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Gain time for yourself in 12 steps

by Antonio Anson

We often know we have a pending task, but we fail to concentrate. It is the moment when anything is entertaining, when any buzz, beep or tune from our phone is irresistible. That moment is when your will to do the right thing is truly tested.


Anson 2016

Anson 2016

As a tribute to all those who strive to study alone at home or wherever, I invite you to explore these simple rules to concentrate, improve your personal productivity and achieve your life goals.

1. Go ahead, make your own program.

If you want to get ahead, you should spend some time calmly assessing how to study the material. Take some time to understand how much effort it may require. Compare it with your available time. Be realistic when you calculate the time you will spend when you make your schedule. Every day before starting, you should convert the general task into specific tasks for the day, in a timely and realistic way.

Establishing a work program will save you time and energy when making decisions. It also helps you decide if your time could not be better spent on something else. Having a program is like having a permanently available overview of what you are doing.

2. Create your own sense of urgency.

Ansón 2016

Ansón 2016

Nothing is worse than having the feeling that we have a lot of time to do something. That is never true when it comes to acquiring new knowledge. This time is limited and valuable. If you begin to listen to your internal clock, you will feel the call for action.

All of this help you deal with completing your study program while not neglecting your life. When you understand this, you can see that you must spend your limited time judiciously, because there are many other interesting things you want to do.

3. You must be tied to the mainmast.

Ulysses did not hesitate to be tied to the mainmast to overcome the sirens’ songs. In your case, you do not need to be physically bound to the chair, but you must have a place to study. Conquering this will make things easier. It will become part of the study habit.

4. Organize your tasks.

Ansón 2016

Ansón 2016

Divide the work into concrete tasks to perform during the day. Do not forget the slogan of divide and rule. Thus, mental resistance decreases: You will face a short list of tasks for today, not the endless list of good wishes for this year.

Identify which of these tasks are harder and which cost you less effort. Do not forget small issues. Separate them, they have to be done, but they are a distraction and a thief of time from your main task.

5. First, the most difficult one!

Do not hesitate. Early morning, when you are energetic, that is the moment to face the most difficult tasks. It is time to make a way in a jungle of concepts. Other routine tasks should be left for other times.

The beginning of your study period, whenever that may be, is the best time to address your most difficult tasks.

6. Fill the gaps.

If you want to gain time, you have to learn how to identify the gaps that are created throughout the day. Proper classification of your tasks allows you to use those few spaces for routine tasks of filing, copying or sending e-emails. Check your list: You must reserve a time for small tasks.

7. Challenge yourself.

Ansón 2016

Ansón 2016

Think of your study program as a challenging game. If you act with absolute concentration, you can see the big potential to improve your records. Do not think of the whole agenda, but only about today’s tasks.

Setting intermediate marks is good. “I have to get there in 30 minutes.” Introducing new techniques to memorize difficult study aspects or those inevitable lists is fun and challenging.


8. Avoid distractions.

Controlling the passage of time is very important for concentration. If you measure your progress, assigning a reasonable time to achieve it, it will produce two effects: (i) the time will pass quickly; and (ii) you will achieve your goals.

Avoiding distractions is essential: removing your devices and sound applications. If you use a laptop or a tablet, shut down all unnecessary applications.

9. Surround yourself with things that make you feel good.

Ansón 2016

Ansón 2016

We are doing what we should, but do we feel good? At this point let’s not deceive ourselves. We feel good when we have made it, but while we are working it is difficult for us to perceive it. For this reason, surrounding yourself with small things you like (the TV does not count 😉 ) brings comfort while helping to conquer your space and sends you a message that all is well.

10. Rest well.

One common error is triying to make up for lost time when you are trying to complete planned tasks. Do not habitually extend the period of study. It will only assuage your conscience. Stop and learn from your mistakes.


11. Establish rewards.

The realization of planned tasks is always worth a reward. Therefore, the best reward is time for ourselves. If you gain time because your productivity is increasing, give yourself your reward. “I will move faster. If I do it, I’ll finish earlier.”

12. Measure your progress.

This is your last task of the day. Before leaving the ship, you should open the notebook where you planned your tasks for today. Do not hesitate to calmy review your plans. If you detect any problems be sure to correct them.


Whatever your task, you need to value your work and leisure time. Planning is the first step. It is nothing strange or complicated. Most of us make a shopping list. We should extend this practice to the main activities of our lives. That’s all.

Anson 2016

Anson 2016

Self-disclosure: I must admit that in order to make this post, the task had to be included in my program during “free” time. In addition, I applied rules 6, 7 and 8: I prepared the post in gaps that were created throughout the day, I saw it as a challenge, and I avoided distractions silencing the phone and tablet.


Ansón 2016

12 trucos que te harán ganar tiempo para ti mismo

Por @Antonio_Anson, para Yolanda

Para esos momentos en que sabemos que tenemos una tarea pendiente pero no logramos concentrarnos. Es ese momento en que cualquier cosa es entretenida, menos lo que pretendemos hacer, y cualquier zumbido, pitido o musiquilla procedente de nuestro móvil es irresistible. Es entonces cuando nuestra voluntad de hacer las cosas se pone verdaderamente a prueba.


Antonio Ansón 2016

Como homenaje a todos los que se esfuerzan en estudiar en solitario en sus casas o donde pueden, vayan estas sencillas reglas para llegar a concentrarse, mejorar tu productividad personal y lograr tus objetivos vitales.

1. Ve por delante: crea tu propio programa.

Si quieres ir por delante debes dedicar un tiempo a pensar con calma en la materia a estudiar. Invierte tiempo en comprender cuánto esfuerzo puede requerir. Compáralo con tu tiempo disponible. Sé realista al calcular el tiempo que le vas a dedicar y al programar tus horarios. Cada día antes de empezar, convierte tu programación en unas tareas concretas para hoy, en un horario realista.

Disponer de un programa de trabajo te ahorra los costes de decidir en cada ocasión lo que tienes que hacer. Tener un patrón también te ayuda a decidir en cualquier momento si tu tiempo no puede invertirse mejor en otra cosa. Es como tener disponible una visión panorámica sobre lo que estás haciendo.

2. Crea tu propia sensación de urgencia.

Anson 2016

Ansón 2016

Nada peor que tener la sensación de que tenemos mucho tiempo para hacer algo. Eso nunca es cierto cuando se trata de adquirir nuevos conocimientos. El tiempo que le vas a dedicar es limitado y valioso. Si empiezas a escuchar tu reloj interior, sentirás la llamada a la acción.

Se trata de cumplir tu programa de estudio sin abandonar tu vida. Y cuando comprendas eso, verás que tienes que dedicarle un tiempo limitado, porque hay otras muchas cosas interesantes que quieres hacer.

3. Debes atarte al palo mayor.

Ulises no dudó en atarse al palo mayor para vencer los cantos de sirena. En tu caso, no es necesario que te ates materialmente a la silla, pero sí que dispongas de un lugar de estudio. El llegar a conquistar este espacio para el estudio, facilitará las cosas. Llegará a ser parte del hábito de estudio.

4. Clasifica tus tareas.

Divide el trabajo en tareas concretas a realizar en el día. No olvides la consigna de divide y vencerás.


Ansón 2016

De este modo, disminuye la resistencia mental. Te vas a enfrentar a una lista acotada de tareas para hoy, no a la inagotable lista de buenas acciones para este año.

