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Apasionado por lo público

Automatización y envejecimiento en la Administración Pública


Por Antonio Ansón

Solo el 1,5 por ciento de los trabajadores de la  Administración General del Estado en España (AGE) tiene menos de 30 años. Por el contrario, la edad promedio supera ya los 50 años. Estas cifras muestran dos serios riesgos: (i) la falta de servidores públicos conectados generacionalmente con los cambios tecnológicos y sociales; y (ii) que la administración pierda la experiencia acumulada. 

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Maryland GovPics CC

El déficit de gente joven en la Administración

Esto no es un problema generalizado en la OCDE (1). Mientras España está por debajo del 10% de  empleados situados entre los 18-34 años, Alemania tiene un 30%. La media de empleados con 55 o más años en la OCDE se encuentra en el 25% (con países como Chile, Australia, Hungría, Japón, Corea y  Eslovenia que no alcanzan el 20%), mientras que España tiene un  36% de sus funcionarios de la administración central con 55 o más años.

La administración pública ha cerrado sus puertas a generaciones de jóvenes bien preparados en aras de políticas de recorte del gasto público que nunca llegaron a imbricarse en una estrategia de mediano y largo plazo para la Administración Pública.

La pérdida del conocimiento acumulado

La administración española no gestiona adecuadamente el conocimiento. Es difícil, cuando no imposible encontrar memoria de los proyectos realizados en la AGE, su identificación, su planificación, desarrollo y evaluación posterior. No hay documentación en los de éxito. Imagínense en los que fracasaron. Escasean los ejemplos de cómo se hace, de buenas practicas compartidas. Definitivamente, no está en la cultura administrativa documentar los proyectos (2) desde su nacimiento hasta su éxito o abandono.

Una plantilla envejecida en la administración pública es condenar a la sociedad a un futuro de servicios públicos de ínfima calidad.

Hay iniciativas que premian cambios e innovaciones (INAP, Novagob, Club de la Innovación, como ejemplo, o la intra-emprendedora Innovación on tour), pero estas iniciativas no sustituyen la practica rutinaria de documentar y evaluar proyectos. Sin eso, no va a ser fácil realizar el relevo generacional sin exponerse a perder información. Que es tanto como decir sin cometer los mismos errores del pasado. La informatización por sí sola no tiene respuesta para eso.

¿Quien va a enseñar a las máquinas?

Bonita cuestión. Trabajando en países en desarrollo uno puede comprobar los efectos de la falta de profesionalización del sector público. El cambio continuo de plantillas y de gerentes rompe todos los procesos de aprendizaje de la institución y conforma organizaciones que no aprenden. Una brecha enorme que amenaza con sumarse a la digital.

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Backdoor Survival CC

Hay un momento, ya cercano, en que los sistemas dotados de inteligencia sustituirán a los actuales. Entonces, ¿qué ocurrirá a los organizaciones, públicas o privadas, que no han sido capaces ni siquiera de completar con éxito una primera fase de informatización de los procesos fundamentales? ¿Quien tendrá los conocimientos para diseñar los algoritmos? ¿Y para evaluarlos? Para eso se necesita un conocimiento profundo del negocio. Y también perfiles nuevos conectados con el proceso de automatización.

 


En conclusión

Una plantilla envejecida en la administración pública es condenar a la sociedad a un futuro de servicios públicos de ínfima calidad. Es necesario y urgente un plan estratégico de renovación del personal al servicio de la administración, con nuevos perfiles, con herramientas que permitan una adecuada gestión del conocimiento y con iniciativas reales para que exista un relevo generacional.

Vale de mirar con envidia en el espejo de otros países que tienen mejores servicios. Los tienen porque se preparan, porque invierten en ellos. Son fruto de una estrategia social que va más allá de unas elecciones.

