¿Estamos preparados para el documento electrónico?


IMG_1791La implantación del documento electrónico es un proyecto estratégico que debe gestarse desde dentro de las organizaciones públicas y que abarca muchas otras decisiones de vital importancia para el diseño de nuestras administraciones.

Desde hace varios años los distintos Ministerios hemos iniciado proyectos en los que se persigue la sustitución del documento papel por documento electrónico, de forma que se permita la gestión e intercambio electrónico de documentos y expedientes.

Solamente en Catastro hemos calculado que anualmente entran en la organización en soporte papel entre 30 y 40 millones de páginas en papel, cuya digitalización supone una tarea ingente.

Las decisiones  tomadas por los directivos en la definición del documento electrónico, los metadatos y los sistemas de firma se tienen que tomar dentro de las normas establecidas y salvaguardando siempre las garantías jurídicas y procedimentales.

Pero se trata de mucho más que eso: es un proyecto estratégico que implica a toda la organización y que nos tiene que ayudar a plantear otros grandes cambios culturales como son:

– Reducir los documentos que solicitamos a los ciudadanos, accediendo directamente a cuanta información tengan otras organizaciones públicas e incluso privadas en soporte electrónico. ¿Alguien entiende, por ejemplo,  que se tengan que requerir escrituras públicas existiendo un Registro de la propiedad electrónico?

–  Incentivar a ciudadanos, administraciones y entidades colaboradoras a que presenten y tramiten cada vez más expedientes en soporte electrónico. Las experiencias que se han realizado al respecto son mucho más exitosas y superan las previsiones iniciales en todo caso.

– Mentalizar y concienciar a los funcionarios de que el documento electrónico es ya realidad. Todavía hay quien imprime en papel los expedientes entrados en Sede Electrónica, los encarpeta y coloca en una mesa para su tramitación…

Una vez más y siempre, el cambio debe gestarse desde dentro ¿estamos preparados para ello?  Es tarea nuestra  impulsar el documento electrónico, adaptarlo a la realidad social y material,  conseguir que  parezca  la  opción más atractiva y de esta manera   vencer la tradicional y siempre fiel resistencia al cambio.

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19 pensamientos en “¿Estamos preparados para el documento electrónico?

  1. Gerardo Bustos

    Has puesto el dedo en la llaga, Gema. Creo que haces una gran pregunta y creo que la respuesta no es fácil. Estamos esperando el documento electrónico, pero preparado, lo que se dice preparados, yo creo que no. Estamos en proceso de armar toda la estructura que se necesita para ello. A nivel normativa, probablemente sea lo más avanzado. A nivel tecnológico, la cosa se mueve. Pero a mí lo más preocupante es la implicación interna.

    Estamos acostumbrado a la dinámica jerárquica, y los nuevos cambios precisan algo más que un mandato “de arriba”. En la Administración estamos ante un profundo cambio cultural como no lo ha habido en siglos, y para llevarlo a cabo se necesitan verdaderos líderes que arrastren y no jefes que pretendan arreglar las cosas mediante instrucciones y ordenanzas.

    Como tú bien dices: el cambio se gesta dentro.

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    1. Gema T Pérez Ramón Autor de la entrada

      Gracias Gerardo, como casi todo en la vida hay que creérselo para que salga adelante y no tengo muy claro que estemos en ello.

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  2. victor solla

    Yo pienso que si no se esta preparado , es preciso comenzar a estarlo …. porque el camino es largo , pero cada paso representa una mejora sustancial para la organización . En nuestro caso , ese cambio cultural nos ha llevado mas de ocho años , y desde hace dos años , el 100% de los expedientes administrativos son electronicos y sólo remitimos a otras administraciones en este soporte . An nos resta la reingenieria de los procedimientos apicada a esta realidad (ya la hemos hecho en el camino, partiendo del expediente en papel ) , y aun asi , hemos conseguido mejorar la eficacia en la resolucion de los expedientes entre un 46% y un 83%. Con ello se demuestra que la administracion electronica NO ES presentar rápido las solicitudes , sino mas bien resolver agilmente los procedimientos. Con el Expediente electronico esto se consigue por si mismo.