Identifica entre estas tareas las que son más difíciles y las que te cuestan menos esfuerzo. No te olvides de las pequeñas cuestiones. Ponlas por separado: hay que hacerlas, pero son una distracción y un ladrón de tiempo para tu tarea principal.

5. Primero, lo que más te cuesta.

No lo dudes. A primera hora, cuando estás más despejado es el momento de enfrentarse a las tareas más difíciles. Es el momento de abrir camino en una selva de conceptos. Otras tareas más rutinarias deben quedar para otros momentos.

No siempre primera hora significa a primera hora de la mañana. Pero el comienzo de tu espacio de estudio, sea en el horario que sea, es el mejor para abordar la tarea más difícil o la que menos apetece.

6. Rellena los huecos.

Cuando quieres ganar tiempo tiene que aprender a provechar los vacíos que se crean a lo largo del día. Una adecuada clasificación de tus tareas te permitirá destinar esos breves espacios a tareas rutinarias de archivo, copia, enviar un correo o hacer un ejercicio más de la materia que estudias. Consulta tu lista. En ella debes reservar un espacio para pequeñas tareas.

7. Desafíate.


Ansón 2016

Plantéate el estudio como un juego de desafío. Calcula las posibilidades de mejorar tus tiempos si actúas con absoluta concentración. Piensa en ganar unos minutos para el descanso. No pienses en todo el temario, sino solo en las tareas del día.

Establecer marcas intermedias es bueno. “Tengo que llegar aquí en 30 minutos”. Introducir nuevas técnicas de estudio para memorizar aspectos difíciles o esas inevitables listas que hay que recordar, es divertido, además de un desafío.


8. Evita distracciones.

Controlar la sensación de paso del tiempo es muy importante para la concentración. Si mides tu grado de avance, asignando un tiempo razonable para alcanzarlo, esto hará que el tiempo pase muy rápido, mientras cumples con lo que te has propuesto.

Para eso es fundamental evitar las distracciones. Alejar materialmente de nuestra mano los dispositivos, salvo los que estemos usando para trabajar, y quitar el sonido a las aplicaciones, son reglas básicas a seguir. Si usas un portátil o una tableta, ¡cierra todas las aplicaciones que no necesitas ahora mismo!


Ansón 2016

9. Rodéate de cosas que te hagan sentir bien.

Estamos haciendo lo que debemos, pero, ¿nos sentimos bien? A estas alturas no vamos a engañarnos. Nos sentimos bien cuando lo hemos conseguido, pero mientras nos estamos esforzando nos cuesta percibirlo. Por eso, rodearse de las pequeñas cosas que nos gustan (el televisor no cuenta 😉 ), ayuda a conquistar el espacio y a mandarnos un mensaje de que todo va bien.

10. Descansa.

Uno de los errores más comunes es tratar de compensar el tiempo perdido o el que no hemos podido dedicar a la tarea planeada. Prolongar el periodo de estudio habitualmente para recuperar el tiempo perdido no hace sino desgastarnos inútilmente. En realidad solo produce un efecto: acallar nuestra conciencia. Si no cumples lo planeado en tu hora límite, más vale dejarlo ahí y tomar nota para la siguiente oportunidad.

11. Establece recompensas.

La concentración e intensidad en la realización de las tareas proyectadas merece siempre una recompensa. Especialmente cuando la que realmente esperamos tardará en lograrse y solo si hemos cumplido todo nuestro plan de trabajo. Por eso, la mejor recompensa es tiempo para nosotros mismos. Si ganas tiempo porque tu productividad está aumentando, regálate tiempo para ti. “Voy a avanzar más rápido. Si lo consigo, hoy termino antes.”

12. Mide tu avance.

Es tu última tarea del día. Antes de abandonar el barco, abre la libreta donde está tu plan de estudio y las tareas que tenías previstas para hoy. Mira con tranquilidad lo que has hecho y confróntalo con lo que te propusiste. Sin dramatismo. No debe darte miedo.

Tu programación es tuya y debes revisarla cuando creas que no te sirve para alcanzar lo que te has propuesto. Es simplemente una herramienta de información que debe decirte dónde estás ahora mismo y cuanto te falta para alcanzar lo que te has propuesto.


Sea cual sea tu trabajo, debes poner en valor tu tiempo de trabajo y de ocio. Para eso,  encontrar tu modo de programarte es un paso adelante. Y una ventaja comparativa, respecto de quienes no lo hacen. No es nada extraño, ni complicado. La mayoría de nosotros hacemos una lista de la compra porque sabemos que así perdemos menos tiempo y que la posibilidad de olvidar algo importante es menor. Se trata de extender esta costumbre a las actividades principales de nuestra vida. Nada más.

Anson 2016

Ansón 2016

Self-disclosure: debo reconocer que para elaborar este post, la tarea tuvo que ser incluída en mi programa de actividades para mi escaso tiempo “libre” (punto 1). Además apliqué a rajatabla las reglas 6, 7 y 8: fue elaborado en los tiempos “muertos”, me lo planteé como un desafío, y evité distracciones, silenciando el teléfono y la tableta.

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Fuencisla Gaitero

Pregunte a cualquier profesor de primaria o de universidad o a cualquier ponente si se enfrenta o no en su aula a la falta de atención y motivación de sus alumnos y sobre todo si emplea alguna técnica para incrementar la atención y vencer la dispersión de los presentes en su aula.

¿Qué pasa con la atención?

Cada vez más estamos acostumbrados a la multitarea o “multitasking” continua. Y este no es un aspecto que afecte solo a las nuevas generaciones porque también los no-nativos digitales estamos contagiados: asistimos a una reunión y a través de nuestro teléfono móvil contestamos a un correo urgente, vemos una película en la televisión y respondemos por whatsup a una pregunta que nos ha hecho algún amigo, o atedendemos los mensajes de un grupo. La multitarea tiene una fuerte presencia en nuestras vidas y afecta a nuestra concentración. Tanto es así que algunas universidades tan prestigiadas como Standford recomiendan a sus alumnos al empezar un curso que no hagan más de una cosa a la vez. ¿Somos más eficientes y productivos? o ¿menos?. Este es un tema muy recurrente y controvertido y que quizá sea objeto de otro post.

Pero volviendo a la atención y motivación de los alumnos, hay que decir que se ha escrito mucho y de forma muy reiterada sobre cómo deben abordar este aspecto los profesores actuales, cuya formación ha sido en aulas y pupitres. Y en este sentido, todos deberíamos aplicar la autocrítica y preguntarnos si los que fallamos en captar la atención somos nosotros o los que nos deben de atender: los niños en las escuelas, los jóvenes en las aulas de las facultades o campus y, en definitiva, los alumnos, cualquiera que sea el entorno en el que se desarrolle el aprendizaje y la formación.

¿Y si usamos el juego?

La “Gamification” o Gamificación –si lo trasponemos directamente al español- también denominado por los menos ludificación –término que me parece el más inadecuado – se define como “el uso de elementos o mecánicas del juego en entornos o contextos no-lúdicos”. La Gamificación habitualmente se ha aplicado a las Ventas o al Marketing para la fidelización de clientes, pero comienza a emplearse de forma creciente en el aprendizaje y en la formación. Se trata, en definitiva, de buscar mecánicas de “engagment” o de compromiso, de fidelización y de involucración de clientes, consumidores y en este caso de participantes en un curso.