_______________________________________________________
(1) Fuente, OCDE Government at a Glance 2017.
(2) Las buenas prácticas de la administración pública en ocasiones se identifican con códigos de ética o buena conducta (ejemplo Ayuntamiento de Madrid o Sindic de Greuges de Cataluña). Menos veces aparecen como recopilación de prácticas innovadoras. Los elogiables esfuerzos del INAP en su repositorio de buenas prácticas, tampoco acaban de ser algo realmente utilizable. En el repositorio se suelen encontrar trabajos teóricos que nunca se llevaron a cabo. O si lo hicieron, no hay rastro de su aplicación práctica. Parece que los verdaderos proyectos se encuentran sólo en las memorias de las personas que participaron en ellos.

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Administración pública y revolución tecnológica: 5 cambios radicales


Por Antonio Ansón 

La actual revolución tecnológica no va a dejar indiferente a las administraciones públicas. La implantación de un sistema de gestión de riesgos, los cambios en los perfiles de puestos y en el sistema de acceso a la Administración, la automatización y  la implantación de un sistema de evaluación del desempeño son algunas tendencias que marcaran los cambios en la administración pública de los próximos años.

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Empujados por el cambio tecnológico creo que vamos a ver en breve algunos movimientos en las administraciones públicas. La pregunta que nos hacemos es qué cambiará en la administración pública tradicional. Y hemos encontrado 5 respuestas.

1. Implantación de la gestión de riesgos en la administración pública 

La disponibilidad creciente de datos sobre los ciudadanos permitirá la extensión de la utilización de técnicas de gestión de riesgo con el fin de racionalizar los recursos disponibles y ordenar la acción administrativa hacia sus objetivos de servicio a la sociedad.

La gestión del riesgo es un proceso por el que identifican, valoran y priorizan los riesgos asociados a una actividad,  tomando acciones  para reducir o minimizar su impacto

Australia, pionera en la aplicación de la gestión de riesgos a la actividad administrativa, ya en 2004 ¹ exigió a los directorios de las agencias estatales informar acerca de los principales riesgos identificados, el sistema de gestión de riesgos establecido y las medidas de mitigación puestas en marcha. Ahora que los avances tecnológicos hacen mucho más fácil  la aplicación de la gestión de riesgos a la administración, es el momento de reorientar la función pública hacia su papel, en una sociedad que demanda más transparencia y rendición de cuentas.

2. Cambio de los perfiles de los puestos de trabajo en la administración

Hasta ahora la administración pública ha seguido creando puestos tradicionales mientras las necesidades de nuevos perfiles se hace cada vez más patente. La necesidad de trabajar con un volumen creciente de datos, la oferta de servicios por Internet que va cambiando la orientación de la atención al ciudadano, las posibilidades inmensas de automatización de los servicios, todo ello, cambiará el perfil del trabajador público y condicionará la futura oferta pública de empleo. Los tradicionales cuerpos de funcionarios se verán afectados por la creación de los nuevos perfiles, exigiendo una profunda adaptación y flexibilidad frente a las nuevas realidades.

3. Cambio en las formas de acceso

Aparición de nuevas formas de contratación, acordes con el auto empleo y la especialización creciente. No imagino a la administración pública contratando community managers por oposición.  De hecho, se trata de incorporar figuras que no existen en la administración actual, por lo que el sistema tradicional no bastará para la selección. Tampoco resultará adecuado el sistema de acceso actual para valorar la capacidad de trabajar en equipos de alto rendimiento. Nuevos perfiles, nuevas necesidades, nuevas realidades. El auto empleo parece la tendencia, y la administración no podrá mantenerse al margen. El profesional cualificado no trabajará para un solo empleador. La administración tendrá que contratar profesionales muy cualificados de manera puntual, sin vincularse a una relación a largo plazo.

4. Automatización

El coste de personal de las administraciones públicas alcanza el 23,1% del gasto público en la OCDE, siendo un 29,1% en América Latina y Caribe ². En en España oscila entre el 25% de la administración central y el 35% de las autonómicas ³. El abaratamiento de las soluciones tecnológicas unido al alto coste del personal de las administraciones, impulsará una tendencia a automatizar nuevos servicios, aumentando las partidas de inversión y gasto en tecnología y disminuyendo las de gasto de personal. Nadie puede pensar ya que la automatización solo se refiere a las tareas más mecánicas. Los robots también van a sustituir puestos reservados tradicionalmente a licenciados universitarios. Esta tendencia  influye poderosamente en la redefinición de los puestos de trabajo que la administración va a necesitar en un futuro no muy lejano.

