Archivo de la etiqueta: compartir

Comunicación informal: Bienvenido a un café abierto (Brown Bag)


Por Antonio Ansón

Lo primero que necesitas saber de una Brown Bag es que se trata de una reunión informal que se desarrolla durante la comida. Se llama así debido a que los participantes llevan su propia comida, mientras que Brown Bag se refiere a la bolsa de papel para la comida y bebida que se consume fuera del establecimiento donde se adquiere. Café Abierto sería ese concepto aplicado al tiempo de desayuno, con la variante de que el organizador ofrecería el café.

brown-bag-by-j-beall

Brown Bag by J. Beall

 

¡Estoy invitado a una Brown Bag!

Cuando acudí mi primera convocatoria Brown Bag cometí el error de no llevar mi propia Brown Bag. Habría servido un tupper, una mochila o una bolsa amarilla o verde. La cuestión era que contuviese comida. Tu comida.

 La idea central de una actividad Brown Bag es usar el espacio del almuerzo para ofrecer una actividad de formación, de difusión o de comunicación en general, en un entorno informal y con un coste mínimo.

La mayor parte de los asistentes estaba comiendo mientras atendía a las explicaciones del orador. Pude observar la actitud de los asistentes. La gente parecía estar viendo el telediario. Digería la información al mismo tiempo que el bocadillo.

En la Brown Bag se difunde información sin apenas coste material y de tiempo. La presentación de una nueva herramienta, la difusión de un proyecto, ofrecer información adicional sobre cualquier asunto de interés son objetivos naturales de este tipo de eventos.

Esperé al turno de preguntas, curioso por si alguno se atrevería a hablar con la boca llena. Pero preguntaron con la naturalidad con que hablas con tu compañero de mesa.

El contenido ha de ser de interés para el destinatario de la Brown Bag. El participante solo estará dispuesto a usar alternativamente este tiempo de descanso si el contenido es valioso.

Total, que solo quedamos sin comer el orador y yo.

¿Por qué en España hablaríamos de Café Abierto?

En España se ajustaría mejor el tiempo del almuerzo en la media mañana que el tiempo para comer. Se puede preparar este tipo de evento informal con el coste de ofrecer café y  bollos a cambio de tiempo. Café abierto, ya que se hace una convocatoria abierta a la participación. También funciona con otros nombres, pero no es un desayuno de trabajo, ni una reunión donde se sirve café. Entonces…

¿Para qué se puede usar un Café Abierto (Brown Bag)?

Se puede resumir en cinco verbos:

Presentar

Presentar y evaluar el impacto de una idea, ver en directo la reacción de tu gente ante la novedad es una oportunidad que no se presenta a menudo. Un acto informal de presentación aporta información valiosa para el desarrollo de un proyecto.

Compartir

Hay conocimiento valioso para tu organización que queda en manos de unos pocos. Los eventos Café Abierto son un instrumento eficaz que ayuda a la política de comunicación interna.

Explorar

Para los participantes en estos actos es una oportunidad de asomarse a aspectos a los que normalmente no tienen acceso por su trabajo. Eso une tu interés en la difusión de la idea, proyecto o actividad, con la curiosidad del participante.

Comunicar

Siempre presente en estos actos, comunicar se convierte en un elemento básico de cada uno de estos eventos. Se escoge cuidadosamente el contenido y se busca el público interesado en recibir el mensaje. Permite explicarse, dar cuenta de una acción y difundir puntos de vista de la dirección.

Difundir

Difundir un mensaje valioso para la organización, permitir que la gente se familiarice con una nueva herramienta, con una unidad nueva, una nueva política de recursos humanos, es impagable y los Cafés Abiertos son tremendamente eficaces para promover el boca a boca.

Límites de un Café Abierto

Su sencillez y falta de formalidad es su mayor virtud. Y hay que ser consciente de que este formato trae algunas limitaciones. No es la herramienta adecuada si estás pensando en:

  • Hacer una presentación formal de una persona o un proyecto
  • Profundizar en una materia de conocimiento generalizado
  • Abordar temas sensibles
  • Abrir una negociación

En conclusión

Ya sabemos que una invitación Café Abierto (Brown Bag) te está ofreciendo un uso alternativo de tu tiempo de almuerzo para participar en algo que podría ser interesante.

Desde el punto de vista de la organización es un evento informal que permite transmitir de manera eficaz contenidos variados.

Para el asistente, es una oportunidad de aprovechar su tiempo para acceder a información o conocimiento que de otra manera sería costoso de obtener (bien por falta de tiempo, bien porque no está disponible).