Los que se plantean una mejora continua en el ámbito de la gestión pública, en este caso concreto, en la gestión de la formación, pueden implementar este método para la potenciación y mejora en la enseñanza y en el aprendizaje. Este no es nuevo, y cada vez más empieza a formar parte de los procesos de aquellos que trabajan en el mundo de la educación y de la formación, con independencia de su perfil y rol: directores de escuela, jefes de estudio, directores de departamento, rectores universitarios, gestores de la formación y cómo no, en último término, profesores –uno de los eslabones más importante junto con el alumno en el proceso del aprendizaje-.

Así que, ¿por qué no? ¿por qué no emplear las mecánicas y dinámicas del juego en la mejora de la motivación de los participantes?, ¿qué factores tiene un juego para que nos empleemos más a fondo? ¿por qué no pasamos de un modelo de formación en las Administraciones Públicas más enfocado al incremento del aprendizaje del empleado público junto con, pero no exclusivamente, la búsqueda del mayor experto en la materia como profesor?

Si tras realizar ese análisis previo aún no tenemos muy clara la idea de implementar estas mecánicas del juego en el desarrollo de una acción formativa, os daré a continuación algunas razones para abordar un proyecto de estas características. Espero en sucesivas intervenciones en este Blog poder aportar algunas reglas así como alguna técnica que podría emplearse partiendo de experiencias.

Las poderosas razones para implementar la Gamificación en la Formación son estas:

1. Estamos acostumbrados: desde niños estamos jugando

La vida en sí es un largo recorrido en torno al aprendizaje continuo. Caer y volver a levantarse hasta que conseguimos caminar correctamente, empezar a hablar o a escribir cometiendo fallos hasta que dominamos la técnica. Asimilar el fallo en un entorno no real o lúdico mejora el nivel de tolerancia al error. El juego lo asociamos a la diversión y al entretenimiento. Los juegos consiguen abstraernos de la realidad y esto es ventajoso por la seriedad, trascendencia y rutinas del día a día en nuestros trabajos.

Como sostiene Jane McGonigat, una diseñadora de juegos, en su charla en TED “jugar puede hacer un mundo mejor” y como ella dice aunque actualmente pasamos 3 mil millones de horas en juegos online, este tiempo de juego no es suficiente para resolver los problemas más acuciantes que tiene el mundo y aún necesitaríamos jugar más

2. Promueve emociones positivas

Las emociones y sentimientos tanto positivos como negativos forman parte de nuestras vidas y dan lugar a que seamos capaces de que resolvamos un problema o realicemos una actividad nueva. En definitiva, actúan como resortes que nos impulsan a actuar para conseguir nuestros deseos y satisfacer nuestras necesidades.

sorpresaAlgunas de las reacciones fisiológicas y de comportamiento desencadenan emociones innatas (sorpresa, miedo), mientras que otras pueden adquirirse. Unas se aprenden por experiencia directa, como el miedo o la ira, pero muchas emociones se aprenden de la observación de las personas de nuestro entorno, familia, amigos, etc.

Cuando oímos hablar de jugar en nuestra cara se dibuja una sonrisa. El papel del juego en la educación es evidente porque a partir de elementos de motivación extrínseca (medallas, recompensas, puntos, regalos, etc.) directamente ligados a la diversión y a la superación de una meta conseguimos incrementar la motivación intrínseca, la que sale de cada uno de nosotros. Según José Ignacio Bescós, experto en neurociencia, el cerebro reacciona de forma positiva a los estímulos del juego, lo que lleva al efecto positivo de cualquiera de la iniciativa de gamificacion, aplicada a la gestión de recursos humanos” y en este caso al ámbito de la formación

3. Es una técnica novedosa en el terreno de la formación en las Administraciones Públicas

Cuando digo novedosa no quiero decir que no se haya empleado. Si bien, no de forma generalizada, y hoy por hoy constituye una tendencia en la educación unida al uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación o TIC. Cada vez más las tendencias en el aprendizaje tanto formal como informal va unido a una participación más activa del alumno, bien sea de tipo individual o de forma colectiva, en equipo. La participación de alumnos, con carácter general, sólo se ha circunscrito a la superación del curso y por tanto a la obtención de una nota, diploma o documento que lo acredite.

El planteamiento que traigo aquí se trata de que el proyecto debe ser más ambicioso y debe abordar una mayor generalización y empleo de estas mecánicas del juego  en el desarrollo y ejecución de la parte practica del curso (realización de supuestos prácticos, talleres, resolución de problemas, superación de tareas o de cuestionarios tipo test).

Pero voy a ir más allá, no es necesario que las tareas o de los supuestos prácticos las asociemos a un videojuego. Podemos empezar por algo más sencillo, simplemente asociando su realización a la de un juego, como algo divertido, o como una competición o carrera para la obtención de una recompensa o mención.

Psicología inversa

Inclusive, empleando la piscología inversa y por el hecho de “compartir en forma de juego aquello que estimamos que ofrece una imagen adecuada o que nos gusta de nosotros mismos”, como postula Enrique Dans en su Blog.

4. Los empleados públicos somos competitivos

Con carácter general, los seres vivos, especialmente los mamíferos y los seres humanos en singular, somos competitivos. En este sentido, el propio sistema de reclutamiento de personal se plantea como una competición, se elige al mejor.

marathonY, con carácter singular, el sistema de selección de los empleados públicos, es decir, el acceso al empleo público consiste en procesos selectivos –oposiciones y concurso-oposición- que incluyen pruebas a las que se accede en concurrencia competitiva con los demás aspirantes. De la superación de estos procesos serán nombrados funcionarios de carrera o personal laboral fijo, aquellos que lo aprueban situándose en los primeros puestos, siendo estos últimos el número de plazas aprobadas en las ofertas de empleo público correspondientes.

Es decir, procesos competitivos, que pueden ser una de las mecánicas del juego, son connaturales al propio empleado público porque su sistema de selección ha sido por competencia con el resto de aspirantes presentados, salvo la excepción de puestos eventuales o cuya provisión puede estar abierta a personal que no sea funcionario de carrera o laboral fijo.

 5. Aprendemos más y mejor con menos esfuerzo

Lo asociamos a diversión y nos hace aplicarnos al máximo para ganar y a la par pasarlo bien. Incluso tareas que suponen un esfuerzo, como subir escaleras, se pueden realizar de forma divertida como se plantea en este vídeo.

Algunas afirmaciones que me han hecho ponentes de cursos al ver los resultados de talleres de prácticas en “modo gamificacion” son: “Nunca pensé que fuesen capaces de hacer todos los ejercicios del taller, sin embargo con el componente juego, ha sido posible”.

Si hay más compromiso y la superación de tareas o preguntas asociadas a la verificación de la transferencia del conocimiento y correcta comprensión de la materia objeto del curso está asociada a un juego, la participación en competencia con el compañero o entre equipos, resulta retadora, divertida y con un mayor componente de motivación intrínseca del los participantes.