5. Implantación generalizada de la evaluación del desempeño

El teletrabajo, la prestación de servicios deslocalizada, relaciones de servicio más abiertas, donde los equipos de trabajo se crean para una tarea y luego desaparecen para, de nuevo,  conformar otros equipos que abordarán nuevas tareas. Estas nuevas maneras de relación laboral exigen una implantación universal de la evaluación del desempeño. Los gerentes, cada vez menos jefes tradicionales, tendrán que evaluar a los miembros de su equipo: unos estarán en la oficina, otros en otras ubicaciones o trabajando desde casa, algunos tendrán una relación esporádica como profesionales contratados. Hacer que todo eso funcione como un equipo requerirá un sistema ágil de evaluación que mida el rendimiento y la calidad de la aportación de cada uno al proyecto común. Deloitte, con más de 60.000 empleados por el mundo, ya comprendió que los sistemas tradicionales de evaluación son costosos, especialmente en tiempo de los directivos,  y además no queda demostrado que consigan su finalidad. La alternativa es encontrar sistemas de evaluación más ágiles y livianos, como la performance snapshot.

Conclusiones

Impulsados por los cambios tecnológicos y por la presión social las administraciones públicas han iniciado un proceso de transformación sin retorno. El impacto de la automatización, el big data o la inteligencia artificial van a provocar profundos cambios en la manera de operar de las administraciones: menos personal pero más cualificado, más inversión en tecnología, diferentes formas de acceso y vínculo con la administración, un gerenciamiento basado en riesgo, más transparencia y mayor rendición de cuentas a la sociedad.

Notas

¹ Public Administration Act 2004
² Fuente: El Coste de la Administración Pública. Varios autores.
³ Fuente: Panorama de las administraciones públicas: América latina y el Caribe 2017 © OCDE 2016
Imagen: DaveBleasdale CC license

Las tres fases de la automatización de la administración pública


por Antonio Ansón

Crecí leyendo a Julio Verne y terminé leyendo a Arthur C. Clarke e Isaac Asimov. Ahora que leo sobre robots y economía no puedo evitar pensar en qué ocurrirá en el sector público. Yo lo imagino en tres fases. Una primera fase en que los sistemas tradicionales conviven con proyectos basados en inteligencia artificial (IA). Una segunda en que los sistemas de IA son una realidad, pero hay que supervisarlos y corregir sus carencias. En la tercera fase, los sistemas inteligentes están presentes en la mayoría de la actividad administrativa y el número y perfil de los empleados públicos es muy diferente de las fases anteriores.

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Disfruté leyendo el artículo del maestro Gerardo Bustos sobre los funcionarios del futuro: 10 rasgos del empleado público en 2050. Luego han venido otros artículos sobre cómo será el funcionario del futuro también interesantes¹. En mi opinión, el cambio en el perfil del empleado público va a ser más radical, porque el cambio del escenario tecnológico exigirá un nuevo tipo de habilidades y de vínculos necesarios para sostener el funcionamiento regular de la actividad automatizada de la administración.

Primera fase. Tímidos avances de la automatización

Los expertos en el negocio definirán para los sistemas de inteligencia artificial lo que los robots deben hacer. En esta fase convivirán: (i) los sistemas tradicionales sin apenas informatización;  (ii) sistemas informatizados que no tienen o solo parcialmente disponen de IA; y (iii) otros avanzados, dotados de IA, que se encuentran en fase de implementación y de pruebas, y que apenas tienen impacto en la actividad de la administración. La actividad del sector público apenas presentará variación, salvo el incremento natural de los servicios al ciudadano en el marco de la administración electrónica. Fuerte tendencia a que todo se informatice, sin que este proceso signifique realmente un cambio de enfoque y mentalidad de la gestión pública.