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    1. Gema T Pérez Ramón Autor de la entrada

      Gracias Víctor, me alegra que compartas experiencias exitosas. Somos muchos los que llevamos años trabajando en esto y los resultados son altamente satisfactorios. En Catastro hemos configurado una Sede Virtual muy potente y el número de expedientes electrónicos crece exponencialmente. Me reflexión es a nivel interno, por eso me ha parecido muy gráfica la foto de nuestro equipo de trabajo con una mesa llena de papeles… Otro ejemplo: estamos montando ya puestos de trabajo con doble pantalla, necesarios para visualizar más cómodamente la BD y las alteraciones propuestas. También reflexiono sobre la necesidad de cambiar (romper y volver a crear) los procedimientos, es el momento.

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  3. Carlos E. Jimenez (@estratic)

    Estimada Gema,
    Gracias por las reflexiones, muy acertadas en mi opinión. Es un tema muy complejo.
    Si me permites añadir algo, creo que uno de los grandes problemas que tenemos es que se está pensando en el documento-e y el expediente electrónico (traspasando literalmente en no pocas ocasiones el modelo actual al virtual), y sin pensar que éstos son sólo partes de un “ecosistema-e”; algo muchísimo mayor; un ecosistema electrónico que condiciona todo lo demás; contexto que cambia las reglas de un modo nunca imaginado y -si me lo permites- poco previsto. Quiero decir que creo que todo ello debería venir contextualizado por un procedimiento administrativo-e (un procedimiento-e totalmente repensado desde la perspectiva de la eficiencia en función de las herramientas tecnológicas que tiene a su alcance hoy en día la Administración), procedimiento del que el expediente-e, es sólo una parte, como un documento-e es sólo una parte del expediente-e. Ello implica, que es preciso un cambio de mentalidad que busque por encima de todo la máxima eficiencia, en lugar de buscar el expediente electrónico. Con lo primero, se llegará a lo segundo, y mucho más lejos. La gestión del cambio realmente precisa que “por arriba” se haya “cambiado” ya esta mentalidad, ya que será fundamental para poder liderar dicho cambio y afrontar las profundas problemáticas que surgirán y sus implicaciones. En definitiva, creo que efectivamente no se está preparado en muchos aspectos y niveles.

    Por si lo crees de interés, respecto a este tema, contextualizado en el ámbito de la Administración de Justicia en España, dentro de los resultados de la investigación titulada “Impacto de la Ley Reguladora del Uso de las TIC en la Administración de Justicia” que publica del Centro de Estudios Jurídicos y de Formación Especializada de la Generalidad de Cataluña, se incluye un epígrafe al respecto. Hay un resumen en este vínculo, por si consideras adecuado dejarle al lector este párrafo dentro del comentario. http://www.researchgate.net/publication/237050989_Impacto_de_la_Ley_Reguladora_del_Uso_de_las_TIC_en_la_Administracin_de_Justicia

    Muchos ánimos en el camino!!
    Un saludo.

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    1. Gema T Pérez Ramón Autor de la entrada

      Muchas gracias Carlos, como indicas se requiere de una política pública transversal y la administración de Justicia es un ejemplo muy evidente de ello.

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    2. Fuencisla Gaitero

      Con el permiso de Gema, del que por su cercanía y amistad no tengo duda alguna, me gustaría incluir alguna apreciación en esta interesante reflexión que ha apuntado Carlos en su comentario. La vocación del documento electrónico y del expediente electrónico es formar parte de un importante y a mi juicio “glorioso” objetivo y es crear ese e-ecosistema al que te refieres: una e-Administración Pública cuyos principales principios están claramente enunciados en la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos que todos conocemos. Entre ellos se encuentra una mejora y un acercamiento del servicio público al ciudadano, una mejora en los procedimientos administrativos, una mayor transparencia y cuyos resultados, sin duda, son un claro incremento de la eficiencia y de la eficacia de las Administraciones. Somos muchos los testigos de ese cambio que se está produciendo desde dentro en las Administraciones Públicas. Quiero ser optimista y aunque el post de Gema ha planteado un interesante tema de reflexión dado que entre expediente electrónico y documento electrónico sigue conviviendo mucho “papel”, lo cierto es que no cabe duda del gran impulso que está tomando todo este tipo de iniciativas.