¡Cuéntanos si estás usando los este tipo de eventos y cómo te ha ido!

@Antonio_Anson

Otros artículos que te pueden interesar:

4 reglas para una reunión eficaz

5 reglas de oro para asistir (o no) a una reunión

La “performance snapshot” sustituye a la evaluación del desempeño

12 trucos que te harán ganar tiempo para ti mismo

¿Por qué en Islandia las ovejas van de tres en tres?

Anuncios

Gain time for yourself in 12 steps


by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.

 

Anson 2016

Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

Ansón 2016

Ansón 2016

Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

Ansón 2016

Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

Ansón 2016

Ansón 2016

Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. “I have to get there in 30 minutes.” Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.

 

8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

Ansón 2016

We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.

 

11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. “I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.”

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.

Conclusion

Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

Anson 2016

Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during “free” time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.

 

5 reglas para usar la videoconferencia en formación


Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

Entradas relacionadas:

5 reglas para hacer una buena presentación

5 razones para emplear el Espacio Abierto en las Administraciones Públicas

5 tendencias que están cambiando en la Administración con la formación online

Otras entradas que te pueden interesar:

10 errores en el impulso y desarrollo de un proyecto o de acciones formativas eLearning

¿Pensamiento creativo en la Administración Pública?

Aprendizaje 2.0 en las Administraciones Públicas

10 rasgos del empleado público en 2050

La innovación y la reinvención como elemento de motivación del empleado público

5 Reglas de oro para asistir (o no) a una reunión

10 errores de la Administración Pública en las redes sociales


Gerardo Bustos 

Tanto hacia dentro como hacia fuera, la Administración Pública mira las redes con resquemor, tachándolas de frívolas, inseguras y criticonas. En torno a ese planteamiento equivocado se pueden observar 10 errores muy característicos, que en la realidad dejan a la Administración fuera de las redes sociales.   

redes

Por lo que se refiere a su actuación en las redes sociales, no se puede decir lo mismo de todos los organismos, departamentos y entes públicos. El sorprendente y miedoso alejamiento de las redes sociales por parte de las Administraciones Públicas tiene excepciones. Sobre todo en los entorno locales, algunos casos también en administraciones autonómicas y, en poca medida, incluso en la Administración General del Estado.

 Pero sí hay algunas pautas generales que se repiten caso tras caso las más de las veces. En mi opinión, esta situación se puede concretar en diez grandes errores.

1.  El problema empieza dentro: redes con cerrojo

  •  Limitaciones y prohibiciones al uso interno de las redes sociales. Numerosos ministerios, organismos y entes oficiales cierran el acceso interno a las redes.
  • No se implica a su propio personal. Cualquier marca (y un ministerio o un organismo son marcas) necesita a sus especialistas propios participando en las redes, aportando valor a la marca.
  • Una estrategia de redes sociales dirigida a los ciudadanos sin la participación de los equipos, difícilmente alcanzará grandes objetivos.

 2.     Pánico a informar y poco abierta a la información externa

  •  Tendencia a la información escasa y confundida con la publicidad y propaganda.
  • Temor a la llegada de información del ciudadano: las administraciones públicas se cierran en banda a la opinión, crítica o aportación de los ciudadanos.

 3.      Desarrollo descentralizado y sin estrategia global común

  • No hay un planteamiento global. Cada ministerio, organismo, ente e incluso órganos de un ministerio aborda o no aborda las redes sociales de una manera propia y diferente.
  • Ausencia de un planteamiento global, uniforme y coherente. La Administración, en cuanto a las redes, no ha definido quién es, qué quiere y a quién debe dirigirse.

 4.      Estrategia inexistente o deficitaria

  •  Ausencia total de estrategia global. Como mucho puede hablarse de algunas estrategias en organismos o entes concretos.
  • En los pocos casos en los que puede hablarse de planteamiento estratégico en algunos centros, generalmente se desarrollan esos planteamientos sin entender que no se trata de utilizar todas las herramientas sociales, sino de elegir las que se consideran más adecuadas para interactuar según los objetivos marcados.
  • No hay manual de procedimiento para el uso de redes sociales, ni por supuesto, tampoco hay perfiles sociales
  • No hay protocolo de actuación ante una crisis. Cada crisis es especial y requiere su respuesta específica, pero hay unas pautas mínimas necesarias que deben estar marcadas