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Segunda fase.  Consolidación de los sistemas basados en inteligencia artificial

En esta fase la informatización de la administración pública en los países más desarrollados será prácticamente total, y razonablemente avanzada en los países en desarrollo. Los sistemas basados en IA sustituirán las actividades tradicionales por sistemas automatizados de relación con el ciudadano. Los sistemas que no estén dotados de inteligencia quedarán obsoletos y habrá una fuerte tendencia a sustituirlos por IA. Esta etapa reclamará una gran actividad de supervisión y retroalimentación sobre el trabajo de los robots. La función consistirá en asegurarse de que todo está marchando correctamente y de que se corrigen los errores iniciales de programación y de aprendizaje. Los expertos del negocio seguirán siendo un eslabón básico en la producción del resultado, pero el número de los que están en tareas de campo disminuirá rápidamente. Un buen ejemplo de lo que estará pasando es la medicina. En esta fase una buena parte de los médicos ya no se dedicarán a la medicina, sino a hacer que los sistemas de inteligencia artificial aprendan a diagnosticar.

Tercera fase. Los sistemas de IA predominan en la administración pública

Gran impacto en la función pública porque el perfil de los empleados públicos ha cambiado radicalmente. Los funcionarios conocerán el negocio, pero desde el punto de vista de su gestión automatizada, y serán sobre todo expertos en automatización y en el manejo de máquinas dotadas de inteligencia artificial. En este momento los verdaderos expertos en el negocio serán los sistemas dotados de inteligencia artificial aplicada. El número de empleados públicos directos habrá disminuido radicalmente. La dirección de los grandes servicios se llevará a cabo por personal reducido desde centros de control remoto. Muchas empresas especializadas trabajarán para la administración para asegurar que sus sistemas funcionan y son seguros.

Conclusiones

Creo que imaginar ayuda a prepararnos para el futuro. En una realidad donde lo único cierto es el cambio, el sector público no quedará al margen de esta revolución tecnológica. La aceleración de los cambios sociales que la acompaña está provocando una demanda social de mayor conexión con la administración, más transparencia, mejores servicios y más económicos, mayor agilidad de la acción administrativa y menores costes de cumplimiento.

La respuesta a la demanda social de mayor conexión, más transparencia, mejores servicios, más agilidad de la acción administrativa y menores costes de cumplimiento estará basada en la tecnología. Y será la tecnología la que transformará la administración pública que ahora conocemos.

¿Tiempos? A la vista de la rapidez con que ocurren los procesos de renovación tecnológica creo que no tendremos que esperar mucho para ver y tocar los cambios.

@Antonio_Anson

Notas

¹  Hacia el nuevo empleado público digital de Belén Espejo; 10 habilidades que necesitarás en 2020  de la revista Insider y El perfil del nuevo empleado público de Victor Almonacid

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Comunicación informal: Bienvenido a un café abierto (Brown Bag)


Por Antonio Ansón

Lo primero que necesitas saber de una Brown Bag es que se trata de una reunión informal que se desarrolla durante la comida. Se llama así debido a que los participantes llevan su propia comida, mientras que Brown Bag se refiere a la bolsa de papel para la comida y bebida que se consume fuera del establecimiento donde se adquiere. Café Abierto sería ese concepto aplicado al tiempo de desayuno, con la variante de que el organizador ofrecería el café.

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Brown Bag by J. Beall

 

¡Estoy invitado a una Brown Bag!

Cuando acudí mi primera convocatoria Brown Bag cometí el error de no llevar mi propia Brown Bag. Habría servido un tupper, una mochila o una bolsa amarilla o verde. La cuestión era que contuviese comida. Tu comida.

 La idea central de una actividad Brown Bag es usar el espacio del almuerzo para ofrecer una actividad de formación, de difusión o de comunicación en general, en un entorno informal y con un coste mínimo.