      Y aunque es un antiguo post, de nuevo otra vez con el permiso de Gema -gracias de nuevo, Gema- voy a hacerte referencia a lo que nos motiva a algunos a trabajar día a día en este tipo de proyectos https://trabajandomasporunpocomenos.wordpress.com/2013/03/09/por-que-creo-en-la-administracion-electronica/

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  4. Carlos E. Jimenez (@estratic)

    Totalmente de acuerdo Fuencisla.
    Resalto aquí el tema de la eficiencia porque quizá es el elemento que, en mi opinión, menos se tiene en cuenta y más podría marcar la diferencia si fuera condicionante.
    En general creo que no hay una visión holística buscando este aspecto; que no se piensa antes en el rediseño de los procedimientos para ser las AAPP óptimamente eficientes con las tecnologías actuales, para luego entrar en la definición de elementos como el documento electrónico, etc (más abajo os pongo un ejemplo); Sin embargo, siempre se habla de eficacia –alcanzar el objetivo sin tener en cuenta la variable tiempo y recursos-; transparencia –ahora en debate-; orientación al ciudadano, proximidad y participación –que en todos los ámbitos se habla de ello -. De la eficiencia se habla, pero ¿se gestiona de forma eficiente? Creo que éste es un importante error cuando se adoptan las TIC en las organizaciones públicas, y es que éste es un problema de “modas” y “comodidad” (o, en otras palabras, de objetivos y estrategia). Si me lo permites os dejo aquí un link a un post recientemente publicado en el Open Government Partnership y que habla sobre este tema en relación al Open Government y la Interoperabilidad
    http://blog.opengovpartnership.org/2013/05/gobierno-abierto-y-back-office-reflexiones-para-su-implementacion/

    Lo anterior nos lleva al tema de la estrategia y la política pública. Creo que podríamos hablar mucho sobre todo esto (más abajo también os pongo otro ejemplo). En mi opinión, la administración electrónica es sólo un mecanismo que debería perfeccionar la vía determinada para poder llevar a cabo las funciones de las que están investidas las administraciones públicas, y que deberían estar centradas especialmente en el ciudadano (pensando realmente en él, vamos). Quiero decir con esto, que lo que la LAECSP enuncia no ha cambiado (con o sin e-Administración), pero sí lo han hecho las herramientas que lo permiten mejorar. El grado de adopción y uso TIC vendrá determinado por el tipo de organización pública y ello depende de la perspectiva y enfoque que se adopte y que siempre, por supuesto, debería incluir la eficacia, eficiencia, transparencia y orientación al ciudadano.

    En definitiva, creo que hay un problema de perspectiva importante. Un par de ejemplos, el primero sobre procesos y procedimientos y el segundo, sobre conceptos condicionantes:

    Ejemplo 1: Administración de Justicia, incluso con la Ley 18/2011 (TIC en Administración de Justicia) tenemos aún la Ley de Enjuiciamiento Criminal que, por ejemplo, dice en su artículo 341:
    “No habiendo testigos de conocimiento, si el estado del cadáver lo permitiere, se expondrá al público antes de practicarse la autopsia, por tiempo a lo menos de veinticuatro horas, expresando en un cartel, que se fijará a la puerta del depósito de cadáveres, el sitio, hora y día en que aquél se hubiese hallado y el Juez que estuviese instruyendo el sumario, a fin de que quien tenga algún dato que pueda contribuir al reconocimiento del cadáver o al esclarecimiento del delito y de sus circunstancias lo comunique al Juez instructor”.