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6 razones por las que debemos usar el aprendizaje informal en las Administraciones Públicas

Fuencisla Gaitero

Como todos sabemos, el ritmo real de jubilaciones y bajas de empleados en nuestras administraciones está superando y con creces las previsiones hechas y cada vez somos menos empleados públicos, haciendo más, y esperemos que poco a poco mejor…, al menos, en el mayor número de servicios públicos en que esto sea posible.

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Trabajando más con un poco menos

La formación y cómo mejorar el aprendizaje de nuestros empleados son dos aspectos sobre los que debemos mejorar en las Administraciones Públicas teniendo en cuenta que cada vez tendremos que estar “trabajando más con un poco menos”, y con esta referencia quiero hacer también un cariñoso guiño al nombre de nuestro Blog. Aunque su literal no me sirve y debo quitar un “por”, y poner un “con”, dado que el título del Blog se refiere a derechos y a retribuciones pero la expresión que ahora uso -es una tendencia, nada compartida por mí- se refiere a empleados públicos.

Skopje, 7 de mayo de 2014

Skopje, 7 de mayo de 2014

Lo que compartimos diversas organizaciones: Hablando de retos y tendencias en el aprendizaje y en la formación

Recientemente he tenido ocasión de asistir a un Foro Internacional sobre Formación en donde 27 países, algunos pertenecientes a la Unión Europea y otros no, podíamos compartir experiencias, opiniones y buenas prácticas en materia de formación, aprendizaje y de recursos humanos.

Este constituía el objetivo común de todas las organizaciones y administraciones presentes en el Foro aludido, al menos, desde que la crisis económica tuvo su indeseada pero cierta presencia en nuestros países.

 Así que desde el punto de vista formativo debemos atinar y acercar la oferta formativa a la demanda de nuestros empleados y eso lo hacemos, en parte, gracias a las TIC y con una detección de necesidades adecuada, coordinada y focalizada a las carencias formativas reales.

 Derivada de la revolución tecnológica y educativa que vivimos, los expertos analizan cuáles son las tendencias en formación. Pero no hace falta ser un experto para ver qué es lo que está sucediendo y hacia dónde va el futuro. Por eso quiero compartir 6 ideas o reflexiones que debemos valorar y que se están abordando ya hoy en día en las organizaciones:

1. Comparte, enseña y lídera: “Share, show and lead”

Comparte con los otros

Comparte con los otros

Esta fue una de las “máximas” que saqué de allí y debo necesariamente compartir porque representa una de las principales y consolidadas tendencias en el aprendizaje: pon tu conocimiento en la red, en abierto, y si desarrollas un contenido, enséñalo.

Esta es la auténtica dimensión del aprendizaje informal, compartir, enseñar y a partir de aquí, comenzar a liderar o a dirigir esfuerzos. Claro reflejo de lo que se está haciendo en la mayoría de las organizaciones: generar contenidos formativos que se ponen a disposición de todos los empleados, en la intranet, vía twikis, foros o blogs. Y que, por tanto escapa de un programa o planificación formativa reglada.

Existen en muchos países modelos – más habituales de lo normal –basados en repartir la elaboración y actualización de contenidos formativos, creando grupos especializados que se encargan de los distintos temas o procedimientos específicos. Siempre tras la supervisión de un máximo responsable y con editores que permiten dar un visto bueno final antes de que se publiquen los contenidos.

Este es el modelo wikipedia, ni más ni menos, y es una de las tendencias más en alza y consolidadas ya en muchas organizaciones, por razones de coste, especialmente en aquellas organizaciones en las que hay una fuerte apuesta por aprender en el puesto de trabajo, como vamos a hacer referencia a continuación.

2. Aprendizaje en el puesto de trabajo

Esta opción ya no es tendencia, es realidad, y deriva de lo ya dicho anteriormente. Esto es lo que sucede en aquellos países en los que la rotación de empleados es de uno o dos años porque las relaciones jurídico-laborales de los trabajadores con la administración no tiene carácter de permanencia, como sucede en la Administración Pública española.

En este caso, es mucho más relevante tener un coste formativo reducido porque el personal formado se te acaba yendo, problema que debería abordarse desde una adecuada política de recursos humanos para retener el talento y evitar su pérdida.

Sin embargo, tuve ocasión de comprobar que no todos los países y organizaciones públicas allí reunidas estábamos en el mismo punto del camino en cuanto al grado de implantación de los sistemas de formación a distancia y online. Muchos están planteándose cómo empezar y qué tipo de plataforma adquirir.

Ahora los que ya tenemos estos sistemas implantados y conviviendo con la formación en las aulas físicas lo que debemos es plantearnos cómo formar a nuestros empleados y mandos intermedios en la manera de compatibilizar el trabajo con la formación en el propio puesto de trabajo. Estos deberían ser contenidos obligados de los planes de Formación: ¿cómo gestionar mejor el tiempo para incrementar la productividad de nuestros empleados?.

Muchas organizaciones lejos de hacer formación cuyas directrices y contenidos se diseñan centralizadamente, empiezan a perfilar que los jefes de equipo deben ser los responsables de la formación de todos los miembros del mismo.

 3. Aprendizaje con dispositivos móviles: “Mobile learning”

No es nada raro llegar a percibir por qué es ya el presente en algunas organizaciones y será el futuro… veamos: nuestros hijos, sobrinos, nietos, etc., todos ellos nativos digitales, adquieren habilidades, toman consciencia y aprenden contenidos a los que tienen acceso y sobre los que deberán demostrar más adelante su asimilación en las correspondientes pruebas de aprovechamiento y superación. Si nos preguntamos qué es lo que siempre llevan consigo, pero no solo ellos sino también nosotros, la respuesta es fácil: el teléfono móvil. Es cierto que todavía asisten a las aulas para escuchar al profesor, pero no para todos los contenidos.

Luego, el final de la reflexión está servido ¿hacia donde debemos llevar los contenidos de lo que necesariamente debe ser aprendido o conocido por nuestros empleados? hacia los dispositivos móviles, ya sean teléfonos, tabletas, portátiles, etc. Esta es la razón de la apuesta por la formación online y la gran fortaleza de los videos tutoriales y explicativos.

Hoy en día los contenidos deben ser accesibles desde todas partes, intranet e internet, desde el ordenador fijo del puesto de trabajo y desde el portátil, tablet, y smartphone. Os dejo este video ilustrativo –está en inglés- sobre lo que acabo de mencionar.

 4. Al aprendizaje informal nos mueve nuestra propia voluntad, por la motivación intrínseca

Se escapa de la demanda formativa colectiva a la individual: “lo elijo yo” y es uno de los poderosos móviles en la senda del aprendizaje. En pocas palabras, el empleado se vuelve autodidacta. Acude porque lo necesita para su puesto de trabajo o su carrera profesional.

La única condición que debemos observar es informar y ofrecer los contenidos continuamente. Debemos dirigir y dinamizar el aprendizaje y sobre todo, debemos elegir cuidadosamente los contenidos, por lo que resulta esencial un adecuado y correcto estudio y detección de necesidades, no solo contando con los responsables y jefes de equipo sino también con los empleados que son los destinatarios finales de la formación.

Hoy en día los planes de formación voluntarios son una potente herramienta de comunicación y motivación de nuestros empleados, por lo que debemos llevar aún más contenidos a la zona del aprendizaje informal y no reglado.