La mayor parte de los asistentes estaba comiendo mientras atendía a las explicaciones del orador. Pude observar la actitud de los asistentes. La gente parecía estar viendo el telediario. Digería la información al mismo tiempo que el bocadillo.

En la Brown Bag se difunde información sin apenas coste material y de tiempo. La presentación de una nueva herramienta, la difusión de un proyecto, ofrecer información adicional sobre cualquier asunto de interés son objetivos naturales de este tipo de eventos.

Esperé al turno de preguntas, curioso por si alguno se atrevería a hablar con la boca llena. Pero preguntaron con la naturalidad con que hablas con tu compañero de mesa.

El contenido ha de ser de interés para el destinatario de la Brown Bag. El participante solo estará dispuesto a usar alternativamente este tiempo de descanso si el contenido es valioso.

Total, que solo quedamos sin comer el orador y yo.

¿Por qué en España hablaríamos de Café Abierto?

En España se ajustaría mejor el tiempo del almuerzo en la media mañana que el tiempo para comer. Se puede preparar este tipo de evento informal con el coste de ofrecer café y  bollos a cambio de tiempo. Café abierto, ya que se hace una convocatoria abierta a la participación. También funciona con otros nombres, pero no es un desayuno de trabajo, ni una reunión donde se sirve café. Entonces…

¿Para qué se puede usar un Café Abierto (Brown Bag)?

Se puede resumir en cinco verbos:

Presentar

Presentar y evaluar el impacto de una idea, ver en directo la reacción de tu gente ante la novedad es una oportunidad que no se presenta a menudo. Un acto informal de presentación aporta información valiosa para el desarrollo de un proyecto.

Compartir

Hay conocimiento valioso para tu organización que queda en manos de unos pocos. Los eventos Café Abierto son un instrumento eficaz que ayuda a la política de comunicación interna.

Explorar

Para los participantes en estos actos es una oportunidad de asomarse a aspectos a los que normalmente no tienen acceso por su trabajo. Eso une tu interés en la difusión de la idea, proyecto o actividad, con la curiosidad del participante.

Comunicar

Siempre presente en estos actos, comunicar se convierte en un elemento básico de cada uno de estos eventos. Se escoge cuidadosamente el contenido y se busca el público interesado en recibir el mensaje. Permite explicarse, dar cuenta de una acción y difundir puntos de vista de la dirección.

Difundir

Difundir un mensaje valioso para la organización, permitir que la gente se familiarice con una nueva herramienta, con una unidad nueva, una nueva política de recursos humanos, es impagable y los Cafés Abiertos son tremendamente eficaces para promover el boca a boca.

Límites de un Café Abierto

Su sencillez y falta de formalidad es su mayor virtud. Y hay que ser consciente de que este formato trae algunas limitaciones. No es la herramienta adecuada si estás pensando en:

  • Hacer una presentación formal de una persona o un proyecto
  • Profundizar en una materia de conocimiento generalizado
  • Abordar temas sensibles
  • Abrir una negociación

En conclusión

Ya sabemos que una invitación Café Abierto (Brown Bag) te está ofreciendo un uso alternativo de tu tiempo de almuerzo para participar en algo que podría ser interesante.

Desde el punto de vista de la organización es un evento informal que permite transmitir de manera eficaz contenidos variados.

Para el asistente, es una oportunidad de aprovechar su tiempo para acceder a información o conocimiento que de otra manera sería costoso de obtener (bien por falta de tiempo, bien porque no está disponible).

¡Cuéntanos si estás usando los este tipo de eventos y cómo te ha ido!

@Antonio_Anson

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Gain time for yourself in 12 steps


by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.

 

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Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

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Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

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Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

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Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. “I have to get there in 30 minutes.” Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.

 

8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

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We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.

 

11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. “I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.”

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.

Conclusion

Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

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Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during “free” time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.