    Ejemplo 2: AGE. ENI, Interoperabilidad y Agenda Digital. Estrategia y políticas públicas.
    Existe un concepto obsoleto de Interoperabilidad en España y no se resuelve (ENI, LAECSP, Decreto…). El concepto aquí se refiere especialmente a Sistemas. Ya en el preámbulo… “La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información…” http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf
    Perspectiva desafortunadamente confirmada por la Agenda Digital española 2013 (ver interoperabilidad en la Agenda, asociada a normas técnicas y estándares http://www.minetur.gob.es/es-es/gabineteprensa/notasprensa/documents/agendadigital.pdf ). Sin embargo, el concepto y perspectiva de Interoperabilidad de la Unión Europea se refiere a organizaciones. La perspectiva es tan diferente que la Unión Europea dispone de una estrategia de interoperabilidad que dirige su marco (esquema). Ver artículo 2 a) “La interoperabilidad es la capacidad de las organizaciones…” en la Decisión No 922/2009/CE del Parlamento Europeo y del Consejo
    http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:260:0020:0027:ES:PDF

    En fin, un interesantísimo el debate. Daría para muchas horas!!!
    Un cordial saludo,
    Carlos E. Jiménez

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  5. Miguel Solano Gadea

    Os empiezo a seguir a través saber por Linkedin. Os dejo una reflexión para nuestra reflexión. Por afición sigo muy de cerca los avances en técnicas aeronáuticas y espaciales. ¿A qué viene esto?
    Todos los motores de aviación vuelan montados en un avión. Durante su fabricación los ingenieros van creando el ‘engine log’. Se va dejando traza documental de las piezas que lo componen, de las operaciones de montaje, de las inspecciones, de las pruebas unitarias, de las pruebas de conjunto y de la certificación final.
    El constructor del ‘engine’ le entrega el motor y su ‘libro’ (carpeta de anillas con todos los documentos, firmas y sellos –binder-) al constructor del avión que lo integra en su aeronave. Se generan e incluyen más evidencias durante el proceso de montaje y pruebas.
    En su vida útil, los motores tienen que pasar revisiones cada 7.000 horas o lo que esté establecido. Y además pueden tener averías. La empresa que mantiene la aeronave dispone del ‘engine log’ dentro de la aeronave de la que se tiene que ocupar. Se convierte en la ‘historia clínica’ del motor que le acompaña durante toda su vida útil, en vuelo o en tierra. En Barajas o en Las Islas Seichelles.
    A partir de aquí las consideraciones. Se parte de la base de que la industria aeronáutica no se ha decidido a reflejar en documentos electrónicos y en sistema documental de archivo lo que realiza en papel. Incluso con la certeza de que lo considera absolutamente útil para la adecuada conservación y vida útil del motor, en condiciones de altísima fiabilidad.
    ¿Porqué no se ha adoptado el soporte electrónico?
    ¿Se podrían definir esquemas para todo lo que le sucede a un motor de manera que se pudieran suprimir textos cualitativos, indicaciones a tener en cuenta en el siguiente episodio, apreciaciones del técnico, …?
    Si se pudiese ¿bajo qué autoridad estaría la base de datos? ¿la del el constructor del motor (Rolls Royce p.ej.)?, ¿la del el integrador del mismo en una aeronave (Boeing p. ej.)?, ¿quién se haría cargo en caso de quiebra de la empresa de motores? ¿Qué ‘empresitas’ de mantenimiento de flota pueden ‘ampliar’ anotaciones que se derivan de sus operaciones?
    ¿Qué pasaría cuando –sucede en nuestras Fuerzas Armadas-, se ‘reparan’ motores ‘canibaizando’ subconjuntos de piezas de otros que se dejan a este fin? ¿Cómo se integrarían historias en este proceso?
    ¿de qué dotación informática dispondrían las empresas de mantenimiento para tener a mano la información que hoy se recoge en un ‘log book’?