5. Mejora de la gestión del tiempo y la productividad

Hablaba en un post anterior sobre el respeto y consideración hacia el tiempo del alumno. Pero no solo en cuanto a cómo distribuir la exposición al contenido y material formativo sino al ritmo necesario para avanzar en su aprendizaje de la materia. Desde luego, cada uno sabemos cuándo y cómo debemos ponernos a aprender, leer y estudiar y como nos ha movido nuestra voluntad, somos más proactivos.

Pero además, la existencia del “2.0” ó “3.0” es lo que aporta valor y atractivo –“engagement”- a nuestros empleados generando comunidades de aprendizaje. Incluso permite incorporar comunidades ya existentes en el mundo digital cuyo nexo de unión puede ser conocido por nosotros o quizá no, pero con intereses comunes. Cuando uno de sus miembros descubre un contenido interesante para el grupo, lo comparte a través de sus medios y canales de comunicación. Las comunidades de aprendizaje se organizan y reparten roles, enfatizan y derriban materiales formativos, actúan, por tanto como selección natural y tienen más capacidad de crecer en la mejora continua, siendo más productivas.

6. Nuevas bibliotecas de aprendizaje digitales

Una de las principales preocupaciones de las organizaciones es la pérdida y la gestión del conocimiento. Qué es lo que se puede hacer para no perder la experiencia y conocimientos cuando los grandes expertos se van de la organización, bien porque se jubilan o porque se interrumpe su prestación de servicios. De qué manera sus clases y enseñanzas magistrales no se las lleva el viento, como a las palabras.

 La respuesta, de nuevo es sencilla, grabémosle en un vídeo, creemos un conjunto de recursos formativos en un formato pedagógico y didáctico -en un SCORM-. Seamos capaces de capturar antes de que nos deje su sabiduría sobre el tema en cuestión.

Construyamos repositorios llenos de recursos formativos que configuren nuevas bibliotecas de aprendizaje y de conocimientos, pero que se van colmando con una pluralidad de interconexiones entre sí.

 Convivimos ya con una extensa red de aprendizaje informal, no reglado. Sólo teníamos que darnos cuenta, buscar una estructura de uso más o menos lógica para el usuario y potenciarla….

El siguiente reto es cómo gestionarla eficazmente.

 “El aprendizaje es experiencia, todo lo demás es información” –Albert Einstein-

6 razones por las que usar la videoconferencia en formación


Fuencisla Gaitero

En un reciente post resumía lo que, según mi experiencia, debían constituir las reglas básicas sobre las que debía pivotar la puesta en marcha de un curso a través de un sistema de videoconferencia.

Las razones que me llevaron a publicar antes el de “las 5 reglas” son que este sistema tiene un uso relativamente reciente y creciente en formación y consideré que sería más útil dar a conocer las posibles reglas a tener en cuenta para los que hayan decidido adoptar o probar la videoconferencia como un nuevo canal para gestionar el conocimiento y el aprendizaje 2.0 en las organizaciones tanto públicas como privadas.

Intentaré exponer a continuación las principales razones por las que debemos de usar este sistema o modalidad formativa:

Primera Razón: Es lo más parecido a un curso presencial

Uno de los principales retos a los que nos enfrentamos cuando intentamos impulsar el uso de las TICs en formación es superar la brecha digital y salir de la zona de confort. Con esto me refiero a nuevas competencias que deben adquirir tanto profesores como alumnos en el entorno digital y de modo completamente distinto a como estan acostumbradosen los cursos presenciales. Me refiero a la costumbre y hábito que tenemos de adquirir el primer contacto con los nuevos contenidos y conocimientos en un aula y con un profesor –ambos no virtuales-..

Por eso, en muchas organizaciones con gran implantación de formación presencial, puede ser una vía aconsejable para ir sustituyendo parte de los cursos que se impartían en modo presencial.

El uso de este sistema junto con el de las grabaciones en vídeo, al que nos referiremos más adelante y que pueden integrarse en las plataformas de formación online, son los mejores calcos o reproducciones de una clase presencial. Además, cuando el sistema permite una buena reproducción de la imagen y del sonido, habremos logrado una réplica perfecta.

Segunda Razón: Ahorro

ahorroLa reducción en el gasto de formación variará en función de la extensión del ámbito geográfico de ubicación de los integrantes de la organización correspondiente, de las necesidades de aprendizaje de su personal, de la duración media de los cursos que organice, de las fechas de estos y del esfuerzo formativo que cada organización o empresa acometa.

Con toda seguridad que se pueden obtener ahorros superiores a 5 euros en el coste medio de la hora empleada en formación, referida este al  coste medio de una hora de formación presencial cuando se realizan cursos centralizados, semi-centralizados o en cascada (formacion de formadores).

Tercera Razón: Rapidez en la impartición del curso

velocidadCuando se trata de formar a empleados de un servicio público de información y atención al ciudadano, la rapidez juega un factor importante si dicho servicio está sometido a plazos. Cualquier modificación en el procedimiento de gestión que afecte no solo a los empleados que atienden al público, sino a la propia herramienta de gestión o expediente electrónico de que se trate, el elemento rapidez juega un papel esencial.

Se trata de que detectada una necesidad formativa el curso se pueda hacer lo antes posible, con objeto de que la transferencia del conocimiento hacia el empleado o hacia el ciudadano o cliente se haga cuanto antes mejor.

Este análisis resulta esencial a la hora de tomar la decisión sobre cómo impartir un curso de formación que, de organizarse en presencial determinaría retrasos de varios días por razón de los viajes de desplazamiento de los asistentes al mismo.

Así que, el fin justifica los medios. El ciudadano –si se trata de un servicio público- y/o el cliente – en el ámbito privado- tienen el derecho a que la mejora en el servicio esté implementada lo antes posible y de la mejor manera posible.

Cuarta Razón: El alumno aprende en su lugar de trabajo o en su propio ordenador

formacion onlineEs frecuente que en muchos casos haya un cierto rechazo cuando los alumnos se tienen que desplazar de una manera continua y sostenida en el tiempo a recibir cursos de formación, dado las alteraciones que esto supone en el día a día de los empleados y de la cobertura de las necesidades del servicio de las oficinas. De hecho, en muchas organizaciones hay una cierta corriente hacia la reducción de cursos que supongan viajes.

Para no reducir el nivel de capacitación de nuestros empleados, debemos buscar con esta modalidad formativa y con la formación eLearning, obtener los mismos resultados en los propios puestos de trabajo –en los ordenadores- o en las oficinas –en las salas de videoconferencia-.

Quinta Razón: Grabar el curso en video

Boton RecDe no poder hacer el curso a tiempo real, se puede realizar una grabación y después editar el material que resulte. Con los vídeos y en el canal adecuado, se puede desarrollar una buena formación, formal o informal, según se decida por el experto, el área promotora del curso y de acuerdo al alcance pretendido.

No olvidemos que las últimas tendencias en la formación eLearning aconsejan incorporar videos tutoriales para incluir determinados contenidos que deben someterse a una explicación más dirigida por los expertos. Con los mismos se puede construir más adelante un curso eLearning incorporando más contenidos (foros de dudas o monográficos sobre aspectos concretos del curso, material didáctico que el alumno debe estudiar y comprender, supuestos prácticos, pruebas de aprovechamiento, etc…dentro de un sinfín de recursos formativos.