 

12 trucos que te harán ganar tiempo para ti mismo


Por @Antonio_Anson, para Yolanda

Para esos momentos en que sabemos que tenemos una tarea pendiente pero no logramos concentrarnos. Es ese momento en que cualquier cosa es entretenida, menos lo que pretendemos hacer, y cualquier zumbido, pitido o musiquilla procedente de nuestro móvil es irresistible. Es entonces cuando nuestra voluntad de hacer las cosas se pone verdaderamente a prueba.

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Como homenaje a todos los que se esfuerzan en estudiar en solitario en sus casas o donde pueden, vayan estas sencillas reglas para llegar a concentrarse, mejorar tu productividad personal y lograr tus objetivos vitales.

1. Ve por delante: crea tu propio programa.

Si quieres ir por delante debes dedicar un tiempo a pensar con calma en la materia a estudiar. Invierte tiempo en comprender cuánto esfuerzo puede requerir. Compáralo con tu tiempo disponible. Sé realista al calcular el tiempo que le vas a dedicar y al programar tus horarios. Cada día antes de empezar, convierte tu programación en unas tareas concretas para hoy, en un horario realista.

Disponer de un programa de trabajo te ahorra los costes de decidir en cada ocasión lo que tienes que hacer. Tener un patrón también te ayuda a decidir en cualquier momento si tu tiempo no puede invertirse mejor en otra cosa. Es como tener disponible una visión panorámica sobre lo que estás haciendo.

2. Crea tu propia sensación de urgencia.

Anson 2016

Ansón 2016

Nada peor que tener la sensación de que tenemos mucho tiempo para hacer algo. Eso nunca es cierto cuando se trata de adquirir nuevos conocimientos. El tiempo que le vas a dedicar es limitado y valioso. Si empiezas a escuchar tu reloj interior, sentirás la llamada a la acción.

Se trata de cumplir tu programa de estudio sin abandonar tu vida. Y cuando comprendas eso, verás que tienes que dedicarle un tiempo limitado, porque hay otras muchas cosas interesantes que quieres hacer.

3. Debes atarte al palo mayor.

Ulises no dudó en atarse al palo mayor para vencer los cantos de sirena. En tu caso, no es necesario que te ates materialmente a la silla, pero sí que dispongas de un lugar de estudio. El llegar a conquistar este espacio para el estudio, facilitará las cosas. Llegará a ser parte del hábito de estudio.

4. Clasifica tus tareas.

Divide el trabajo en tareas concretas a realizar en el día. No olvides la consigna de divide y vencerás.

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Ansón 2016

De este modo, disminuye la resistencia mental. Te vas a enfrentar a una lista acotada de tareas para hoy, no a la inagotable lista de buenas acciones para este año.

Identifica entre estas tareas las que son más difíciles y las que te cuestan menos esfuerzo. No te olvides de las pequeñas cuestiones. Ponlas por separado: hay que hacerlas, pero son una distracción y un ladrón de tiempo para tu tarea principal.

5. Primero, lo que más te cuesta.

No lo dudes. A primera hora, cuando estás más despejado es el momento de enfrentarse a las tareas más difíciles. Es el momento de abrir camino en una selva de conceptos. Otras tareas más rutinarias deben quedar para otros momentos.

No siempre primera hora significa a primera hora de la mañana. Pero el comienzo de tu espacio de estudio, sea en el horario que sea, es el mejor para abordar la tarea más difícil o la que menos apetece.

6. Rellena los huecos.

Cuando quieres ganar tiempo tiene que aprender a provechar los vacíos que se crean a lo largo del día. Una adecuada clasificación de tus tareas te permitirá destinar esos breves espacios a tareas rutinarias de archivo, copia, enviar un correo o hacer un ejercicio más de la materia que estudias. Consulta tu lista. En ella debes reservar un espacio para pequeñas tareas.

7. Desafíate.

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Ansón 2016

Plantéate el estudio como un juego de desafío. Calcula las posibilidades de mejorar tus tiempos si actúas con absoluta concentración. Piensa en ganar unos minutos para el descanso. No pienses en todo el temario, sino solo en las tareas del día.