 5.      No hay una actitud 2.0

  • En las Administraciones Públicas falta una actitud 2.0 en toda su dimensión. No se entiende ni se acepta lo que supone la cultura 2.0, en cuanto a participación, cercanía, intercambio y colaboración… con el cliente-ciudadano.
  • Los riesgos y dificultades de la cultura 2.0 se han convertido en un muro infranqueable para la Administración.
  • La Administración no entiende que la web 2.0 ha transformado la manera de relacionarse con los ciudadanos, como ha transformado la manera de relacionarse los ciudadanos entre sí.
  • No entienden las redes sociales: no asumen que es participar y compartir.
  • No asume el lenguaje de las redes
  • No entiende que las intervenciones en las redes tienen que aportar valor; en definitiva, ser útiles.
  • Salvo casos aislados, las mayores dosis de actitud 2.0 por parte de alguna administración suelen encontrarse en entidades locales, donde la cercanía al ciudadano está arraigada.

 6.      Ignora sus propios casos de éxito

  • En la Administración hay algunos casos de éxito como el de la Policía, que podrían servir de magnífico ejemplo a seguir. En lugar de ver un camino a seguir, se les mira como exotismos.

 7.      No encuentra a los ciudadanos

  • Estén o no las administraciones públicas, los ciudadanos y los funcionarios están en las redes sociales
  • No han colocado al ciudadano en el  centro de su estrategia
  • La implantación de las redes y la asunción general de su cultura es una tendencia progresiva a mucha velocidad. Por tanto, es una cuestión de tiempo que las Administraciones Públicas asuman esas realidad. Lo malo es que se está perdiendo ese tiempo.

 8.      Confunden las redes con un dazibao

  • Generalmente se consideran las redes sociales como poco menos que un dazibao. Un mural donde las administraciones cuelgan su información, mensajes o nota de prensa. Un mero tablón de anuncios.
  • No entienden la importancia del contenido, la actual sed de contenidos útiles y con valor.
  • No se define el contenido que se va a compartir, ni por supuesto el estilo y el tono de la comunicación.

 9.      ¿Debate? No, gracias

  • Los ciudadanos se dirigen a la Administración por múltiples vías. La gran diferencia de las redes, además de la inmediatez, es la exposición pública; es decir, debate.
  • El uso que hacen las Administraciones de las redes huye de la escucha activa. Es decir, una administración sorda, como si no cogiéramos el teléfono.
  • Se ve el peligro de la crítica, en lugar de aprovechar las numerosas y valiosas aportaciones que se generan en los debates de las redes sociales.
  • Un caso actual: la Comisión para la Reforma de las Administraciones ha abierto un buzón donde ha recibido 2.000 correos electrónicos. Si se hubiera abierto un entorno de información, comunicación y debate, las aportaciones y la implicación social hubiera sido infinitamente mayor. De hecho, con la Administración totalmente ajena, los debates se están dando en las redes, y serán más intensos cuando se conozca el informe.

 10.  Desprofesionalización

  • Desprofesionalización del servicio. Al frente de la presencia en redes sociales, la Administración con frecuencia coloca a personas que no están presentes en las redes. Ni conocen, ni viven, ni sienten la cultura 2.0.
  • El colectivo más cercano a las redes sociales, por proximidad profesional, es el de los TIC. Pero a menudo se olvida que ser TIC garantiza conocer la tecnología que soporta las redes sociales, pero no garantiza de antemano conocer y entender la cultura 2.0 y la dinámica colaborativa de las redes sociales.
  • El foco principal de las redes son los contenidos, no la tecnología. Estamos hablando de comunicación, no de tecnología de las comunicaciones.
  • El rol del community manager es muy importante dentro de un plan estratégico para redes sociales. Puede ser alguien de la casa o un proveedor externo. La mayoría son externos.
  • Las funciones y características del community manager deberían ser: especialista en el uso del lenguaje propio de las redes sociales, interlocutor entre los ciudadanos y el organismo, responsable de la publicación y generación de contenidos en todos las redes seleccionadas, controlar y moderar los mensajes del organismo y de los ciudadanos, definir políticas de respuesta y protocolos de crisis, seguimiento de la evolución del organismo en las redes sociales.
  • Con frecuencia se contrata externamente al profesional de las redes.

 ¿Conoces o se te ocurren otros errores que yo no he tenido en cuenta? Si aportas tus observaciones, entre todos tendremos una visión más clara de la situación.