De hecho en YouTube o en el canal de vídeos, en su caso, que disponga nuestra organización, este material representa hoy en día una potente herramienta en formación. Esto es lo que ha ocurrido a Salman Khan con el proyecto “Khan Academy” y a mucha de la oferta formativa eLearning que hoy se ofrece por Universidades, Administraciones Públicas y empresas privadas. Os dejo el enlace al vídeo “Usemos el vídeo para reinventar la educación” en donde menciona su experiencia y alguna de las ventajas que tiene el video entre las que menciona que “se puede pausar y repetir al profesor, sin sentir que están haciéndole perder el tiempo”.

Sexta Razón: Protección del medio ambiente: reduciendo nuestra huella de carbono

Huella CarbonoLas TIC permiten reducir el consumo energético y la degradación del medio ambiente a través de la reducción en el uso de papel, un menor empleo de combustibles, disminución en el número de viajes, etc.

En el campo de la formación y capacitación de empleados, aquellos sistemas que puedan reducir gastos en transporte y logística como representa la videoconferencia, la formación online, y aquellas herramientas que hacen más eficiente nuestra organización; disminuyen el impacto ambiental negativo sobre el mundo en el que vivimos.

Si pensamos en ello desde el punto de vista de responsabilidad social corporativa, sentiremos que estamos contribuyendo en gran medida a reducir los elevados niveles de consumo de fuentes de energía y los niveles de contaminación ambiental. Estoy convencida de que a muchos de los lectores, les parecerá una de las razones más poderosas para impulsar modalidades formativas de estas características.

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Fuencisla Gaitero

VCLos sistemas de videoconferencia representan hoy en día una alternativa muy interesante que permite complementar a otras modalidades formativas como la presencial o la online. Especialmente en aquellas organizaciones que tienen una importante dispersión geográfica de sus empleados.

Es innegable el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación para vencer todo tipo de barreras físicas y reducir costes. Hoy en día gran parte de las reuniones, por no decir todas, en casi todos los ámbitos y organizaciones, se desarrollan mediante sistemas de vídeo o teleconferencia.  Y en el ámbito de las reuniones, la traducción quizá sea inadecuada o se quede corta ya que nos lleva a pensar en charla o conferencia magistral, sólo posible casi para una de las partes, cuando haciendo honor a la verdad el uso se extiende al campo de las reuniones de trabajo multilaterales.

Sin embargo, cuando estos sistemas se emplean en formación y perfeccionamiento del personal, el término encaja idóneo, sobre todo porque efectivamente se trata de conferencias o ponencias retransmitidas a través de una pantalla de televisión o de ordenador.

La gran ventaja: es la traslación más fiel de la formación presencial a la que estamos acostumbrados a un curso empleando las TIC.

La posible limitación: el condicionante técnico de esta modalidad formativa, que es en realidad una clase presencial a distancia pero en tiempo real, cobra una especial relevancia. Prácticamente lo es todo, es decir, si falla o va mal el sistema de comunicación –fallos en la red que afecten a la imagen o al sonido-, el curso se puede venir abajo, al igual que ocurriría en una reunión, pero con peor cariz que esto último, dado que, en una reunión las aportaciones de los convocados son, mas o menos igualitarias, mientras que en un curso, los alumnos reciben el conocimiento a través de lo que les traslada el experto y en definitiva hay un mayor riesgo de expectativas frustradas.

Debemos de considerar, por tanto, una serie de aspectos y valorar una serie de riesgos cuando decidimos impartir un curso de esta manera. Eso sí, si tomamos esa decisión es porque esta modalidad presenta una serie de ventajas que intentaré sistematizar y aportar en otro post.

Pero esta vez, me gustaría enumerar una serie de reglas o puntos clave que deben plantearse los gestores y promotores de los cursos de formación cuando en aquellas organizaciones públicas o privadas que disponen de estos sistemas, se planteen su uso en formación.

1. Sesiones de corta duración: ¡No te pases!

No olvidemos que se trata de sesiones presenciales, por tanto, debemos en cierta medida observar las reglas que aplicamos en los cursos presenciales, es decir: es recomendable programar sesiones que no duren más de 1 hora y media. Si se trata de un curso de 3 horas, habrá que establecer un descanso entre ponencia y ponencia o si se trata de un curso de 4 ó 6 horas, mejor programar dos días de curso.

El elemento de atención, resulta clave y esencial tanto en alumnos como en el profesor. Con carácter general, el profesor, no tiene feed-back de la reacción de los alumnos y en el caso de estos últimos cabe decir que, si ya es difícil mantener mucho más de una hora la atención en un presencial, en un curso impartido a través de videoconferencia, resulta más difícil si cabe porque hay un mayor esfuerzo cognitivo del alumno con la recepción de la voz y de la imagen, especialmente si hay intrusismo de ruidos en el sonido o/y la resolución de las pantallas distorsiona o difumina las imágenes de las presentaciones empleadas o del contenido que está compartiendo el profesor desde su ordenador.

No debemos olvidar tampoco que el alumno estará viendo la imagen en la pantalla de su ordenador o en una televisión o pantalla de alguna salón de actos o sala de reuniones y a veces no con la suficiente cercanía.

2. No valen todos los contenidos, ¡solo algunos!

Precisamente derivado del handicap “atención” a la que nos referíamos antes, no suele ser recomendable una materia totalmente nueva. Si así fuese, deberíamos irnos a un curso  elearning o a un presencial. La recomendación es, por tanto, que se trate de cursos sobre actualizaciones de normativa, o de procedimientos, o de protocolos o de aplicaciones informáticas. De hecho, resulta de enorme empleabilidad en el ámbito de las TIC.

Hablemos por tanto, de perfeccionamiento, no de formación. A veces se emplean las dos acepciones según se trate de materias o contenidos nuevos para los alumnos –formación- o ya conocidos sobre los que se imparte un curso de actualización –perfeccionamiento-..

3. Sistemas rápidos de detección de incidencias de carácter técnico: ¡No te olvides!

Dependiendo del sistema que se tenga implantado, puede ser necesario un mayor o menor soporte técnico pero, dado que su uso suele ser reciente y depende del factor “redes”, cualquier caída de ésta o la mera introducción de ruidos en el canal de audio o la simple ausencia de imagen puede tener repercusiones más o menos graves dependiendo del tiempo en que estas incidencias se solventen.

De la existencia de un procedimiento ágil y eficaz de detección de incidencias puede depender el que las incidencias de un curso resulten trágicas o meramente accidentales.

Por ello, debe haber un canal abierto permanentemente –chat o similar- de comunicación con los distintos puntos de conexión en donde se ubiquen los alumnos, que debe ser atendido por una persona experta en la herramienta  y que sea capaz de escalar la incidencia, en su caso al personal de soporte informático.

En consecuencia y en cualquier caso debe estar disponible la asistencia de personal técnico para subsanar estas incidencias en el momento en que se produzcan.

4. Simulacros previos a la clase en tiempo real: ¡No lo obvies!

Debemos tener en cuenta a quién proponemos para que imparta un curso de esta naturaleza porque se conjugan además del dominio de la materia, el desempeño de otras serie de roles para la impartición del curso. Tanto es así que aquellos ponentes o expertos poco familiarizados en el uso de herramientas informáticas y con poca o nula afinidad por ellas son poco adecuados para una experiencia o curso de este tipo.