Establecer marcas intermedias es bueno. “Tengo que llegar aquí en 30 minutos”. Introducir nuevas técnicas de estudio para memorizar aspectos difíciles o esas inevitables listas que hay que recordar, es divertido, además de un desafío.

 

8. Evita distracciones.

Controlar la sensación de paso del tiempo es muy importante para la concentración. Si mides tu grado de avance, asignando un tiempo razonable para alcanzarlo, esto hará que el tiempo pase muy rápido, mientras cumples con lo que te has propuesto.

Para eso es fundamental evitar las distracciones. Alejar materialmente de nuestra mano los dispositivos, salvo los que estemos usando para trabajar, y quitar el sonido a las aplicaciones, son reglas básicas a seguir. Si usas un portátil o una tableta, ¡cierra todas las aplicaciones que no necesitas ahora mismo!

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9. Rodéate de cosas que te hagan sentir bien.

Estamos haciendo lo que debemos, pero, ¿nos sentimos bien? A estas alturas no vamos a engañarnos. Nos sentimos bien cuando lo hemos conseguido, pero mientras nos estamos esforzando nos cuesta percibirlo. Por eso, rodearse de las pequeñas cosas que nos gustan (el televisor no cuenta 😉 ), ayuda a conquistar el espacio y a mandarnos un mensaje de que todo va bien.

10. Descansa.

Uno de los errores más comunes es tratar de compensar el tiempo perdido o el que no hemos podido dedicar a la tarea planeada. Prolongar el periodo de estudio habitualmente para recuperar el tiempo perdido no hace sino desgastarnos inútilmente. En realidad solo produce un efecto: acallar nuestra conciencia. Si no cumples lo planeado en tu hora límite, más vale dejarlo ahí y tomar nota para la siguiente oportunidad.

11. Establece recompensas.

La concentración e intensidad en la realización de las tareas proyectadas merece siempre una recompensa. Especialmente cuando la que realmente esperamos tardará en lograrse y solo si hemos cumplido todo nuestro plan de trabajo. Por eso, la mejor recompensa es tiempo para nosotros mismos. Si ganas tiempo porque tu productividad está aumentando, regálate tiempo para ti. “Voy a avanzar más rápido. Si lo consigo, hoy termino antes.”

12. Mide tu avance.

Es tu última tarea del día. Antes de abandonar el barco, abre la libreta donde está tu plan de estudio y las tareas que tenías previstas para hoy. Mira con tranquilidad lo que has hecho y confróntalo con lo que te propusiste. Sin dramatismo. No debe darte miedo.

Tu programación es tuya y debes revisarla cuando creas que no te sirve para alcanzar lo que te has propuesto. Es simplemente una herramienta de información que debe decirte dónde estás ahora mismo y cuanto te falta para alcanzar lo que te has propuesto.

Conclusion

Sea cual sea tu trabajo, debes poner en valor tu tiempo de trabajo y de ocio. Para eso,  encontrar tu modo de programarte es un paso adelante. Y una ventaja comparativa, respecto de quienes no lo hacen. No es nada extraño, ni complicado. La mayoría de nosotros hacemos una lista de la compra porque sabemos que así perdemos menos tiempo y que la posibilidad de olvidar algo importante es menor. Se trata de extender esta costumbre a las actividades principales de nuestra vida. Nada más.

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Ansón 2016

Self-disclosure: debo reconocer que para elaborar este post, la tarea tuvo que ser incluída en mi programa de actividades para mi escaso tiempo “libre” (punto 1). Además apliqué a rajatabla las reglas 6, 7 y 8: fue elaborado en los tiempos “muertos”, me lo planteé como un desafío, y evité distracciones, silenciando el teléfono y la tableta.

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Twitter: 9 cuentas oficiales de EEUU en español que debes ver antes de que desaparezcan


por Antonio Ansón

Tras el huracán Trump la mayor parte de las cuentas oficiales que identificamos hace un año sobreviven. Solo una ha desaparecido, la Cuenta oficial en español del Departamento de Trabajo de los EE.UU. Es un buen momento para hacer un repaso de las cuentas oficiales en español, con enlaces a tweets recientes.  Aunque no ha pasado mucho tiempo desde el cambio de gobierno, en las cuentas @AmericaGovEsp y @lacasablanca se aprecia la influencia de la nueva administración.