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  6. Ignacio Durán

    Es una buena pregunta que requeriría una respuesta larga y que a su vez genera nuevas preguntas. A bote pronto me surgen tres:
    1ª.-¿Están los ciudadanos preparados para el expediente electrónico?: Pues depende. Dejando aparte a quienes lamentablemente se han quedado al otro lado de la “brecha digital” (por razones de edad o de uso de la tecnología), tampoco es cierto que todos los que sacan billetes de avión o entradas de cine por internet sean unos “frikis” del expediente electrónico. Entre otras cosas, porque el “ecosistema” sigue pidiendo papel. Un ejemplo: aunque IATA (la asociación internacional de líneas aéreas) impuso el billete electrónico a sus asociados desde el 2008, todavía son muchas las compañías aéreas que en sus web recomiendan imprimir una copia y llevarla encima durante el viaje “por si acaso”.
    2ª.- ¿Debemos pensar que en todos los casos la sociedad está a favor del expediente electrónico?. Desde luego, no en todos. En algunos ámbitos sigue pensándose que “administración electrónica” es sinónimo de menores garantías, y el proceso tiene que ir consolidándose a “golpe” de sentencias del Tribunal Supremo. Como ejemplo, la sentencia del TS de febrero del pasado año que avala el uso obligatorio de la notificación electrónica en el ámbito tributario, desestimando el recurso de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (ASEFIGET), que alegaba que el uso de internet «es un derecho y no una obligación» y que la imposición de su uso para la recepción de comunicaciones administrativas «ocasiona una clara indefensión del contribuyente».
    3ª.-Y finalmente, ¿están las tecnologías “maduras” como para que se generalice el uso del expediente electrónico?. Pues aquí también la cosa no está del todo clara. Es evidente que ya existe tecnología disponible para soportar todo el sistema de expediente electrónico, pero muchas veces las decisiones adoptadas son prematuras, y la tecnología por la que se apuesta en un determinado momento deviene en inadecuada poco tiempo después. El ejemplo más claro de ello lo tenemos en el sistema de acreditación de la identidad digital en España, a través del DNI electrónico. En su día fue una apuesta, decidida y valiente, por introducir la administración electrónica. Sin embargo hoy en día la necesidad de tener que disponer de un lector de tarjetas (es decir, de vincular indisolublemente la posibilidad de identificarse digitalmente a la disponibilidad de un hardware concreto) se percibe en mucho países que ahora inician el proceso como una opción no recomendable. En términos generales, se ve el modelo español de identificación a través del DNI electrónico como una experiencia tecnológicamente fallida, en este caso por prematura. Un ejemplo similar se vivió en el Catastro y en la AEAT con la prestación de servicios a través de TDT (televisión digital Terrestre) que se intentó hace varios años. Fue una iniciativa fallida porque en ese momento nadie utilizaba de manera habitual esa tecnología. Sin embargo, la extensión en la actualidad de las “smart TV” anuncia que el proyecto se acometerá de nuevo, y probablemente en este caso con más éxito, porque la tecnología ya ha “madurado”.
    Un beso Gema y enhorabuena. Desde el “otro lado” se precia mucho mejor las grandes cualidades de la administración pública española.

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  7. El Blog de Estratic

    Hola de nuevo a todos y todas,
    Respecto de la investigación recientemente publicada sobre el impacto de la Ley TIC en la Adminsitración de Justicia, cuyo link puse unos posts más arriba, y en el que sólo estaba el resumen, he subido el trabajo completo. Pongo de nuevo el link. En la parte derecha se puede descargar el documento completo para leer con tranquilidad -hay más de 100 hojas-.
    https://www.researchgate.net/publication/237050989_Impacto_de_la_nueva_Ley_182011_reguladora_del_uso_de_las_tecnologas_de_la_informacin_y_la_comunicacin_en_la_Administracin_de_Justicia?ev=prf_pub
    Feliz verano, si no nos “vemos” antes.
    Saludos

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