Funcionarios 2.0: el cambio empieza dentro


La Administración está planteándose ahora lo que debió abordar hacer 30 años: actuaciones comunes entre ministerios y organismos de hardware y software. Pero hoy el reto no son los equipos, sino las personas y los contenidos. El funcionario 2.0, que debe responder a un retrato robot muy diferente al actual, con los verbos COMPARTIR/COLABORAR como eje de su actividad diaria y de su cultural laboral.

Hace unas décadas la Administración abordó la llegada de la informática armándose de equipos, creando complementos específicos y, finalmente, creando el cuerpo TIC. Este planteamiento de generosa inversión, aparentemente exitoso, debido a la falta de un plan estratégico global ha sido uno de los mayores fracasos de la Administración española. Un despilfarro que ha tenido un coste inmenso, y casi imposible de calcular.

 Las islas informáticas

Los españoles tenemos vocación autonomista, entre otras vocaciones. Únase a eso un cuerpo recién creado, con ganas. Añádase un presupuesto generoso en el capítulo VI. Y no olvidemos que la cultura de la organización veía bien el “avance”, entendiendo por tal el suma y sigue en gastos informáticos. Y por último, un hambre insaciable de hacer cosas (informáticas), las que fueran. Hasta hace cuatro años todos lo que oliera a informática y nuevas tecnologías tenía buena acogida presupuestaria de partida.

La siguiente fase han sido las páginas web, que han crecido y crecen como níscalos después de las lluvias. Un coste excesivo por la proliferación y otro coste excesivo porque en más de un caso el portal se ha diseñado, rediseñado y vuelto a diseñar. ¿De verdad necesita la Administración esa enorme cantidad de portales, haciendo cada uno la guerra por su cuenta? Afortunadamente aquí algo se ha logrado en la imagen con las guías de diseño web, y también en la ordenación de sus procedimientos electrónicos gracias a la regulación normativa de las sedes electrónicas. Pero poco más.

El cocido electrónico

 Con estos ingredientes el producto no podía ser otro: ¡cocido madrileño! Realmente hemos generado un guiso con un puñado de garbanzos.  Los garbanzos son los dos centenares de ministerios, órganos, organismos, entidades y otros entes atomizados. Cada uno de ellos con sus equipos informáticos, su seguridad, su arquitectura informática, sus sistemas, sus normas limitativas y limítrofes y, con frecuencia, sus incompatibilidades entre sí.

El problema es tan evidente, que hay grupos de trabajo abordando el posible desarrollo de plataformas comunes, y se empieza a hablar del CIO, como gran jefe de todas las TIC dentro de la AGE. Realmente, más de lo mismo, porque no se va a la raiz.  A estas alturas estandarizar mínimamente resulta misión imposible, incluso dentro de un ministerio. ¿Tan difícil hubiera sido en un momento dado establecer unas reglas mínimas comunes?

Ahora podemos hacerlo diferente

Me he remontado a estos antecedentes informáticos, porque ahora estamos a punto de cometer el mismo error de las TIC con las redes sociales. Si queremos ver la botella medio llena, vamos a decirlo al revés: aún estamos a tiempo de hacer las cosas bien.

Por el momento, el comienzo es preocupante. Se está repitiendo la misma película. El fenómeno redes sociales, que es el gran cambio que revolucionará la Administración en todos sus aspectos, se está abordando de la misma manera que se abordó el fenómeno tecnológico: cada ministerio y cada organismo por su cuenta.

Hay ministerios y organismos que están presentes en las redes sociales. Otros las conciben y usan como si fueran un mural muerto para colgar notas de prensa. Otros las prohíben totalmente en sus centros y a su personal. Otros han creado un equipo propio de atención. Tampoco falta los que sufren urticaria sólo de pensar en las redes sociales. Y suma y sigue.

Es decir, estamos volviendo a lo mismo de siempre. Cada órgano u organismo da la respuesta que considera oportuna. Con falsos argumentos de seguridad, si la decisión viene por el área de las tecnologías. O con erróneos argumentos de control de la información, si la decisión parte del área de comunicación adjunta a la máxima jerarquía del organismo.

Las TIC son un jodido tic

Las redes sociales están convirtiendo las “TIC” en un jodido tic que nos impide avanzar, bajo la apariencia de la innovación tecnológica. Hemos hecho un mal uso de las TIC, pero ya no es un problema de más tecnología, más equipos, más programas. Ahora el quid de la cuestión está en comprender lo que esa tecnología ha traído consigo: una revolución cultural, de la mano del mundo 2.0. Y eso no puede ni debe abordarse aisladamente y con voluntarismos improductivos en cada organismo. Debe abordarse en el marco de un plan estratégico y único para toda la Administración.