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Organismos del gobierno federal

Americagov españolAmericagov español @AmericaGovEsp

Esta es una cuenta oficial del Departamento de Estado de Estados Unidos gestionada por la Oficina de Programas de Información Internacional (hay otra cuenta del Departamento de Estado que habitualmente es retuiteada por ésta: )

  IRSESPANOLIRS en Espanol @IRSenEspanol

Consejos y noticias de la Agencia Tributaria de Estados Unidos. Con una declaración contundente: el IRS no responde ni almacena mensajes de este sitio.

USFDAENESPAÑOLU.S. FDA en Español @FDAenEspanol

Noticias relacionadas con la administración de alimentos y medicamentos en Estados Unidos

HSSLATINOHHSLatino @HHSLatino

Cuenta oficial del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos en español.

USCISESPAÑOLUSCIS Español @USCIS_es

Cuenta oficial de Twitter del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos en español. Orientada a difusión y consejos útiles.

La Casa Blanca

CASABLANCALa Casa Blanca @lacasablanca

Cuenta oficial de la Casa Blanca en español. Realiza una labor de difusión de las políticas del gobierno de Estados Unidos. Como curiosidad, hay que decir que los comentarios realizados en Twitter están sujetos a la Ley de Archivos Presidenciales. No estoy seguro de que los de la cuenta personal de Mr. Trump tengan el mismo tratamiento.

Otros niveles de la Administración

HISDESPAÑOLHISD Español @HISDEspanol

El Distrito Escolar Independiente de Houston (HISD) es el sistema escolar público más grande en Texas y el séptimo más grande en los Estados Unidos. Proporciona información de interés para la comunidad.

AUSTINHSEMAustin HSEM @AustinHSEM

Noticias y avisos de emergencia de la agencia de seguridad local y gestión de emergencias de Austin. Utiliza indistintamente el inglés y el español para sus mensajes.

Por último, lo más cercano

USEMBASSYUS Embassy Madrid @USembassyMadrid

La embajada de EE.UU. en Madrid realiza una amplia difusión de su actividad en España. Como ejemplo el reciente acontecimiento IN3Spain sobre innovación.

Conclusiones

En general, veo una eficaz estrategia de información detrás de estas cuentas oficiales. En primer lugar porque cuando ven que una parte importante de su público podría no estar entendiendo sus mensajes no dudan en crear estas cuentas en español. En segundo lugar porque los mensajes responden en muchos casos a la identificación de lo que puede ser de interés o presentar problemas a los ciudadanos. Y no dudan en repetirlo lo que sea necesario.  Por último, presentan las noticias de su área y retuitean otras publicaciones de interés.

También puede decirse que hay una estrategia de comunicación unidireccional (es un contrasentido, lo sé) ya que transmiten puntualmente la actividad que desarrolla el organismo o en la que se desenvuelve (por ejemplo, la cuenta de la embajada de Estados Unidos). En este sentido “venden” bien su actividad.

Para estos organismos oficiales Twitter no es un canal de atención al público, aunque forma parte de la estrategia de comunicación en todos ellos. Para mi ha sido lo más sorprendente, en un país donde el uso de las redes sociales está generalizado.

Espero que este breve repaso haya resultado de interés. Lo suficiente para que alguien se anime a explorar otros puntos de vista que nos ayuden a entender y definir el papel que deben jugar las redes sociales en una estrategia de comunicación de un organismo público.

Para los curiosos

Esta cuenta es la que ha quedado inactiva, por el momento.

 

USDOLATINOUSDOL Latino @USDOL_Latino

Cuenta oficial en español del Departamento de Trabajo de los EE.UU. También están en Facebook: https://www.facebook.com/USDOLLatino

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