Aún y así, la primera vez que un profesor se enfrenta a este reto suele ser necesario la realización de un simulacro previo.

El simulacro previo permite el descubrimiento de nuevas sensaciones y el control de la herramienta, lo que resulta clave en el futuro desarrollo de la clase, como por ejemplo, cómo se comparte tu escritorio, cómo se debe emplear el chat –en el supuesto de que sea necesario-, etc.

imagesCAUWLIKJ5. Si es posible, incorpora tutores o profesores de apoyo: ¡Acabarás ganando adeptos!

Si alguien tiene alguna duda y quiere hacer una pregunta, lo normal es que el profesor no le vea. En el uso de la videoconferencias en “Modo Formación” suele limitarse el número de vídeos por el elevado consumo de recursos. Esto significa que sólo pueden ver al profesor y lo que está compartiendo en su pantalla de ordenador -su presentación y/o la aplicación informática cuya actualización está explicando- los alumnos.

De ahí que suela ser recomendable la presencia en otro punto de conexión de un experto en la materia o profesor de apoyo que asuma el rol de contestar a las preguntas que vuelquen los alumnos vía chat.

Dependiendo de los puntos de conexión o numero de alumnos que asisten al curso, se puede valorar el habilitar en el desarrollo del mismo algún tiempo (media hora o menos) para que los alumnos mediante otro tipo de herramientas (de sonido) puedan hacer preguntas que escuchen todos los asistentes. No solemos recomendar esto último porque ceder el testigo del audio suele ser más tedioso y menos inmediato que el uso del chat.

Pero lo que sí resulta clave es dar la posibilidad de interacción y bidireccionalidad en la relación con los alumnos. Es imprescindible que haya espacios de tiempo para la interacción. Al igual que estos espacios existen en las otras modalidades formativas, en las clases presenciales, las posibles preguntas que se hacen en voz alta sobre algún tema concreto y que el profesor aclara, muchas veces “in situ” y en los cursos online, los foros de dudas y de preguntas que de forma asíncrona permiten responder a los alumnos por parte de los tutores, ante aclaraciones o dudas.

Quizá existan más reglas…si es así y tienes ocasión, por favor, ¡compártelas! y deja tu comentario.

¡Piénsalo!…..Si en tu organización existe un sistema de videoconferencia quizá podrías innovar y emplearlo para alguna acción formativa piloto. El ahorro de tiempo y de costes es más que evidente y la agilidad y rapidez que este sistema introduce en la ejecución de un curso de perfeccionamiento es enorme….¡Ánimo!

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Fuencisla Gaitero

Muchas organizaciones sean públicas y privadas se han lanzado a la formación a través de los sistemas de aprendizaje online (LMS o “Learning managment systems”) que emplean plataformas con múltiples recursos digitales. Aún existen importantes rechazos y dudas sobre la eficiencia de este tipo de formación sobre todo porque no es fácil su implantación y a veces no se cuenta con las herramientas necesarias para hacer un seguimiento y una buena evaluación de los resultados y beneficios que reporta esta modalidad formativa.

En las organizaciones se está produciendo una importante migración y complementación de la formación de estudiantes, empleados y usuarios  con las estrategias de sistemas eLearning y todo ello dirigido a la búsqueda de una mayor capacitación y desarrollo del consumidor del aprendizaje.

Las plataformas  digitales tienen grandes ventajas porque permiten emplear una pluralidad de recursos formativos, se puede efectuar un seguimiento del grado realización de los cursos automatizado, evaluaciones de lo aprendido en el curso con autocorrección y además sitúan el aprendizaje en el ordenador, tableta o portátil del alumno en cualquier momento y en cualquier lugar.

En el terreno de campo existe una cierta preocupación  y temor a la vista de algunos fracasos de las primeras experiencias de cursos impartidos bajo esta modalidad. Hay que saber cómo gestionar el cambio debido a la gran resistencia por la comodidad que representa seguir haciendo lo conocido y de la manera en la que nos sentimos confiados.

Al abordar este tipo de proyectos no se debe olvidar la importancia que tiene cuidar y planificar las primeras experiencias. El entusiasmo puede resultar contagioso y atraer nuevos proyectos pero también que el fracaso puede generar bloqueos y miedo de volver a experimentar una nueva caída.

De ahí que convenga conocer de antemano las razones y los distintos factores que nos deben guiar para elegir un determinado proyecto de formación eLearning o a elegir un determinado contenido para desarrollar un curso online.

Así que os traigo aquí una relación de los 10 errores más comunes que pueden dar lugar a que un proyecto de estas características fracase.

 1. Falta u objetivo poco claro

Lo podríamos denominar proyecto o curso “sin rumbo, ni dirección”. Es necesario realizar previamente una buena detección de necesidades. El objetivo del proyecto debe estar completamente alineado a las estrategias y objetivos operativos o de negocio. La mayoría de las organizaciones empiezan sus primeras experiencias piloto sin un programa  previo de aprendizaje en esta modalidad.

Los contenidos y alcance iniciales no deben ser excesivamente ambiciosos y complejos porque entonces el fracaso casi está asegurado. A pesar de lo cual, si se comienza sin cumplir este requisito, hay que conseguir levantarse y seguir probando, porque en muchas ocasiones el fracaso puede conducir al éxito.

 2. Responsables del proyecto inadecuados o con insuficiente liderazgo

 Es necesario que dentro de las organizaciones este tipo de proyectos sean impulsados ​​por mandos directivos que visualicen las necesidades específicas del área funcional o de negocio para elegir qué tipo de iniciativas y necesidades formativas pueden cubrirse con esta modalidad formativa.

 Es un condicionante esencial que el impulso y éxito de este tipo de proyectos cuente con el compromiso de todos los que están involucrados en él. Si el proyecto no se vislumbra con la debida importancia desde los niveles directivos posiblemente vaya abocado directamente al fracaso.

3.  Incorrecta elección de la plataforma o LMS.

 Debemos obtener información de otros usuarios de plataformas buscando  una cierta similitud en cuanto a la estructura organizativa de la empresa u organización en la que se va a implantar.

Elegida y adquirida la plataforma online más adecuada a las necesidades organizativas y de producto, es importante además realizar pruebas piloto para conseguir un  acceso y uso óptimo del sistema o plataforma (LMS). Y aún así, puede que en el momento del directo puedan producirse problemas de acceso al sistema o falta de servicio por un bloqueo general. Por eso, las primeras acciones formativas debe parecerse lo más posible a las condiciones, contenidos, recursos formativos y alumnos empleados en la prueba piloto.

 De todos modos, si falla el sistema la primera vez, vuelve a intentarlo y no desperdicies todo el esfuerzo y recursos invertidos. Los primeros pasos siempre son difíciles y a levantarse se aprende cuando nos caemos.

 4.   Falta de un equipo de especialistas adecuado o, en su caso, de un asesoramiento externo inicial

 Cualquier curso de eLearning debe ser diseñado y desarrollado por un equipo de especialistas, en el que no solo puede estar incluido el experto o autor del contenido. En esta modalidad juegan un papel trascendental los aspectos técnicos de programación, diseño gráfico, de tecnología y pedagógico.

