5 Reglas de oro para asistir (o no) a una reunión

@Antonio_Anson

Remedios para directivos públicos estresados. Perfeccionando el arte de reunirse: cuando eres tú el convocado.

Antonio Ansón 2013

En este post analizamos con un poquito de humor y una ligera exageración las situaciones que se plantean cuando tú eres el convocado a una reunión en una Administración Pública. Y, sin duda, no solo en una Administración Pública. Por supuesto, aunque es tentador decir aquello de “basado en hechos reales” lo cierto es que cualquier parecido con una situación que afecte a personas reales solo será una mera coincidencia, ya que la imaginación del autor ha trasladado sus experiencias al papel convirtiéndolas en hechos imaginarios desligados de cualquier acontecimiento vivido.

Por lo demás, vamos a atender dos aspectos de las reuniones que debes dominar si eres convocado: el orden del día y su duración.

El orden del día de la reunión

Tu primera tarea es averiguar si hay un orden del día. Hazlo desde que conozcas la existencia de una reunión.

Primer escenario. Hay un orden del día y es conocido. Normalmente, se habrá enviado junto a la convocatoria. Quizá el tema central de la reunión ya es conocido por las partes (aun así es deseable un desglose en el orden del día, pero, en fin…).

Lo primero que debes plantearte es si el asunto principal o alguno de los puntos del orden del día te concierne. Porque si no es así, ya estás llamando para disculpar tu presencia, con la mayor cortesía pero sin la menor vacilación. Ahora ya sabes que vas a perder miserablemente el tiempo. Tu tiempo de trabajo. Si no actúas, luego no te quejes diciendo que no llegas a todo. La solución correcta es, de una u otra manera, la no asistencia. Si solo te afecta un punto menor, negocia asistir a partir de un momento próximo al que previsiblemente ese punto sea abordado.

Segundo escenario. Como todo puede ir a peor, quizá no hay orden del día.

Esta situación es más habitual si el que te convoca es tu jefe directo. Es sabido en la Administración Pública que los subordinados son capaces de leer en la mente de sus superiores, aunque estos no les hablen primero. Por supuesto, esto dice mucho a favor de las capacidades de los subordinados y poco o nada a favor de los jefes ;-). Curiosamente, estas son las más difíciles de evitar. Aún así, vale la pena intentarlo. Con sinceridad, muéstrale a qué ibas a dedicar el tiempo que reclama para la reunión (a través de un correo, una llamada, un comentario oportuno). Quizá vea que lo que te ocupa es más urgente o importante que sentarse alrededor de una mesa a divagar. Incluso puede impulsarle (quizá para una ocasión futura) a marcar un orden del día de la reunión. Pero no es recomendable llegar al extremo de fingir sentirse enfermo. Te van a preguntar tantas veces “¿cómo te encuentras?”, con el riesgo subsiguiente de meter la pata, que no vale la pena.

Pero, ¿y si no es tu jefe el que convoca? Entonces, debes desplegar una maniobra evasiva desde el primer momento, momento en que presumo que has llamado al convocante y te ha salido diciendo que “hay que repasar juntos»… no sé qué vaguedades. La táctica correcta es no concretar tú tampoco el momento de la reunión. No se trata de ofender a nadie diciéndole que hasta que no tenga un asunto concreto que tratar no te vas a sentar con él. Sino más bien, de protestar que ese día no me viene bien, ni el otro, dejarlo para llamarnos más adelante para concretar… lo que sea, menos una fecha concreta para un asunto inconcreto.

La duración

Puede que la convocatoria fije una duración determinada o aproximada. Si no se cumple, puedes levantarte una vez sobre pasado el tiempo previsto con una excusa más o menos cortés, que no importa si es creíble o no. El hecho es que se ha agotado el tiempo que puedes dedicar a esa reunión y nadie puede reprochártelo.

Lo más habitual, sin embargo, es que se fije la hora de comienzo sin límite de tiempo. Frente tan latina costumbre, la virtud podría estar en retrasar la reunión hasta una hora en que no haya más remedio que levantar la sesión en un tiempo razonable. Al acercar al horario habitual de comida el comienzo de la reunión, como las 13:00 horas por ejemplo, se asegura que transcurrida una hora haya una cierta inquietud en el auditorio, para desembocar en franca intranquilidad y, por qué no decirlo, prisa enorme por terminar, cuando llegan las 14:30. El mundo no es perfecto. He conocido reuniones en que los participantes seguían pegados a sus sillas a las 15:30, sin aparente prisa. Pero no es lo habitual.

Las 5 reglas de oro

1. Si el orden del día no es de tu incumbencia, discúlpate y no asistas.

2. Si te convoca tu jefe sin orden del día, hazle ver que tienes otros asuntos que ocupan tu tiempo.

3. Si no hay orden del día, nunca llegues a concretar el momento de la reunión.

4. Si hay fijada una duración prevista de la reunión, una vez sobrepasada, puedes disculparte e irte.

5. Si no hay límite de tiempo, asegúrate de concertarla a una hora en que no haya más remedio que levantar la sesión en un tiempo razonable.

Como puede verse, una reunión no es lugar para indecisos.

Una reunión es una gran herramienta para avanzar en temas complejos o con grandes implicaciones, siempre que la reunión sea preparada con esmero, determinando y comunicando con tiempo los asuntos a abordar, buscando resultados concretos y concluyendo con tareas concretas y responsables de ellas. De lo contrario, las reuniones se convierten en una gran herramienta… pero de perder el tiempo.

¿Qué opinas? ¿Las reuniones sirven para algo más que perder el tiempo? ¿Cuál es tu experiencia?

Entradas relacionadas:

4 reglas para una reunión eficaz

5 razones para emplear el Espacio Abierto en las Administraciones Públicas

Otras entradas que te pueden interesar:

¿Las Administraciones Publicas tienen líderes o jefes?

¿Por qué en Islandia las ovejas van de tres en tres?

Sobre la factura electrónica