¿Y por dónde vamos a empezar? Pues por dentro, está claro. En lugar de “protegernos” de las redes sociales como si necesitáramos una cuarentena frente a la epidemia colaborativa exterior, hay que sumergir al funcionario en la cultura de colaborar y compartir.

Dentro y fuera de la Administración, la web social, el mundo 2.0, convierte a cada persona en voz con capacidad de ser escuchada. Para la Administración supone un radical cambio de filosofía. Compartir genera un cambio en la actitud de los funcionarios y de los ciudadanos, y abre las vías hacia un camino de colaboración que hoy no parecemos capaces de imaginar.

Pero, claro, no somos capaces de imaginarlo dentro de la Administración, porque fuera, si es que sigue habiendo un “fuera” y un “dentro” de la Administración, cada vez lo entienden más empresas. Afortunadamente. No podía ser de otra manera, porque no hay más que constatar una realidad: en España hay treinta millones de internautas y el 80 por 100 de ellos hacen uso de las redes sociales. Y sigue creciendo.

Un nuevo funcionario 2.0

Es una nueva realidad, que exige una nueva respuesta, para la que se precisa un nuevo tipo de funcionario. El reto ya no son los equipos, sino las personas. Hay que desarrollar un gran plan estratégico que nos lleve hacia una Administración 2.0, y la gran herramienta de este nuevo proyecto es el funcionario 2.0.

Imaginemos  un funcionario que cuida su imagen de marca personal. Que en los concursos a según que puestos se valora su mayor o menor presencia en las redes sociales. Que escucha lo que recibe del ciudadano y se hace escuchar en otros estamentos administrativos.  Que colabora, comparte y gestiona contenidos.

Imaginemos una Administración abierta y transparente, convirtiendo a sus trabajadores en consultores internos, con conocimiento del proyecto del que forman parte, con preocupación por encontrarle sentido a lo que hace y con motivación para la mejora constante de la organización y del servicio.

Va a suponer un cambio radical en todos los órdenes. El marco global de ese nuevo funcionario tiene un nombre: compartir, empezando por la información. Eso cambia la actitud del funcionario como está cambiando la actitud de los ciudadanos, y facilita el camino hacia la colaboración. Ese es el secreto de la nueva cultura laboral: COMPARTIR Y COLABORAR.

NOTA ACLARATORIA (a las 24 horas de la difusión del artículo)

Al paso de algunas llamadas y comentarios de amigos, en el sano empeño de que el objetivo fundamental del artículo quede claro, diré que para nada se plantea en estas líneas algún tipo de cuestionamiento del cuerpo TIC, de necesidad indiscutible. Mi intención es provocar debate, y el centro del argumento se sitúa en el desarrollo atomizado de las TIC (las tecnologías de la información y las comunicaciones) y el coste que ello ha supuesto.  Nos hemos equivocado, y hemos de reconocer ese error, para no repetirlo ahora con el desarrollo de esa gran revolución que tiene que suponer la aplicación de las redes sociales en la Administración 2.0.

Es verdad que en la implantación de las TIC se ha repetido el modelo habitual de la Administración: cada Departamento y cada organismo desarrolla sus proyectos y compra sus equipos de todo tipo. Una primera diferencia en este caso deriva de que estamos ante un campo nuevo (las TIC),  desarrollo relativamente reciente, y algo podríamos haber aprendido y evitado. Hubiera bastado un planteamiento global. Y la otra gran diferencia, es que en este caso estamos hablando de equipos tecnológicos cuya gran efectividad máxima deriva de la interconexión y la compatibilidad, además del deseable uso múltiple de aplicaciones que se repiten en uno y otro organismo.  

Responsables de lo ocurrido somos todos los que hemos tenido algo que ver con el desarrollo de aplicaciones informáticas; naturalmente en proporción a la dimensión de lo desarrollado por cada cual y también a la capacidad jerárquica de decisión. Pero no perdamos ni un segundo en hablar de culpas y responsabilidades pasadas, porque creo que no importa tanto la responsabilidad de lo ocurrido, como la responsabilidad que tenemos en lo que no debe ocurrir ahora. De ahí mi insistencia en la necesidad de un plan estratégico que dibuje un marco global de Administración 2.0 para toda la Administración General del Estado.

Para mí, estas líneas son mi modesta asunción de responsabilidad sobre lo que deberíamos evitar en el impulso y desarrollo del funcionario 2.0.