Si en tu organización no dispones de un equipo que reúna estas características, contrátalo. En el mercado existen numerosas empresas dedicadas a esto.  No debemos ahorrar, al menos en la primera fase de implantación del proyecto, en la intervención o contratación de expertos. Si el contenido es desarrollado/seleccionado por equipos que carecen de la comprensión real del proceso de aprendizaje, cometeremos un error. Por eso, el equipo de expertos en contenido dedicados a establecer las mejores fuentes de información que se integrarán en los cursos eLearning debe poseer un conocimiento profundo y completo de la tecnología, recursos web y diseño de los temas (flujo de proceso). Esto es para asegurar la calidad de la información y el impacto de tu estrategia.

En el momento en el que sea posible, configura a un equipo de especialistas dentro de tu organización. Debe capacitarse adecuada y suficientemente al equipo de producción de contenidos eLearning porque de lo contrario el proyecto fracasará. Este equipo debe trabajar codo con codo con el autor de los contenidos y con el coordinador del proyecto o del curso. Y esta colaboración debe producirse desde el mismo momento en que se decide cual es el contenido del curso y se empieza a trabajar en él.

Por último, todos los participantes en el proceso deben estar alineados en cuanto al conocimiento del objetivo. Esto permitirá impulsar adecuadamente el objetivo de aprendizaje.

 5.   Fallos de soporte informático y financiero o presupuestario

Este tipo de proyectos conlleva una adecuada elección del diseño y arquitectura del sistema. Es necesario, por tanto, contar con una importante inversión inicial y contar con un equipo de soporte con la suficiente experiencia que permita evitar fallos y caídas del sistema por picos de concurrencia de usuarios y otra serie de problemas derivados de los canales de comunicación. El ahorro de costes, desde luego no se produce inicialmente sino a medio-largo plazo.

Desde luego, la falta de presupuesto o inversión para el diseño, producción y/o capacitación adecuada del equipo de especialistas puede llevar al abandono repentino de este tipo de proyectos.

 6.   Fallos en el sistema de selección de los expertos/profesores y tutores

imagesCASRDO4KNo es fácil pasar de las clases presenciales a la formación online, por ello resulta esencial no sólo elegir adecuadamente los contenidos sino a los autores y profesores que van a participar. Ellos deben asumir que la impartición de este tipo de cursos les van a exigir tareas distintas y  manejo de los entornos digitales. Deben adquirir nuevas competencias y tener un alto grado de compromiso con el proyecto. De lo contrario, el curso/proyecto fracasará.

Aquellas personas poco sensibilizadas y conocedoras del entorno informático y digital tendrán muchas más resistencia a abandonar lo conocido y el medio en el que se sienten seguros –el presencial-.

Hasta cierto punto se pueden construir cursos online que inicialmente repliquen el modelo presencial, videos de las clases impartidas, documentos de texto complementados por foros, etc., pero este tipo de planteamientos sólo pueden  constituir el comienzo y, desde luego, tienen poco que ver con todas las funcionalidades que hoy en día ofrecen las plataformas de formación online, por lo que sería, en cierto modo, un despilfarro de la inversión realizada en la adquisición de las LMS. No lo olvidemos.

 7.   Incorrecta selección de los participantes de los cursos

La mayoría de las organizaciones quieren empezar sus programas de formación elearning sin considerar los antecedentes de aprendizaje de sus destinatarios (experiencia, conocimientos previos, habilidades). Incluso ignoran por completo si son capaces de navegar o utilizar herramientas o programas en los PCs. Por ello, es de gran importancia que los alumnos tengan una serie de conocimientos y que que el grupo sea homogeneo.

Suele ser necesario en los primeros intentos incluir herramientas como foros y chats. No debemos olvidar que a diferencia de lo que sucede en los cursos presenciales, en la formación online no hay contacto físico y visual entre alumno y profesor. Pero este es uno de los nexos más interesantes y esenciales del aprendizaje. Si falla, el alumno puede sentirse desatendido y abandonado.

No se debe descuidar este aspecto porque puede resultar esencial en aquellos contenidos que habitualmente se impartían en clases presenciales. Si el profesor se resiste, se debe buscar a otro experto en la materia que preste su colaboración en esta tarea. El alumno debe sentirse seguido, cuidado y atendido en todas las dudas que se le planteen sobre la materia impartida.

 8.    Fallos en la elección de los contenidos

Debemos elegir contenidos cuya programación y desarrollo sean  suficientemente flexibles. Con ello nos referimos a cuando el contenido del curso es demasiado rígido, no proporciona una guía a los alumnos para la resolución de problemas o la flexibilidad necesaria para responder a los cambios o actualizaciones que sean precisas.

Es preferible empezar por contenidos poco ambiciosos y de corto alcance. Si son demasiado técnicos o complejos debemos simplificarlos o segmentarlos. Pueden desarrollarse varias partes o sesiones sobre el mismo. También se  puede configurar niveles, como por ejemplo, nivel “básico”, “medio” y “avanzado”.

Una de las características de la formación online, especialmente en empresas y organizaciones es que debe compatibilizarse con el desarrollo del propio trabajo. Y una realidad es que, aunque el proyecto esté impulsado desde la Dirección de la organización, los equipos de trabajo  y los jefes no esten acostumbrados a ello.  Para salvar este hándicap, el nivel de exigencia, la duración del curso y el tiempo para realizarlo deben estar ajustados y medidos lo suficientemente bien como para no generar un rechazo de este tipo de formación.

 9.   Falta de tutorización en las acciones formativas

Los alumnos y estudiantes necesitan de ayuda durante cualquier proceso de aprendizaje. Es algo que no se debe olvidar porque constituye una necesidad que debe estar cubierta para  alcanzar el rendimiento deseado. La falta de apoyo o soporte llevará a los alumnos al abandono del curso o a la obtención de malos resultados. Perderemos a los principales destinatarios del  esfuerzo realizado y a los mejores aliados.

Salvo en aquellos cursos que sean totalmente autoformativos, muchos de los cuales se adquieren fácilmente en el mercado, en el resto debe incluirse una cuidada monitorización y tutorización por parte de profesores y expertos escogidos especialmente para ello.

Muchas veces el error que se comete es pensar que se forma a un grupo masivo de alumnos matriculados en el curso online y que todos ellos van a aprender de una forma autodidacta. Este es un grave error. No tenemos un curso con 300, tenemos 300 cursos de un alumno. A ellos se les debe apoyar y, en su caso, resolver dudas. En el supuesto de que este soporte sea inabordable por el tamaño del grupo o complejidad de la materia, sería mejor que fraccionemos en más grupos.

10.  Falta de integración del proyecto eLearning en los objetivos estratégicos de la organización

Se trata de un objetivo estratégico porque constituye un medio para motivar a los empleados a que se esfuercen por su desarrollo laboral y crecimiento personal. Antes de iniciar cualquier proyecto, éste tiene que ser cuidadosa y delicadamente planificado para mantenerse lejos de cualquier situación de la problemática antes mencionada.

También hay que tener en cuenta que el eLearning es una modalidad de formación que debe apoyar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados de cualquier organización, pero que no reemplaza la comunicación o transferencia de conocimientos y habilidades realizada en modo presencial.

Por último, decir que este tipo de proyectos no sólo son ventajosos para las organizaciones sino que resultan enriquecedores para los distintos agentes y responsables que participan en ellos. Y a todo se llega con el hábito y la costumbre.

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