una diapositiva final, o el material didáctico más desarrollado sobre el que ha versado el curso, o un breve corolario con las principales conclusiones o ideas, o inclusive algún objeto. La audiencia sabrá apreciar el detalle y la consideración que queremos tener hacia ellos.

Y para finalizar quisiera compartir otras herramientas que son una alternativa al uso del Power Point y que cada vez más se emplean en este tipo de foros a los que nos referíamos. Además de las que se mencionan aquí puedo sugerir también una herramienta que permite hacer vídeos animados (go-animate) aunque esta última debe emplearse en entornos más desenfafados o para lanzar algún mensaje clave e intercalado en el resto de la presentación.

¿Crees que hay más claves o elementos que en alguna ocasión han sido importantes para ti y que puedas aportar?

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